La auditoría interna es un proceso de evaluación que se realiza dentro de una empresa para analizar cómo funcionan sus operaciones. La auditoría interna, además de ser un mecanismo de control, es una herramienta estratégica que aporta múltiples ventajas a las empresas. Sin embargo, se tiene que realizar adecuadamente para que aporte un valor significativo.
ISO 9001: 2008 requiere que tengas un programa documentado de auditorías internas y que éstas las realices a intervalos planificados. El estándar de calidad no te menciona una frecuencia definida y específica para realizar auditorías internas…
Entonces, ¿cada cuánto tiempo se deben realizar las auditorías internas? ¿En caso de tener un sistema maduro y en control, una vez al año? ¿O hay que hacer un poco de cada mes? Bueno, como tantas cosas en la vida, la respuesta depende de ti y la frecuencia que la organización necesite para mejorar. Eres libre de cambiar tu plan de auditorías con la frecuencia que necesite la organización para mejorar. Sin embargo, la frecuencia de las auditorías depende de ti, y de paso debes demostrar que tu programa es eficaz.
Tu objetivo al realizar la auditoría interna es averiguar las respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Está el SGC de la organización conforme a la planificación de la realización del producto (7.1) realizada por la misma organización?
- ¿Está el SGC de la organización conforme a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008?
- ¿Está el SGC de la organización conforme a los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la misma organización?
- ¿Está el sistema de gestión de calidad de la organización implementado al 100% y se mantiene funcionando eficazmente?
De las auditorías internas, obtienes una variedad de información sobre el estado de los procesos y la salud general de la empresa. Concentrarse solamente en que un programa de auditoría interna cumpla con la “letra de la ley de ISO 9001:2008”, por lo general no es una manera muy eficaz de identificar oportunidades de mejora en el SGC.
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Después de un poco de experiencia con la ISO 9001:2008, comenzarás a tener una idea de qué procesos de tu operación son propensos a tener problemas, y se beneficiarán de las auditorías con más frecuencia. La otra cara, por supuesto, es que puede haber procesos de tu empresa que se ejecutan sin problemas y no vas a obtener un beneficio de las auditorías frecuentes.
Para decidir la frecuencia de las auditorías internas, puedes considerar los siguientes factores:
- La complejidad de los procedimientos y procesos - no es lo mismo un proceso artesanal que uno de alta tecnología.
- El nivel de madurez del SGC de la organización - no es lo mismo un año recién certificados que 12 años y 3 recertificaciones después.
- Naturaleza de la actividad empresarial - no es lo mismo un laboratorio clínico que una zapatería.
- Procesos con aspectos problemáticos y una larga historia de NC´s
- Enfoque de organización para el control, la mejora y la estrategia
- Frecuencia de la revisión por la dirección
- La frecuencia de las auditorías externas
Si bien entiendo que muchas empresas que quieren que se realicen las auditorías de una vez, en realidad deben poner más atención en estar cosechando los posibles beneficios de un programa de auditoría. ¿Van 6 meses sin comprobar las cosas? Los objetivos de desempeño de la calidad deben ser medidos tan a menudo como sea posible si realmente quieres saber cómo te está yendo. Dos vez al año no es suficiente, si en realidad te estás tomando en serio el tema de la mejora de tu calidad.
La mejor sugerencia que te puedo dar: un buen plan consiste en extender tus auditorías internas a lo largo de todo el año, auditar todos los procesos cada tres meses es una frecuencia muy aceptada. Comprobar el estado de la documentación, la capacitación del personal y el rendimiento de los procesos con frecuencia es una gran manera de detectar los problemas en sus primeras etapas, posiblemente, hasta evitar una catástrofe en el futuro.
En el contexto de las auditorías externas, el Artículo 7 establece que “Las Auditorías Externas al Sistema de Administración de los Regulados, deben ser realizadas por lo menos una vez cada dos años. El Regulado es responsable de contratar, para la ejecución de las Auditorías Externas a Auditores Externos autorizados por la Agencia.”
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El Artículo 13 añade: “El Auditor Líder debe preparar el Plan de Auditoría utilizando el Formato del Anexo l de los presentes lineamientos, basado en la documentación proporcionada por el Regulado y considerando la complejidad del proyecto a auditar. La preparación del Plan de Auditoría debe apoyarse en técnicas de muestreo acordes a los estándares nacionales e internacionales. Debido a que su Sistema de Administración de SASISOPA Comercial está conformado por un conjunto documental, no impide al Regulado, que un Auditor externo pueda verificar el cumplimiento de su conformación y autorización del Sistema de Administración para la obtención de los resultados de auditoría. La ejecución de las Auditorías Externas es una actividad que se deberá llevar a cabo de forma permanente durante toda la vida útil del proyecto.”
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