El cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales es fundamental para cualquier entidad económica. El cierre del ejercicio social de una entidad marca los plazos para el cumplimiento de estas responsabilidades mercantiles y fiscales. De acuerdo con la NIF A-1, la presentación de información financiera se refiere al modo de mostrar adecuadamente en los estados financieros y sus notas los efectos derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidad.
Definición y periodicidad de los estados financieros
Los estados financieros deben presentarse, por lo menos, de manera anual o al término del ciclo normal de operaciones de la entidad, cuando este sea mayor a un año. Según la NIF A-7, para cumplir con las normas de información financiera, una entidad debe presentar los cuatro estados financieros básicos, los cuales forman un todo inseparable y deben presentarse conjuntamente. Estos son:
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Memoria anual.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
Es importante distinguir que las cuentas anuales son un conjunto de documentos contables que reflejan la situación financiera, patrimonial y de resultados de una empresa a una fecha determinada, siendo un concepto cerrado establecido en la Ley. Por otro lado, los estados financieros son un conjunto de datos financieros que se utilizan para la toma de decisiones de inversión o financiación.
Plazos y obligaciones mercantiles
La elaboración de las cuentas anuales es responsabilidad del órgano de administración de la empresa. Una vez formuladas, deben ser sometidas a la aprobación de la junta general de socios en el plazo máximo de seis meses desde el cierre del ejercicio. En el caso de entidades con ejercicio social igual al año natural (que cierra el 31 de diciembre), se dispone de un plazo de cuatro meses para la legalización de los Libros Oficiales, es decir, hasta el 30 de abril.
Es preciso destacar que las entidades mercantiles deben depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. La falta de cumplimiento de estas obligaciones puede acarrear consecuencias graves, tales como:
Lea también: Auditorías: frecuencia e importancia
- Cierre de la hoja registral: Si en el plazo de un año desde el cierre del ejercicio no se presentan las cuentas, no se podrá inscribir ningún documento en el Registro.
- Responsabilidad del administrador: La falta de formulación de cuentas será considerada como un caso de administración negligente, generando responsabilidad frente a la sociedad y sus socios.
- Sanciones penales: Falsear las cuentas anuales, ya sea mediante modificación de datos o mediante la ocultación de información relevante, constituye un delito societario tipificado en el Código Penal.
Conservación de la documentación fiscal
Más allá de la presentación anual, los contribuyentes deben considerar los plazos para el resguardo de la contabilidad, el cual dependerá de los efectos fiscales que tengan en el tiempo. El plazo general de conservación de la contabilidad es de cinco años. Sin embargo, se contemplan diversos supuestos de excepción:
En el caso de que la autoridad fiscal esté ejerciendo facultades de comprobación respecto de ejercicios en los que se disminuyan pérdidas fiscales o se reciban préstamos, los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de dichos conceptos, independientemente del ejercicio en el que se hayan originado. Esta obligación también aplica para la contratación de deudas con acreedores o la recuperación de créditos de deudores.
Lea también: ¿Cuándo auditar internamente?
Lea también: Ejemplos de Cuentas Contables