En la administración contable, contar con herramientas que permitan optimizar los procesos y mejorar la gestión de la información es clave. El sistema de Aspel COI 7.0 de información contable y contabilidad electrónica ya tiene una actualización que cuenta con los nuevos cambio del Anexo 24 de la Resolución de la Miscelánea Fiscal para 2017 de la contabilidad electrónica. Esta guía detalla cómo manejar la actualización y la gestión de las bases de datos (FDB) en Aspel COI 8.0.
Proceso de Actualización de Aspel COI 7.0 a la Versión 8.0
La transición a una nueva versión del sistema contable implica pasos específicos para asegurar la integridad de la información.
En la actualización o cambio de versión se realiza la conversión de 3 parámetros esenciales del sistema que son: los Datos, la Configuración y los Perfiles de usuarios (este incluye los usuarios). Posteriormente se debe instalar la versión Aspel COI 8.0 sin desinstalar la versión 7.0. El instalador lo puede descargar directamente del centro de descargas Aspel.
Durante el proceso de instalación el sistema lo irá guiando para diversas configuraciones como lo son: Ruta de instalación y manejador de bases de datos; la ruta del DAC no permitirá modificar puesto que es la misma para todos los sistemas. Una vez terminada la instalación se crea el icono de la nueva versión del sistema, al ejecutarlo se recomienda se haga como administrador con clic derecho sobre él.
Posteriormente se muestra la ventana para ingresar al sistema, por default el sistema agrega al usuario administrador el cual tiene por contraseña default “Aspel1” o se puede ingresar sin escribir contraseña. Al ingresar el sistema mostrará por primera vez el asistente de configuración de base de datos con el que podrá realizar la actualización de la versión Aspel COI 7.0 a la Versión Aspel COI 8.0.
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Configuración y Traducción de Datos de Empresa
Una vez actualizado el sistema, es fundamental configurar correctamente las empresas existentes o migrar sus datos.
En el asistente de traducción de empresa de datos se selecciona la opción de “Traducción de una versión anterior”. Dentro de esta opción, existen dos métodos principales:
Traducción Directa
En la opción de empresa se selecciona el mismo número de empresa destino, es decir, es el mismo número de empresa que se está generando.
Traducción Cruzada
En el asistente de traducción de empresas de datos se selecciona la opción de “Traducción de una versión anterior” y en la opción de empresas se selecciona la empresa que quiere que quede en la empresa destino que se está generando.
Registro de Nuevas Empresas en Aspel COI 8.0
Además de la actualización, el sistema permite incorporar nuevas entidades para su gestión contable.
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Agregar empresa te permite registrar una nueva empresa dentro del sistema para administrar su información y realizar sus procesos de forma independiente. Este proceso es importante cuando necesitas llevar el control de varias empresas o comenzar a trabajar con una nueva razón social en el sistema. Generalmente, la configuración se realiza durante la puesta en marcha del sistema o cada vez que requieras incorporar una nueva empresa a tu operación.
Pasos para Añadir una Empresa
- Para agregar una empresa, dirígete a la ruta: Configuración y haz clic en Agregar empresa.
- Al ingresar, el sistema mostrará la ventana del asistente de configuración de COI, donde debes realizar lo siguiente:
- Selecciona la opción Crear nueva empresa.
- Define las monedas que utilizará la empresa. Para ello, selecciona la moneda disponible y presiona el botón Seleccionar para enviarla a la columna de monedas seleccionadas.
- Selecciona el catálogo de cuentas de acuerdo con el giro de tu empresa y da clic en Aceptar.
- Selecciona el botón Configurar; el sistema mostrará la ventana de datos de la empresa, donde debes capturar la razón social y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Una vez capturada la información, da clic en el botón Aceptar y después en Siguiente.
- En esta sección podrás seleccionar los usuarios que trabajarán en el sistema y definir las actividades a las que tendrán acceso.
- Da clic en el botón Siguiente.
- El sistema mostrará un mensaje indicando que la empresa se creó correctamente.
Gestión de Respaldo y Restauración de Bases de Datos (FDB)
El manejo adecuado de los archivos FDB es vital para la seguridad y continuidad de la información contable.
Respaldar información del sistema de forma externa te permite conservar una copia de seguridad de tus datos en una ubicación diferente a la instalación principal. Este procedimiento es útil para proteger tu información ante fallas del equipo, cambios en el sistema o cualquier situación que pueda afectar el acceso a los datos. Se recomienda realizarlo de manera periódica para contar con una alternativa de recuperación y mantener la continuidad de tu trabajo.
Es importante saber que el archivo .FDB abarca toda la contabilidad y no se puede generar por partes.
Respaldo Externo
A continuación, realiza lo siguiente:
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- Identificar la carpeta del Directorio de Archivos Comunes (DAC).
- El DAC contiene archivos esenciales para el funcionamiento de tu sistema Siigo Aspel. Por ello, es importante identificar su ubicación antes de realizar el respaldo.
- De forma predeterminada, el DAC se encuentra en las siguientes rutas:
- Sistemas operativos de 64 bits: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel
- Sistemas operativos de 32 bits: C:\Program Files\Common Files\Aspel
Respaldo Interno
Se recomienda el respaldo interno, ya que el sistema le permite seleccionar los archivos a respaldar, incluyendo los formatos o reportes editados.
Restauración de Bases de Datos
La restauración de un respaldo con extensión *.FDK es posible desde el Menú Control de Archivos, Configuración, opción Restaurar la base de datos actual. Ten en cuenta que sobreescribirá la información.