Las deducciones de nómina son un aspecto fundamental en la vida laboral de cualquier trabajador, ya que tienen un impacto directo en sus ingresos.
Las percepciones y deducciones en la nómina son los conceptos que determinan cuánto gana y cuánto se descuenta a un trabajador en cada periodo de pago.
Entre los conceptos de la nómina aparecen los ingresos por un lado y las retenciones por el otro. Las retenciones están deducidas del salario del trabajador por estipulaciones legales. Es una cantidad retenida que afecta la percepción total del trabajador.
Estos conceptos son fundamentales para calcular la nómina sin errores, cumplir con la ley y evitar sanciones fiscales.
En esta guía te explicamos qué es percepción y qué es deducción en una nómina.
Lea también: Sociedad de Producción Rural: Guía completa
Percepciones y Deducciones en la Nómina
Las Percepciones: Ingresos del Trabajador
Las percepciones corresponden a los ingresos que recibe el colaborador por su trabajo.
Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar sin importar el monto, si es en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal. Es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo.
De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina.
El salario bruto es el total de percepciones que recibe un trabajador antes de aplicar cualquier descuento.
Lea también: Ventajas Sistema Contable
Las Deducciones: Retenciones y Descuentos
Las deducciones en la nómina son todos los valores que se quitan o retienen del salario de los trabajadores.
A diferencia de las percepciones, donde hay conceptos obligatorios y otros no obligatorios, en el caso de las deducciones es muy importante seguir al la ley.
Lo importante es entender que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones.
Solo se permiten deducciones contempladas por ley, como el ISR, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit, deudas con el patrón y cuotas sindicales.
Tipos de Deducciones Obligatorias en Nómina
- Retención del Seguro Social (IMSS): Esta deducción es obligatoria y se destina a financiar la cobertura médica del trabajador a través del Instituto Mexicano del Seguro Social. Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Retención por Impuestos (SAT): Las deducciones fiscales varían según el salario del trabajador y se calculan con base en la tabla del Impuesto Sobre la Renta (ISR) que publica el SAT cada año.
- Fondo de Vivienda (INFONAVIT y FOVISSSTE): Se realiza un descuento para aquellos trabajadores que tienen un crédito para la adquisición de vivienda. Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble.
- Fondo de Retiro: Es una deducción destinada al ahorro de los trabajadores para su pensión. El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
Deducciones Voluntarias en Nómina
Deducciones voluntarias: Estas son aquellas que el trabajador elige autorizar, como las contribuciones a cajas de ahorro o fondos de apoyo dentro de la empresa.
Lea también: Leasing: Ahorro en Impuestos Colombianos
- Pagos al patrón.
- Cuotas sindicales.
- Pago de la renta.
- Pago a caja de ahorro. Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro. En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
Consideraciones Fiscales para Empresas
La nómina es uno de los gastos más importantes y fiscalmente sensibles para las empresas mexicanas. Cuando una empresa paga a sus empleados, solo puede deducir ciertos gastos de su nómina.
El límite es del 70%, es decir, al menos el 30% del sueldo debe pagarse en efectivo.
Además, las empresas deben pagar un Impuesto sobre Nómina (ISN), que es como un impuesto sobre los salarios.
Se refiere a que el gasto por salarios, sueldos y prestaciones puede restarse de los ingresos acumulables al momento de calcular el ISR.
¡Sí! Para personas físicas con actividad empresarial: También pueden hacer deducibles los vales, bajo los mismos principios, siempre y cuando estén registrados contablemente y se entreguen como una prestación laboral.
Además, si los vales se otorgan a través de una empresa autorizada por el SAT, como Pluxee, no solo cumples con la normativa, sino que también puedes aprovechar beneficios fiscales adicionales.
Deducciones Autorizadas y Personales para el ISR
En México, las deducciones autorizadas son aquellos gastos que la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) permite restar de los ingresos acumulables para determinar la base gravable sobre la cual se calculará el ISR.
En México, las deducciones autorizadas varían dependiendo de la situación fiscal del contribuyente.
Tipos de Deducciones Personales
- Honorarios médicos, dentales y por servicios profesionales en materia de psicología y nutrición.
- Gastos hospitalarios y medicinas incluidas en facturas de hospitales.
- Honorarios a enfermeras.
- Análisis, estudios clínicos.
- Compra o alquiler de aparatos para el restablecimiento o rehabilitación del paciente.
- Prótesis.
- Compra de lentes ópticos graduados para corregir efectos visuales.
- Colegiaturas en instituciones educativas privadas con validez oficial de estudios.
- Transporte escolar, sólo si es obligatorio.
- Donativos otorgados a instituciones autorizadas para recibir donativos. No serán onerosos ni remunerativos (que no se otorguen como pago o a cambio de servicios recibidos).
- El pago por impuestos locales por salarios, cuya tasa no exceda 5%.
Límites para las Deducciones Personales
La LISR establece que el monto total de las deducciones personales no podrá exceder de la cantidad menor entre 5 UMAS elevadas al año, o del 15% del total de los ingresos del contribuyente, incluyendo los exentos.
Ingresos Exentos
La Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece que se consideran ingresos exentos los derivados de la enajenación de la casa habitación del contribuyente, siempre que el monto de la contraprestación obtenida no exceda de 700,000 Unidades de Inversión (UDIs) y la transmisión se formalice ante fedatario público, y siempre que durante los tres años inmediatos anteriores el contribuyente no hubiere enajenado otra casa habitación.
Estímulos Fiscales y Previsión Social
No serán acumulables los estímulos fiscales cuando la disposición en particular así lo establezca.
La previsión social incluye todos los beneficios otorgados al trabajador que mejoran su calidad de vida sin representar un ingreso gravado.
A la vez, es importante saber que la Ley del ISR también señala un límite para las prestaciones de previsión social.
Estímulo por Contratación de Personas con Discapacidad
Este estímulo consiste en deducir de los ingresos acumulables un monto equivalente al 25% del salario que sirvió de base para calcular las retenciones del ISR.
Es aplicable a las personas físicas y morales que contraten a personas con discapacidad.
Su fundamento se encuentra en el Artículo 16, apartado A, fracción X, de la Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal de 2017 y artículo 1.5 del Decreto que compila diversos beneficios fiscales y establece medidas de simplificación administrativa, publicado en el DOF el 26 de diciembre de 2013.
Requisitos Clave para las Deducciones ante el SAT
Para que una deducción sea reconocida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), no basta con realizar un gasto relacionado con la actividad económica; es fundamental cumplir con ciertos requisitos de las deducciones.
Muchos de los gastos deducibles deben ser pagados a través de medios electrónicos, como transferencia bancaria, tarjeta de crédito, débito, o cheque nominativo. Para hacer efectivo este beneficio, requieres contar con el comprobante de pago correspondiente.
Las deducciones deben corresponder al mismo ejercicio fiscal en el que estás haciendo tu declaración. Es decir, no se pueden deducir gastos de 2021 cuando estás haciendo la declaración de 2023 y mucho menos de compras que planeas hacer a futuro.
Existen distintos tipos de deducciones y éstas se representan en el archivo XML mediante una clave de tres dígitos contenidas en el catálogo del SAT.
Gestión Eficiente de Percepciones y Deducciones
Un manejo incorrecto puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones. Evita errores que te cuesten dinero y tranquilidad.
Herramientas para la Gestión de Nómina
Para calcular las deducciones de nómina en México, se deben considerar las deducciones legales y voluntarias, así como las contribuciones a la seguridad social.
Existen dos caminos, el primero de ellos es mediante la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta te permite generarlos de forma individual.
La otra alternativa es utilizar un sistema de nómina digital que te facilite la generación automatizada de todos los recibos para tus empleados. Por lo general, estos software permiten compartir diversos documentos en unos pocos clics.
En este sentido, Factorial te ayuda a centralizar y automatizar la gestión de la nómina en tu empresa de principio a fin.
El Rol de Recursos Humanos
Sin dudas, todo lo referido al salario de los trabajadores es un asunto sensible para la fuerza laboral. Por eso, tu equipo de RR.HH. debe encargarse de llevar tranquilidad a los colaboradores.
En el caso concreto de las percepciones y deducciones, una de las prácticas a considerar es preguntarle al trabajador qué quiere ver reflejado en su nómina. Es decir, hemos visto antes que hay percepciones y deducciones adicionales o voluntarias. RR.HH. puede dar a conocer esas alternativas, explicar cómo funcionan y cuál sería el impacto en la nómina. Además de ofrecerle al personal la oportunidad de decir a cuáles aplicar.
Y, sin dudas, la mejor práctica que se puede implementar desde el área de talento es respaldar todo este trabajo con un software de RR.HH.
tags: #beneficios #estimulos #seguridad #social #deduccion #ISR