En México, gestionar facturas electrónicas (CFDI) con precisión no es solo una obligación, sino una necesidad para mantener la salud financiera de la empresa. Los errores en datos, las devoluciones de mercancía o los ajustes contables pueden ocurrir, pero gracias a soluciones tecnológicas como los sistemas Aspel, es posible resolver estos desafíos de manera ágil y cumplir con las disposiciones del SAT. Cancelar un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) bajo el nuevo esquema puede parecer un proceso complicado, pero en realidad se trata de un procedimiento que busca asegurar que la información fiscal sea correcta y esté alineada con lo que la autoridad solicita.
Este proceso se utiliza en el momento en que detectas que un comprobante ya no es válido y debe corregirse, ayudándote a mantener tu contabilidad ordenada y evitar futuros inconvenientes.
La Reforma Fiscal 2022 y la Cancelación de CFDI 4.0
El 12 de noviembre de 2021 se publicó en el DOF la reforma fiscal para el ejercicio 2022, en la cual se contemplan diversos cambios en materia de CFDI, siendo uno de los más relevantes la obligación por parte del contribuyente de indicar el motivo de la cancelación de los comprobantes. La nueva Reforma Fiscal ha traído muchos cambios respecto al tema de la facturación con la llegada del Comprobante Fiscal Digital por Internet 4.0 (CFDI). Algunos de ellos son el proceso de cancelación y el complemento de pago. Como se observa el procedimiento es similar al del ejercicio 2021; con la única modificación de que para este año se necesita señalar el motivo de cancelación. Ahora el esquema de cancelación de estos comprobantes prevé que se debe señalar el motivo de esta. Es indispensable señalar las razones de la cancelación.
Procedimiento General de Cancelación del SAT
La cancelación se realiza cuando una factura contiene errores, cuando una operación no se concretó o cuando es necesario sustituir un comprobante por uno actualizado. La regla 2.7.1.34 de la RMISC señala el procedimiento de cancelación, del cual se resalta que el receptor del CFDI deberá aceptar la solicitud de cancelación mediante el portal del SAT (con algunas excepciones previstas en la regla 2.7.1.35.). La verificación tendrá que realizarse manualmente con cada comprobante en proceso de cancelación. Las peticiones de cancelación, consulta de estado de la factura, la aceptación o rechazo de la cancelación y la consulta de documentos relacionados, se podrá realizar por el portal del SAT o mediante los servicios de un proveedor de certificación.
Bajo esa premisa los CFDI que se deseen cancelar y por los cuales no se requiera de la aceptación por parte del receptor deberán seguir el siguiente esquema:
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- Se debe enviar una solicitud de cancelación.
- Deberás de esperar la respuesta por parte del receptor por un lapso máximo de 24 horas hábiles a partir de la solicitud.
- El SAT considerará que el receptor acepta la cancelación del CFDI si transcurrido el plazo a que se refiere el párrafo anterior, no realiza manifestación alguna.
Ahora bien, cuando para dicha operación se requiera la aceptación por parte del receptor se seguirá lo siguiente:
- Se debe enviar una solicitud de cancelación.
- El receptor tiene que responder aceptando o rechazando la cancelación de la factura.
- Debe hacerlo por medio del portal del SAT o desde el programa de facturación que utilice normalmente.
- Su respuesta debe ser recibida antes de tres días hábiles a partir de la solicitud.
- El receptor deberá manifestar la aceptación o rechazo de la cancelación a través del Portal del SAT o bien vía un proveedor de certificación dentro de los tres días hábiles siguientes contados a partir de la recepción de la solicitud.
Motivos de Cancelación de CFDI y su Aplicación
Atendiendo a las cuatro razones para la cancelación del CFDI, estas aplican en los siguientes supuestos:
| Tipo de cancelación | Momento en el que se presenta |
|---|---|
| «01» Comprobante emitido con errores con relación | Cuando la factura generada contiene un error en la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato, por lo que se debe reexpedir. En este caso, primero se sustituye la factura y cuando se solicita la cancelación, se incorpora el folio de la factura que sustituye a la cancelada. |
| «02» Comprobante emitido con errores sin relación | Cuando la factura generada contiene un error en la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato y no se requiera relacionar con otra factura generada. |
| «03» No se llevó a cabo la operación | Cuando se facturó una operación que no se concretó. |
| «04» Operación nominativa relacionada en la factura global | Cuando se incluye una venta en la factura global de operaciones con el público en general y posterior a ello, el cliente solicita su factura nominativa, lo que lleva a cancelar la factura global y reexpedirla, así como generar la factura nominativa al cliente. |
Detalle de los Motivos de Cancelación y Procedimiento en Aspel CFO
1. Comprobante emitido con errores con relación («01»)
Este motivo de cancelación aplica cuando la factura generada contiene un error en la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato, por lo que se debe reexpedir. En este caso, primero se sustituye la factura y cuando se solicita la cancelación, se incorpora el folio de la factura que sustituye a la cancelada. Es importante validar que los datos sean revisados antes de la emisión del segundo documento.
- Para realizar este proceso, te diriges por la siguiente ruta: menú Comprobantes, dentro de la sección Documentos, seleccionas el tipo de documento a cancelar.
- Genera una nueva factura con el mismo cliente de la factura a cancelar y da clic en el ícono Fiscales.
- Elige la opción 04 Sustitución de los CFDI previos y selecciona la factura a cancelar.
- Se emitirá la representación impresa, confirma que los datos sean correctos.
- Elige la factura y das clic en el ícono Cancelar, para cancelar documento.
- Te mostrará una ventana con los siguientes datos:
- Folio a cancelar: seleccionas la factura incorrecta.
- RFC (Registro Federal de Contribuyentes) receptor: se muestra el RFC de cliente.
- Motivo de Cancelación: para este ejemplo selecciona el motivo 01.
- Folio que sustituye: seleccionas la factura correcta.
Una vez que se envió a cancelar el comprobante quedará en proceso, esto hasta el momento de verificar el estado del documento ante la autoridad.
2. Comprobante emitido con errores sin relación («02»)
Este motivo aplica cuando la factura generada contiene un error en la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato y no se requiera relacionar con otra factura generada.
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- Ingresa a la consulta de facturas, selecciona la factura, das clic en el ícono Cancelar, enseguida se visualiza una ventana indicando si deseas cancelar el documento, al dar clic en sí, el sistema mostrará la ventana de los motivos de cancelación, selecciona la opción 02 y da clic en el botón Aceptar.
Una vez que se envió a cancelar el comprobante quedará en proceso de cancelación, esto hasta el momento de verificar el estado del documento en los servidores del SAT (Servicio de Administración Tributaria).
3. No se llevó a cabo la operación («03»)
Este motivo aplica cuando se facturó una operación que no se concretó.
- Ingresas a la consulta de facturas, la seleccionas y das clic en el ícono Cancelar, enseguida se visualiza una ventana indicando si deseas cancelar el documento, al dar clic que sí, el sistema mostrará la ventana de los motivos de cancelación, selecciona la opción 03 No se llevó a cabo la operación y das clic en el botón Aceptar.
Una vez que se envió a cancelar el comprobante quedará en proceso de cancelación, esto hasta el momento de verificar el estado del documento ante la autoridad.
4. Operación nominativa relacionada en la factura global («04»)
Este motivo aplica cuando se incluye una venta en la factura global de operaciones con el público en general y posterior a ello, el cliente solicita su factura nominativa, lo que lleva a cancelar la factura global y reexpedirla, así como generar la factura nominativa al cliente.
- Deberás realizar la solicitud de la cancelación de la factura global, registrando como motivo de cancelación la clave 04 Operación nominativa relacionada en una factura global.
- Posteriormente, generas el comprobante fiscal global sin considerar el importe de la operación por la cual se solicita la factura de manera nominativa.
- Por último, se emitirá la factura nominativa solicitada por tu cliente.
Después de haber generado la factura nominativa solicitada del cliente, se debe generar nuevamente la factura global cancelada sin considerar el importe de la operación.
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Cancelación Administrativa en Sistemas Aspel
¡Y eso es todo! Configurar la cancelación administrativa te permite controlar la cancelación de facturas directamente dentro del sistema, sin enviar de inmediato la notificación al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Realizar esta configuración sirve para mantener tu información interna ordenada, ajustar documentos emitidos por error y reflejar correctamente los cambios en tus registros.
Para ello, realizas el siguiente proceso:
- Activa la opción Cancelación administrativa sin enviar notificación al SAT.
- Ingresas desde el menú Configuración y das clic en Parámetros del sistema.
- En la ventana que se despliega, haz clic en el ícono Factura electrónica y oprimes en la pestaña Configuración de comprobantes.
- Dirígete a la pestaña de Servicio de cancelación.
- Al tener un proveedor de servicio de cancelación diferente a Aspel, el sistema te permite habilitar la casilla Cancelación administrativa sin enviar notificación al SAT.
- Elimina la cuenta por cobrar del documento a cancelar.
- Ingresas desde el menú Clientes, presionas el ícono Clientes y haz clic en la opción Expediente del cliente.
- En la ventana que se despliega, seleccionas o ingresas la clave a consultar y das clic en el botón Aceptar.
- En la ventana que se despliega, ve a Información saldos y das clic en la pestaña Estado de cuenta.
- Desde esta ventana, seleccionas el documento a cancelar y te diriges al ícono Elimina cuenta.
- Realiza la cancelación administrativa del documento.
- Para ingresar, puedes hacer uso de la siguiente ruta: menú Ventas, pulsas en el ícono Facturas, seleccionas el documento que desees cancelar y eliges el botón Cancelar. Confirmas la cancelación del documento, en seguida el sistema informa de la cancelación administrativa.
Importante: si tu proveedor del servicio de timbrado, es diferente a Aspel, toma en cuenta, que aunque solo se haya realizado la cancelación administrativa, es necesario presentar la cancelación del documento ante el SAT desde su portal de servicios.
Integración de la Cancelación con Otros Sistemas Aspel
Los sistemas Aspel (como SAE, COI y CFO) están diseñados para integrarse entre sí, funcionando como un sistema administrativo empresarial unificado.
Aspel CFO y PAC
Aspel CFO es el software líder en México para emitir, cancelar y administrar facturas electrónicas. Aspel CFO no solo genera el acuse de cancelación, sino que también se integra con el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) para validar el proceso ante el SAT.
Recuperación de CFDI
La recuperación de CFDI representa una solución avanzada para el manejo de facturas en situaciones donde se requiere corregir errores o ajustar información previamente emitida. El proceso va más allá de la simple anulación de un comprobante, ya que permite revivir y reactivar folios fiscales, asegurando que los datos contables mantengan su continuidad y coherencia a lo largo del tiempo. En este enfoque, la recuperación se orienta a casos específicos, como la corrección de errores en la información del receptor, ajustes en montos o reconfiguración de datos fiscales críticos que, de no ser modificados, podrían generar disonancias en los reportes contables. La herramienta integra un sistema de validación que permite notificar al usuario sobre inconsistencias y ofrecer alternativas de corrección, lo que agiliza la toma de decisiones. La sistematización de esta función contribuye a mantener la trazabilidad completa de cada comprobante, facilitando la realización de auditorías internas y externas. Por último, la capacidad de recuperar y reemitir folios fiscales no solo respalda la coherencia de la información, sino que también fortalece la imagen de una empresa comprometida con la precisión y la transparencia en la gestión de su información fiscal.
Integración con Aspel COI
La integración con Aspel COI representa un avance determinante en la armonización de los procesos contables y la facturación electrónica, asegurando que cada cambio en la gestión de CFDI se refleje automáticamente en la contabilidad, sin generar errores ni discrepancias. Aspel COI se encarga de sincronizar y actualizar en tiempo real las operaciones registradas en sistemas de facturación, logrando que los datos contables sean fiel reflejo de la realidad fiscal de la empresa. Una de las principales funciones de esta integración es la generación automática de pólizas contables de reversión cuando una factura cancelada ya había sido registrada en el sistema. Este mecanismo permite que los asientos contables se actualicen de manera inmediata, eliminando la posibilidad de que datos antiguos o erróneos se incluyan en la contabilidad electrónica que se envía al SAT. Asimismo, Aspel COI implementa un sistema de marcado y seguimiento que distingue claramente los folios fiscales cancelados, etiquetándolos como «invalidados». Esta funcionalidad es vital para prevenir que se incluyan en informes financieros o reportes mensuales y anuales, lo que refuerza la integridad de la información presentada ante auditorías y organismos fiscales. Además, la integración no solo se orienta a la actualización de registros, sino que también facilita una comunicación intersistemas que permite a los departamentos contables y financieros trabajar en conjunto de manera más eficiente. Al centralizar la información y consolidar los datos en un único repositorio digital, Aspel COI facilita la generación de reportes precisos y ofrece análisis detallados sobre el impacto de cada operación en el estado financiero global de la empresa. El proceso de integración con Aspel COI fortalece la relación entre la facturación y la contabilidad, eliminando discrepancias y asegurando que cada movimiento registrado en el sistema de facturación se transmita correctamente al módulo de contabilidad electrónica.
Reversión de Inventarios con Aspel SAE
Al cancelar una factura en Aspel CFO, SAE revierte automáticamente la salida de mercancía del almacén.
Cancelación de Complementos de Pago
Un complemento de pago es un CFDI que contiene la información de los pagos recibidos relacionados con una factura. La cancelación de un complemento de pago implica la anulación o eliminación de una factura o documento fiscal que se ha emitido previamente. Los complementos de pago son utilizados en México como parte de la facturación electrónica para registrar operaciones donde el pago se realiza de manera diferida. Es importante tener en cuenta que la cancelación de un complemento de pago puede tener implicaciones fiscales y legales, ya que está relacionada con la correcta documentación de transacciones comerciales y el cumplimiento de las regulaciones fiscales vigentes. Ahora ya conoces las nuevas actualizaciones respecto a cómo debes cancelar un CFDI 4.0 y efectuar un complemento de pago versión 2.0. En Siigo Aspel manejamos diversos sistemas de facturación en línea que te facilitarán el proceso de emisión de tu CFDI 4.0. ¡Da el paso hacia la simplificación de tus procesos!
Para crear un complemento de pago:
- Ingresa el folio del CFDI original.
- En la parte de Complementos verás la opción que dice Recepción de pagos, da clic en Nuevo.
- Llena la información que te solicita la pestaña de Pago.
- Aparecerá una tabla con la información del complemento.
Asesoría y Soporte en Asciende Computación
En Asciende Computación, entendemos que la tecnología es la base de una gestión empresarial exitosa. Capacitación y Soporte: Nuestros cursos Aspel entrenan a tu equipo en funciones avanzadas, como cancelación de facturas o envío de contabilidad al SAT. ¿Necesitas asesoría para elegir el módulo correcto? ¿O requieres servicios de cómputo para integrar Aspel con otras herramientas? Cancelar y recuperar facturas con Aspel no es solo un proceso técnico: es una ventaja competitiva. En la impronta de los nuevos tiempos, la agilidad y el cumplimiento normativo son prioritarios, sistemas como Aspel se convierten en factores estratégicos. ¿Listo para optimizar tu gestión fiscal y operativa?