Una reunión de la junta directiva es esencial para el gobierno de cualquier organización. Sirve como plataforma para la supervisión, la toma de decisiones y la dirección estratégica. Como profesional corporativo que participa en la organización de las reuniones de la junta directiva, es importante garantizar que estas reuniones se desarrollen sin problemas, sigan siendo productivas y ayuden a guiar a la organización hacia el éxito a largo plazo.
Para lograr reuniones eficientes que impulsen los pasos a seguir, es recomendable tener claridad en puntos clave para su desarrollo. Las reuniones de la junta directiva son fundamentales para el éxito corporativo.
Preparativos previos a la reunión: Sentar las bases para el éxito
Las reuniones efectivas de la junta directiva comienzan mucho antes de la reunión en sí. La preparación es clave para garantizar que la reunión esté bien organizada, que los miembros de la junta estén informados y que las discusiones se centren en los temas más importantes.
- Establece un objetivo bien definido: Y como tal, ponle un título claro para que los asistentes sepan con anticipación qué es lo que se va a ver.
- Agenda detallada: Es recomendable no pasar de cinco puntos a tratar. La agenda es el documento más importante para cualquier reunión de la junta directiva.
- Distribución temprana: Distribuya los materiales de la reunión con al menos una semana de anticipación. Esto les da a los miembros de la junta directiva tiempo para leer y analizar detenidamente los informes.
- Acceso basado en la nube: Utilice portales de juntas directivas seguros para acceder fácilmente a los documentos y garantizar que todos los materiales se alcancen en un solo lugar.
Durante la reunión: Cómo llevar a cabo una sesión productiva
Una reunión de la junta directiva bien preparada es esencial, pero es la facilitación durante la reunión lo que realmente determina su éxito. El inicio de una reunión marca la pauta para el resto de la sesión. El presidente o el facilitador de la reunión deben fomentar un ambiente de franqueza, respeto y concentración.
Recomendaciones para una junta eficiente:
- Sé concreto en el desarrollo de la junta: Utiliza la agenda y sigue puntualmente cada uno de los aspectos establecidos. Atención: es válido que le pongas buen humor a la reunión ya que con eso, los miembros se sienten relajados y seguros y pueden aportar más ideas.
- Invita únicamente a las personas necesarias: No invites a personal que no es 100% necesaria su asistencia. Las reuniones eficientes cuentan con pocos participantes.
- Gestiona el tiempo: Steve Jobs sostenía que una reunión eficiente no debería durar más de 30 minutos. La gestión eficaz del tiempo y una facilitación sólida son fundamentales para garantizar que la reunión se mantenga centrada.
- Evita las distracciones: No se mira ni Slack, ni se usa el teléfono durante la reunión. Desactivar las notificaciones del móvil y/o portátil.
Seguimiento posterior a la reunión: Garantizar la rendición de cuentas
El trabajo no se detiene una vez que se levanta la reunión. Es fundamental que al finalizar la junta TODOS los asistentes tengan claro qué es lo que deben hacer, así como los procesos, personal con quien deberán trabajar y el cumplimiento de las fechas acordadas.
Lea también: consejos para agradecer la presencia de tus invitados a una fiesta anual
Redacción de actas: Las actas de las reuniones sirven como registro formal de las decisiones, discusiones y acciones de la junta. Es vital que sean precisas, completas y que se distribuyan con prontitud a todos los miembros. Es necesario asegurarse de que esas actas se envían rápidamente, preferiblemente en la misma semana de la reunión.
Mejora continua: El éxito de una reunión está determinado en última instancia por el seguimiento de los puntos de acción y las decisiones. Solicite comentarios utilizando encuestas, entrevistas o comentarios directos después de cada reunión para comprender la experiencia de la junta.
Plantilla sugerida para la reunión
| Horario | Qué | Cómo |
|---|---|---|
| 7:00-7:05 | Ronda de apertura | ¿Cómo llegas a esta reunión? ¿Qué aprecias de esta organización? |
| 7:07-7:10 | Aprobar agenda | Presenta la agenda y asegura el consentimiento de todos. |
| 7:10-… | Temas (Reporte/Exploración/Decisión) | Presentación, ronda de reacciones y toma de acuerdos. |
Lea también: Definición de la Junta de Coordinación Fiscal
Lea también: IASB: Funciones y Objetivos