La gestión eficiente de los costos de inventario se posiciona como un factor crítico al liderar un departamento de mantenimiento, ejerciendo un impacto considerable tanto en el presupuesto anual asignado como en los resultados generales de la empresa. Las organizaciones gastan entre el 25% y el 35% de su presupuesto en costos de inventario. El costo del inventario suele consumir entre el 28% y el 30% de los activos totales de una empresa. Se trata de una enorme cantidad de capital que permanece inmovilizada en su almacén en lugar de generar beneficios para su negocio de otras formas.
Los costos de inventario son despensas en que incurren las empresas para adquirir, almacenar y gestionar sus existencias. Estos gastos se suman al precio de compra inicial de los artículos del inventario. Cuando se tiene demasiado capital invertido en inventario, puede tener un impacto negativo en su cuenta de resultados. Evaluar los costos de inventario es esencial y tiene repercusiones en las finanzas de una empresa, así como sobre su gestión. Observamos rutinariamente que muchas empresas no conocen exactamente todos los costos asociados a su inventario. El porcentaje de costo de mantenimiento de inventario es una métrica clave para las empresas manufactureras que desean optimizar su gestión de inventario y reducir sus gastos, ya que mide cuánto cuesta mantener y almacenar el inventario durante un período de tiempo, generalmente un año.
Diferencia entre Costos de Inventario y Costeo del Inventario
Es fundamental aclarar la distinción entre estos dos conceptos que a menudo se confunden. Los costos de inventario son el dinero real que sale de su bolsillo: alquiler, salarios, gastos de almacenamiento y el costo de tener dinero inmovilizado en existencias. Estos son todos los gastos que se acumulan al comprar, almacenar y gestionar las existencias.
Por otro lado, el costeo del inventario es un método contable para valorar el costo del inventario en sus estados financieros. Para esto, se utilizan enfoques como FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir), o el costo promedio ponderado.
- FIFO (First-In, First-Out): Es un método de contabilidad y gestión de inventarios que sigue el principio de que los primeros ítems, sean piezas o materiales que ingresan al inventario, son los primeros en ser utilizados. Este enfoque asegura que los costos asociados con los ítems utilizados reflejen los costos más antiguos en el inventario.
- LIFO (Last-In, First-Out): Opera bajo la premisa de que los ítems más recientes que ingresan al inventario son los primeros en ser utilizados. Este enfoque implica que los costos asociados con los productos vendidos o utilizados reflejan los costos más recientes en el inventario. LIFO puede ser beneficioso en situaciones donde los costos de los productos han aumentado con el tiempo.
Entendiendo los Costos de Mantenimiento de Inventario
El costo de mantenimiento de inventario, también conocido como costo de manejo o costo de transporte, es un KPI valioso y esencialmente el costo de mantener stock o inventario en sus instalaciones. Estos costos están relacionados con el almacenamiento y mantenimiento de su inventario durante un cierto período de tiempo. Típicamente, los costos de inventario se describen como un porcentaje del valor del inventario (inventario promedio anual) en base anualizada.
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Aunque varían considerablemente dependiendo del campo de negocio, siempre son bastante altos. La mayoría de las empresas registran unos costos de mantenimiento de entre el 12% y el 35% anual, siendo el 25% un punto de referencia habitual para los minoristas. Su costo de mantenimiento debe ser entre el 20% y el 30% del valor total de almacenamiento del inventario. Para la mayoría de los negocios minoristas y manufactureros, las evaluaciones de expertos sobre el costo de mantener inventario oscilan entre el 18% anual y el 75%. El costo de mantenimiento de inventario en la fabricación es generalmente del 20% al 30% de su valor total de inventario. Estos porcentajes pueden diferir según el negocio y la eficiencia de su configuración: cuanto más rápido rota su inventario, menores son el costo y el porcentaje.
Componentes Clave del Costo de Mantenimiento de Inventario
Los costos de mantenimiento incluyen una serie de gastos directos e indirectos que se acumulan mientras los artículos permanecen en el almacén. Estos son los principales componentes:
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Costos de Capital
Este es el componente más grande entre los costos de mantenimiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario (en lugar de en tesorerías, fondos mutuos, etc.). Comúnmente, el costo del capital representa la mayor porción del costo total de mantener inventarios, considerando el monto invertido en la fabricación o compra de un producto, el monto de cualquier interés incurrido para financiar la adquisición inicial de ese producto y el costo de oportunidad de dicha inversión.
Una forma objetiva de medir a qué precio se financia una empresa es el Costo Promedio Ponderado de Capital (WACC por sus siglas en inglés). Determinar los costos de capital puede ser más o menos complicado dependiendo de las empresas, y típicamente, estos costos tienden a ser muy subestimados. El error común es reducirlos a tasas de endeudamiento a corto plazo.
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Costos de Almacenamiento e Instalaciones
Los costos de almacenamiento e instalaciones constituyen la base de sus gastos de mantenimiento. Usted paga el alquiler del almacén, los servicios públicos para mantener las luces encendidas y el control de la temperatura, el seguro para proteger su inversión y la seguridad para evitar robos. Estos costos incluyen costos fijos (como la renta o hipoteca de un inmueble) y costos variables (como electricidad, agua, mantenimiento, etc.).
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Un fenómeno problemático es la saturación del espacio de almacenamiento, que puede hacer que los costos aumenten de manera absolutamente no lineal al crear todo tipo de gastos adicionales. Tener sobreinventarios -un exceso de productos- se traduce en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, y con ello, en un aumento de las rentas y otros costos. Los costos fijos de inventario, como su propio nombre indica, no cambian a medida que fluctúan los niveles de inventario.
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Costos de Servicios y Mano de Obra
La mano de obra constituye otra parte importante de los costos de mantenimiento. Se necesita personal para recibir los envíos, trasladar los productos, preparar los pedidos, gestionar el almacén y realizar los recuentos de inventario. En esta categoría se incluyen también los costos del software y hardware utilizados para manejar los movimientos de mercancía dentro del almacén, como un sistema de gestión de almacenes (WMS) o terminales de radiofrecuencia. Las primas de seguro del inventario también son consideradas costos de servicios, incrementando con el valor del inventario almacenado.
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Costos de Riesgo
Hay que tener en cuenta los costos de riesgo, ya que los productos se deprecian con el tiempo, algunos quedan obsoletos antes de que pueda venderlos y otros se dañan, son robados o simplemente desaparecen debido a errores en el registro. Estos gastos abarcan amortizaciones, tasas de eliminación y la pérdida de valor relacionada con inventarios no utilizados. Cubren esencialmente el riesgo de que los artículos puedan perder valor durante el período en que se almacenan. Cada vez que deja de ser viable vender uno de los productos, ya sea porque se perdió, expiró o por cualquier otra causa, debe ser contabilizado como un costo de riesgo.
En el sector minorista, la merma se debe principalmente al nivel del punto de venta. En muchos negocios, el CFO determinará las llamadas “provisiones para inventarios obsoletos” cada año. Por ejemplo, si un stock está valorado en 1 millón de euros y se reservan 50.000€ por año para la depreciación del inventario, los costos asociados al riesgo ascenderán a, por lo menos, el 5%.
Costos de Pedido
Hacer un pedido cuesta mucho más que el precio del producto. El costo de pedido, también llamado costos de preparación, cubre la fricción creada por los pedidos mismos, es decir, los costos incurridos cada vez que se realiza un pedido. El trabajo administrativo comienza incluso antes de realizar el pedido: alguien tiene que determinar qué comprar, buscar proveedores, preparar las órdenes de compra, obtener las aprobaciones y gestionar todo el papeleo. Este costo del proceso de pedido en sí puede considerarse como un costo fijo, independiente del número de unidades ordenadas, e típicamente incluye tarifas por realizar el pedido y todo tipo de costos administrativos relacionados con el procesamiento de facturas, contabilidad o comunicación.
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Los gastos de envío y logística varían en función de dónde compre y de la cantidad que pida de una sola vez. Es posible que tenga que pagar gastos de envío, tasas aduaneras para pedidos internacionales y gastos de recepción cuando lleguen los productos. El control de calidad añade otra capa de gastos, ya que alguien tiene que inspeccionar los productos entrantes, probarlos si es necesario y gestionar las devoluciones o rechazos. Realizar pedidos pequeños frecuentemente incrementa las tarifas de transporte, los costos administrativos y el tiempo de procesamiento. Los costos de los pedidos se calculan por cada orden de compra.
De una manera simple, podríamos asumir que el costo de hacer un pedido es igual al costo total del departamento de compras, dividido por la cantidad total de pedidos. Con esta información podremos calcular un valor aproximado para los tamaños de lotes. Cuando la empresa que estamos analizando tiene un ambiente de producción, hay que añadir los eventuales costos de ajuste, que pueden incluir costos administrativos o el costo de que la máquina no esté produciendo.
Costos por Desabastecimiento (Faltante de Stock)
Cuando se agota el stock debido a los bajos niveles de inventario, los costos reales van mucho más allá de la evidente pérdida de ventas. El impacto operativo inmediato es lo primero que se nota: las líneas de producción se detienen cuando no tienen los materiales que necesitan, pero usted sigue pagando la mano de obra y los gastos generales. Los costos de inventario pueden aumentar como resultado de cambios impredecibles en la demanda. El desabastecimiento puede llevar a tiempos de inactividad elevados en los equipos. Entregas tardías, problemas de calidad y proveedores poco confiables pueden interrumpir las cadenas de suministro y costar dinero a las empresas.
En 2023, la distorsión del inventario, que incluye el desabastecimiento, costó a los minoristas casi 1,8 billones de dólares en todo el mundo, lo que equivale al 7,2% de todas las ventas minoristas.
El daño a la relación con el cliente suele resultar más costoso a largo plazo. Cuando los clientes no pueden obtener lo que necesitan de usted, buscarán a alguien que pueda ofrecérselo. Las investigaciones demuestran que el 91% de los consumidores son menos propensos a volver a comprar en una tienda después de una experiencia negativa, como una falta de existencias. Sus competidores se llevan los negocios mientras usted intenta recuperar los niveles de inventario. Los clientes dejan de confiar en que usted tendrá lo que necesitan y las ventas futuras se ven afectadas.
Para los minoristas, los costos de faltante de stock pueden incluir los costos de envíos de emergencia, cambio de proveedores con entregas más rápidas, sustitución por artículos menos rentables, etc. Los costos por desabastecimiento son más complicados, ya que incluyen pérdidas de ventas y relaciones con los clientes que son difíciles de cuantificar. Se debe empezar por los costos directos: pedidos urgentes, envíos urgentes, mano de obra inactiva durante los desabastecimientos.
Cálculo de la Tasa Anual de Mantenimiento de Inventario
Para controlar los costos de inventario reales hay que hacer algunos cálculos. La fórmula de costos de mantenimiento de inventario que necesita es:
Costo de Capital + Impuestos + Primas de Seguros + Costos de Almacén + (Desechos - costos de recuperación 1) + (Costos de Obsolescencia - costos de recuperación 2) / Costo de Inventario Anual Promedio
La fórmula puede parecer complicada, por eso una calculadora práctica elimina el riesgo de error. Puede utilizar la fórmula de cálculo de costos de mantenimiento de inventario para trabajar la suya manualmente. Solo necesita hechos y cifras como su costo de capital, costo de almacén, etc. y puede ingresarlos para el cálculo cuando esté completo.
Consideremos una empresa con un valor promedio de inventario de $10M. Para calcular los costos de mantenimiento, primero necesitamos sumar todos los costos no de capital (como merma, obsolescencia, etc.) y finalmente, añadir los costos de capital. En este ejemplo, el costo total de mantenimiento de inventario puede alcanzar los 2.9M USD para un valor promedio de inventario de 10M USD. Esto demuestra que los costos totales anuales de inventario generalmente se expresan como un porcentaje del valor del inventario.
Como regla general, se puede considerar aproximadamente 1/4 parte del costo total del inventario. Sin embargo, estas cifras pueden variar de una industria a otra, de un negocio a otro e incluso de un producto a otro. No existe un costo/porcentaje estándar único. Los puntos de referencia porcentuales del costo de mantenimiento de inventario varían según la industria, dependiendo de la naturaleza y el valor del inventario, la demanda y la competencia del mercado, y los procesos de producción y distribución.
Ejemplos Prácticos de Costos de Inventario
Entender los costos de inventario en la teoría es una cosa, pero ver cómo se desarrollan en negocios reales hace que las cifras sean mucho más claras.
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Fabricante de Bombas Industriales
Tomemos como ejemplo a un fabricante mediano de bombas industriales. Su inventario de materias primas incluye acero, juntas y motores que permanecen en el almacén durante un promedio de 45 días antes de entrar en producción. Con un inventario de materias primas de 2 millones de dólares, pagan alrededor de $500.000 al año en costos de mantenimiento: alquiler del almacén o del espacio de almacenamiento, control de temperatura para los componentes sensibles, personal de manipulación de materiales y el 8% de costo de oportunidad del capital inmovilizado. Cuando se quedan sin piezas críticas, como motores especiales, los pedidos de emergencia les cuestan un 50% más que las compras planificadas, además de los retrasos en la producción que dejan inactivos a sus trabajadores de ensamblaje.
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Distribuidor Eléctrico Regional
Un distribuidor eléctrico regional que gestiona el inventario de cinco almacenes se enfrenta a diferentes retos. Almacena 15.000 referencias diferentes, desde simples conectores para cables hasta costosos transformadores, con un inventario total valorado en 8 millones de dólares. Sus costos de mantenimiento ascienden a alrededor del 22% anual (1,76 millones de dólares), incluyendo el almacenamiento en múltiples ubicaciones, los camiones de reparto regionales y el personal de gestión de inventario en cada instalación. El verdadero problema proviene de los problemas de coordinación entre las ubicaciones de los espacios de almacenamiento.
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Tienda de Bricolaje con Fluctuaciones Estacionales
Una tienda de bricolaje con fluctuaciones estacionales en sus existencias muestra cómo el momento adecuado influye en los costos. Durante los preparativos de primavera, tienen 5 millones de dólares en existencias para césped y jardín, pero en otoño, el 15% de esas existencias se convierten en stock muerto que hay que rebajar un 40% para liquidarlas. Sus costos anuales de mantenimiento ascienden a alrededor del 28% del valor de las existencias, pero lo que realmente les afecta es la obsolescencia. El año pasado, dieron de baja $180.000 en artículos de temporada sin vender: muebles de jardín que pasaron de moda y fertilizantes que caducaron en el almacén.
Estrategias para la Optimización y Reducción de los Costos de Inventario
Reducir los costos de inventario no consiste en recortar todo, sino en ser más inteligente con lo que se tiene. La gestión inteligente de los costos de inventario no consiste solo en recortar gastos, sino en liberar efectivo y recursos que pueden impulsar su negocio.
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Mejora de la Previsión de la Demanda
Mejore su capacidad para predecir lo que necesitará. Analice su historial de ventas, los patrones estacionales y las tendencias del mercado para determinar qué es lo que realmente venderá. Incluso las mejoras básicas en la previsión pueden reducir a la mitad los errores de planificación. Las previsiones también tienen en cuenta lo que realmente ha vendido y los artículos de temporada, lo que proporciona una predicción basada en datos sobre lo que realmente necesitará.
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Optimización de los Patrones de Pedido
Optimice sus patrones de pedido. En lugar de realizar pedidos cada vez que se le ocurra, establezca puntos de reorden basados en los patrones de uso reales y los tiempos de entrega. Considere la posibilidad de consolidar los pedidos para obtener descuentos por volumen y reducir los costos administrativos. Los puntos de reorden indican el nivel de inventario en el momento en que se debe realizar un nuevo pedido para evitar la falta de stock antes de que llegue la próxima entrega. La cantidad económica de pedido le ayuda a calcular cuánto debe pedir de una vez: si pide muy poco, desperdiciará dinero en tareas administrativas; si pide demasiado, su dinero quedará inmovilizado.
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Aceleración de la Rotación de Inventario
Concéntrese en mover los productos más rápidamente mediante mejores procesos de venta, estrategias promocionales y rotación de inventario. Las empresas con tasas de rotación más altas inmovilizan menos efectivo y reducen el riesgo de obsolescencia.
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Fortalecimiento de las Relaciones con Proveedores
Colabore con los proveedores clave para mejorar la fiabilidad de las entregas, negociar mejores condiciones de pago y explorar acuerdos de gestión de inventario por parte del proveedor cuando sea conveniente. La implementación de Fracttal One, por ejemplo, ayuda a reducir los costos de transporte, permitiendo la aplicación de la gestión de inventario justo a tiempo (JIT).
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Optimización de Operaciones de Almacén
Un almacén organizado reduce los costos laborales y agiliza la preparación de pedidos. Optimice la distribución para lograr un flujo y una recogida de productos eficientes, e implemente procedimientos operativos estándar para la recepción y el envío.
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Implementación de Tecnología y Software
Utilice la tecnología como herramienta de ayuda. Los sistemas de códigos de barras y el software de gestión de inventario eliminan gran parte del trabajo manual y los errores. Alrededor del 65% de las empresas utilizan ahora escáneres de códigos de barras porque son mucho más precisos, y el 59% afirma que pierden menos material desde que los utilizan. Los códigos de barras reducen considerablemente la cantidad de datos que hay que introducir y los errores al registrar artículos, preparar pedidos o contar lo que se tiene. El software de gestión de inventario como MRPeasy puede cambiar por completo la forma en que se gestionan estos costos totales de inventario. En la mayoría de los casos, se recupera la inversión rápidamente, ya que se deja de malgastar tanto dinero.
En el sector minorista deportivo, la implementación de software de gestión de inventarios, OMS o ERP mejora significativamente la seguridad de las operaciones de inventario y minimiza los errores humanos. Fracttal One ofrece un módulo centralizado para almacenar y gestionar los datos de inventario, eliminando la necesidad de hojas de cálculo o el mantenimiento manual de registros. Además, permite supervisar el rendimiento de los proveedores mediante el seguimiento de los plazos de entrega y la calidad de los productos. Los cálculos automatizados ahorran tiempo y detectan rápidamente las discrepancias mediante alertas, reforzando la seguridad en la toma de decisiones. Otro beneficio clave de los sistemas ERP en la gestión de inventarios es el ajuste automático de los niveles de stock.
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Enfoques Metódicos: Just-in-Time y Cantidad Económica de Pedido
Adopte un enfoque metódico. Considere la gestión de inventario Just-in-Time, que significa pedir solo lo que necesita en ese momento. Esto mantiene bajos los costos de almacenamiento, pero necesita proveedores que no cometan errores y clientes estables que compren con bastante regularidad. La cantidad económica de pedido (EOQ) es un concepto fundamental en la gestión de inventarios que establece la cantidad óptima de pedido para minimizar los costes totales relacionados con el inventario.
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Revisión Continua del Inventario (Conteo Cíclico y Análisis ABC)
Revise su inventario cada mes. Compruebe si hay artículos que no se mueven, se están quedando obsoletos o le causan dolores de cabeza. En lugar de detener todo para realizar un gran recuento, pruebe el recuento cíclico: cuente diferentes puntos en diferentes días. Esto mantiene la precisión sin alterar su trabajo diario y le permite detectar problemas costosos de forma temprana. Para establecer el nivel adecuado de stock de seguridad, debes considerar varios factores: la demanda promedio, la desviación estándar de la demanda, el tiempo de entrega promedio y la desviación estándar del tiempo de entrega. El cálculo del stock de seguridad es fundamental para prevenir la falta de stock que podría resultar en pérdidas financieras y una disminución en la calidad del servicio al cliente.
Beneficios de una Gestión de Inventario Eficiente
El impacto financiero afecta a su negocio de varias maneras e incluso pequeños cambios pueden liberar una cantidad considerable de efectivo. Un mejor control del inventario le permite reaccionar más rápidamente cuando el mercado cambia y aprovechar nuevas oportunidades. Cuando usted conoce el costo real del inventario para su negocio, puede tomar decisiones de compra más inteligentes. En lugar de solo considerar los precios de los productos, puede tener en cuenta el almacenamiento, la manipulación y todos los demás costos reales.
Los resultados de una gestión optimizada se aprecian casi de inmediato en los balances. Usted puede ver lo que tiene en todas partes, en todo momento. El sistema le avisa cuando las existencias están bajas para que pueda hacer un pedido antes de que surja el problema, o cuando los productos están caducando o llevan mucho tiempo sin moverse, para que pueda hacer algo antes de que pierdan todo su valor. Con solo reducir los costos y mantener el mismo nivel de ventas, los márgenes de beneficio inevitablemente mejorarán. Si puede reducir con éxito los niveles de inventario, el ahorro potencial es enorme. Empiece ya a optimizar sus costes de inventario.