Entender cómo se debe calcular el impuesto sobre la nómina (ISN) es un aspecto más que clave para cualquier empresa y empleador. Este gravamen conlleva responsabilidades y consideraciones importantes que el equipo de recursos humanos o gestión de nómina debe tener en cuenta. El Impuesto Sobre Nómina es una responsabilidad que todo patrón debe tener presente mes con mes.
El impuesto sobre nómina es un gravamen aplicado en México sobre las transacciones correspondientes al pago del salario y demás prestaciones laborales. Se trata de una tarifa que el Estado pide a los empleadores por cada persona empleada que esté dentro de su nómina. Está regulado por la Secretaría de Finanzas de cada estado, la cual determina el porcentaje a cobrar a las empresas, por tanto, se trata de una obligación fiscal. Este impuesto tiene como objetivo financiar los servicios y programas gubernamentales.
Cabe destacar que, aunque este cálculo se basa en el salario de los trabajadores, los mismos no deben ver ninguna deducción relacionada con este impuesto en su remuneración. A continuación, te contamos todo sobre este impuesto, cómo se calcula y qué implica.
¿Quiénes Deben Pagar el Impuesto Sobre Nómina (ISN)?
A continuación, te contamos quiénes deben hacerse cargo de ese impuesto. Aquí entran los responsables del pago del impuesto sobre nómina:
- Empresas: todas las organizaciones dedicadas a actividades mercantiles, industriales o prestación de servicios están obligadas a pagar este impuesto estatal. Se incluyen tanto las grandes corporaciones, como las pequeñas y medianas empresas.
- Personas físicas con actividad empresarial: aquellas que se dedican al comercio o participan en alguna industria por cuenta propia deben cumplir con este impuesto. Se incluyen: profesionales independientes y autónomos que ejercen una actividad económica de forma individual.
- Organizaciones sin fines de lucro: aquí entran las entidades cuyo objetivo es ayudar o atender un asunto social. Este puede estar relacionado con la cultura, el arte, la salud, entre otros temas. Estas organizaciones también están sujetas al pago del impuesto sobre nómina, por más que no persigan fines de lucro.
- Organismos públicos: los organismos encargados de suministrar servicios de interés público de forma gratuita también deben contribuir con el pago del ISN. Incluye: entidades gubernamentales a nivel federal, estatal y municipal, así como también instituciones públicas autónomas.
Componentes Sujetos al Impuesto Sobre Nómina
Ahora que ya sabes cómo calcularlo, debes saber que el impuesto sobre nómina está constituido por las distintas formas de compensación laboral. Para entenderlo mejor, te presentamos sus componentes:
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- Sueldo (quincenal, semanal o mensual): la base del impuesto sobre nómina es el sueldo que perciben los trabajadores de manera regular durante la relación laboral. Ya sea de forma quincenal, semanal o mensual.
- Prima vacacional: es la que se paga en el periodo correspondiente a las vacaciones del trabajador.
- Comisiones por venta: las comisiones generadas por las ventas realizadas por los trabajadores forman parte de los ingresos sujetos a este impuesto.
- Aguinaldo: aquel que se paga al finalizar el año como una prestación adicional.
- Horas extras (canceladas durante el mes): las horas extras trabajadas y pagadas durante el mes.
- Bonos o premios: cualquier bono o premio, ya sea en dinero o especie, que se entregue a los empleados como reconocimiento por su desempeño.
- Prima por antigüedad: las primas por antigüedad que se otorgan a los trabajadores como incentivo por su permanencia en la empresa.
- Compensaciones adicionales: cualquier compensación adicional que reciban los trabajadores, como bonos por cumplimiento de metas o recompensas por rendimiento excepcional.
- Participación patronal al fondo de ahorro: las contribuciones que realiza el empleador al fondo de ahorro de los empleados.
Conceptos Excluidos del Impuesto Sobre Nómina
Existen algunos conceptos que están exentos de este gravamen y son de suma importancia para determinar la carga fiscal de las empresas y gestionar sus recursos financieros:
- Instrumentos y materiales necesarios para el trabajo.
- Aportaciones al sistema de ahorro para el retiro.
- Jubilación, pensión, haberes de retiro, pensión vitalicia.
- Indemnizaciones por riesgos de trabajo.
- Fondos destinados al crédito para la vivienda de los trabajadores en Infonavit y al Fovissste.
- Cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE).
- Aportes adicionales que otorgue la empresa a favor de sus trabajadores.
- Gastos funerarios.
- Gastos de representación y viáticos.
- Alimentación, habitación y despensa.
- Primas a pagar por los seguros obligatorios de los trabajadores.
- Prestaciones de previsión social regulares y permanentes.
- Participación en las Utilidades de la Empresa (PTU).
- Nóminas de las personas con discapacidad que sean contratadas por la empresa.
- La contratación de personal con discapacidades.
- Gastos por instalación de equipos.
¿Cómo Calcular el Impuesto Sobre la Nómina (ISN)?
Una vez comprendido su concepto, vamos a realizar el cálculo del impuesto sobre la nómina. Para ello, debemos basarnos en determinados datos y variables que cambian según la entidad federativa. Aquí te explicamos los elementos clave para saber cómo calcular este impuesto:
Base Imponible
La base imponible del ISN está constituida por el total de los ingresos percibidos por los trabajadores, incluyendo sueldo, bonificaciones, comisiones y otras prestaciones laborales.
Tasa Aplicable del ISN por Estado
La tasa del impuesto sobre la nómina varía según la entidad federativa en la que se encuentre la empresa. A continuación, te compartimos las tasas aplicables actualizadas para el año 2024:
| Estado | Tasa Aplicable (2024) |
|---|---|
| Aguascalientes | 2.5 % |
| Baja California | 4.25 % |
| Baja California Sur | 4 % |
| Campeche | 2 % a 3 % |
| Coahuila | 3 % |
| Colima | 2 % |
| Chiapas | 2 % |
| Chihuahua | 3 % |
| Ciudad de México (CDMX) | 3 % |
| Durango | 3 % |
| Guerrero | 2 % |
| Guanajuato | 3 % |
| Hidalgo | 3 % |
| Jalisco | 3 % |
| Estado de México | 3 % |
| Michoacán | 3 % |
| Morelos | 2 % |
| Nayarit | 3% |
| Nuevo León | 3 % |
| Oaxaca | 3 % |
| Puebla | 3 % |
| Querétaro | 3 % |
| Quintana Roo | 4 % |
| San Luis Potosí | 3 % |
| Sinaloa | 2.4 % al 3 % |
| Sonora | 1.5 % (actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca) y 3 % (resto) |
| Tabasco | 2.5 % |
| Tamaulipas | 3 % |
| Tlaxcala | 3 % |
| Veracruz | 3 % |
| Yucatán | 3 % |
| Zacatecas | 3 % |
Fórmula para el Cálculo del ISN
Para calcular eficazmente el impuesto sobre la nómina, se debe usar una fórmula básica que consta de estos dos componentes ya mencionados: la base imponible y la tasa aplicable. La fórmula completa es la siguiente:
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Base imponible x Tasa aplicable = Concepto ISN
Ejemplo Práctico de Cálculo
Para entenderlo mejor, consideremos el siguiente ejemplo:
Supongamos que una empresa con sede en el Estado de México tiene una base imponible de $100,000 MXN. Esto significa que el total de los salarios sujetos a impuestos dentro de un periodo específico, asciende a esa cantidad. Si la tasa aplicable en el Estado de México es del 3%, entonces podemos calcular el impuesto sobre la nómina de la siguiente forma:
$100,000 MXN (base imponible) x 0.03 (tasa aplicable) = $3,000 MXN
Por lo tanto, el monto a pagar como ISN para esta empresa sería de $3,000 MXN. Cabe aclarar que comprender y calcular correctamente el ISN es una parte importante de las obligaciones fiscales de las empresas.
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Cómo Realizar el Pago del Impuesto Sobre Nómina
La Secretaría de Finanzas de cada estado de México es el ente que regula el pago del ISN. Para ello, se deben seguir los pasos establecidos que garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de las empresas:
- Determinar la tasa de ISN: la primera tarea es identificar la tasa aplicable del ISN según la entidad federativa en la que opera la empresa. Esta información puede obtenerse directamente de la Secretaría de Finanzas correspondiente.
- Realizar el cálculo: una vez conocida la tasa aplicable, se procede a calcular el monto del impuesto sobre nómina en función de la base imponible y la tasa establecida.
- Hacer el pago electrónico: el siguiente paso es efectuar el pago del impuesto de forma electrónica, utilizando los canales habilitados por la Secretaría de Finanzas de cada estado. Esto puede implicar el uso de plataformas online o la realización de transferencias bancarias.
- Presentar la declaración mensual: finalmente, las empresas deben presentar una declaración mensual ante la Secretaría de Finanzas del estado correspondiente. En ella se detallan los montos pagados y otros datos relevantes. Esto se realiza ingresando al portal correspondiente y seleccionando la opción adecuada.
Para cumplir con el pago de Impuesto Sobre Nómina, debes declararlo cada mes en la Secretaría de Finanzas del estado en el que esté constituida tu empresa. En algunos estados pueden existir subsidios al ISN, lo que significa que ciertas empresas pueden beneficiarse de descuentos o incluso de la exención del impuesto. En ciertos casos y en algunos estados de la república existen subsidios al ISN y la exoneración puede ser completa.
Consecuencias del Incumplimiento del Pago del ISN
¿Qué pasa si no se cumple con el pago del ISN? Al ser una obligación fiscal, el incumplimiento del pago del ISN puede traer graves consecuencias. No solo del tipo financiero, sino también del tipo legal y reputacional. Aquí te presentamos algunas:
- Sanciones financieras para las empresas: las empresas que no cumplan con el pago de este impuesto pueden enfrentar multas, recargos e intereses; lo que puede representar un duro golpe para sus finanzas.
- Auditorías fiscales: las autoridades fiscales pueden realizar auditorías exhaustivas a las empresas que incumplan con el pago de este impuesto. Esto implica costos adicionales y puede derivar en otras sanciones.
- Dificultad para obtener financiamiento: las empresas con antecedentes de incumplimiento fiscal encuentran mayores dificultades para acceder a créditos o inversiones. Esto se debe a que las entidades financieras consideran este factor como un indicador de riesgo elevado.
- Embargo de cuentas bancarias: en casos extremos, las autoridades fiscales pueden proceder al embargo de las cuentas bancarias de las empresas morosas. Dicho embargo puede afectar gravemente su capacidad para operar.
- Demandas laborales: los trabajadores pueden presentar demandas contra las empresas que no cumplan con sus obligaciones fiscales, especialmente en lo que respecta al pago de las contribuciones a la seguridad social.
- Posible cierre de la empresa: en casos de incumplimiento grave y reiterado, las empresas pueden enfrentar la suspensión o incluso el cierre definitivo de sus operaciones.
El pago de impuestos es fundamental para las entidades federales, quienes lo utilizan para financiar servicios públicos esenciales.
Gestión de Nómina y Herramientas de Apoyo
La gestión de nóminas es tanto una gestión administrativa como una gestión contable. Si eres dirigente de una pequeña empresa, de seguro ya quieres contar con un equipo colosal.
¿Qué es una Nómina?
La nómina es el registro financiero correspondiente a los salarios, deducciones y bonificaciones de los/las empleados⋅as de una empresa.
Elementos Clave de una Nómina
Recoger toda la información inherente a los empleados⋅as de una empresa. Cada persona está vinculada a un conjunto específico de datos que influyen en su nómina. La nómina de tu empresa debe incluir los siguientes elementos:
- Tipo de contrato: se debe tener en cuenta si el contrato es indefinido o por tiempo determinado y si el trabajador o trabajadora ejerce su labor en jornada completa o parcial.
- Categoría del puesto de trabajo: según la posición que ocupe la persona dentro de la empresa (ingeniero⋅a, jefe administrativo, ayudante, oficial, auxiliar, etc.) se definirá su salario base.
- Horas extras: son las horas que los empleados⋅as trabajan por encima de su horario habitual. Las horas extraordinarias, entre las cuales se distinguen dos tipos: las voluntarias y las desprendidas de una fuerza mayor.
- Deducciones: incluyen todas las deducciones tanto legales como las deudas que tenga el empleado con la empresa. En la elaboración de la nómina se deben tener en cuenta las cotizaciones y los impuestos de los trabajadores que la ley establece como obligatorios.
- Devengos: Hacen referencia a las percepciones salariales (detalle del salario base), así como a otros complementos percibidos. Percepciones salariales, entre las cuales se cuentan el salario de base y los complementos que el mismo pueda presentar como el pago de horas extra, los productos recibidos en especie o las gratificaciones extraordinarias. Percepciones no salariales, entre las cuales se incluyen las prestaciones e indemnizaciones, la baja laboral, ec.
- Líquido a percibir: Salario bruto y salario neto. Dinero total a percibir después de las deducciones. Período de liquidación.
- Pie de nómina: En este debe figurar el sello de la empresa y/o firma del empleador, al igual que el día de emisión de la nómina. Si esta se entrega en formato físico, es recomendable dedicar un espacio para que el trabajador firme y deje constancia de que ha recibido de conformidad.
Uso de Plantillas en Excel y Software de Nómina
Para simplificar la edición y control de la nómina de tu empresa, te ofrecemos una plantilla gratuita en Excel, la cual puedes descargar y personalizar según tus propias necesidades. Este modelo proporciona una alternativa ideal sobre todo para pequeñas empresas que desean gestionar la nómina de su negocio por sí mismas, integrando el cálculo del ISN.
No obstante, recomendamos el uso de un software adaptado, ya que los encargados o responsables tienen la posibilidad de introducir los datos relativos a las variables directamente en la herramienta. Para evitar errores, lo mejor es contar con un programa de nóminas o un profesional en el área contable que te guíe a través de las diferentes tasas de contribución a aplicar, según el estatus y los niveles salariales presentes en tu empresa.
La externalización de la gestión de nómina es una buena forma de evitar el riesgo de cometer errores, aunque también se traduce en un coste para la empresa. Este coste adicional, sin embargo, vale la pena considerarlo, teniendo en cuenta que puede simplificar la complejidad de aplicar las diferentes disposiciones legales. Un software ofrece la automatización de tareas y una mayor trazabilidad, asegurando que la empresa cuente con todos los consecutivos almacenados en un mismo lugar y no corra el riesgo de extraviar documentos importantes.
Ejemplos de software incluyen Kronos, que cuenta con distintos módulos que facilitan los procesos de recursos humanos, y Quickbooks, una solución completa en la nube, enfocada en pymes que permite gestionar las nóminas en tiempo real. ¿Por qué perder tiempo repitiendo un modelo cada mes cuando un software puede hacerlo por ti? Compara las soluciones que tienes a tu disposición y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.