El artículo 28, fracción III, del Código Fiscal de la Federación (CFF), establece que los registros o asientos contables deben llevarse en medios electrónicos, de acuerdo con el reglamento del código y las disposiciones generales emitidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Además, la documentación comprobatoria de estos registros debe estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
El artículo 33, rubro B, del Reglamento del CFF (RCFF) detalla los requisitos que deben cumplir los registros o asientos contables. Asimismo, el catálogo de cuentas debe incluir el código agrupador de cuentas del SAT, contenido en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2015, para el registro de las operaciones.
Postulados Básicos de los Registros Contables según las NIF
Según las Normas de Información Financiera (NIF), específicamente la NIF A-1, la contabilidad es una técnica para registrar operaciones que afectan económicamente a una entidad (transacciones, transformaciones internas y otros eventos), generando información financiera estructurada.
La NIF A-1 establece que el postulado básico que rige la captación de la esencia económica en la contabilidad es el de sustancia económica. Este y otros postulados establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones y transformaciones internas.
La NIF B-2, "Postulados básicos", precisa las características de estos postulados:
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Sustancia Económica
La sustancia económica debe prevalecer en la operación del sistema de información contable y en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afecten económicamente a una entidad. Esto implica que se deben incorporar los efectos derivados de las operaciones según su realidad económica, priorizando el fondo sobre la forma legal.
Ejemplo: Contablemente, si una entidad económica eroga en un periodo contable $10,000 por concepto de papelería, esto debe reflejar los estados financieros en una cuenta de gastos que se denomine "Papelería"; sin embargo, si de $10,000 una parte ($2,500) no se comprobó con documentación que reúna requisitos fiscales, algunas personas dan prioridad al efecto fiscal, por lo que registran $2,500 en una cuenta global de gastos denominada "No deducibles", y la diferencia ($7,500) la llevan a la cuenta de gastos de "Papelería". Esto último no está permitido por dicho postulado.
Devengación Contable
Los efectos de las transacciones económicas con otras entidades, transformaciones internas y otros eventos que afecten económicamente a una entidad deben reconocerse contablemente en su totalidad cuando ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines contables.
- La contabilidad sobre una base de devengación contable (o sobre una base de acumulación) no sólo capta operaciones pasadas que representaron cobros o pagos de efectivo, sino también obligaciones de pago en el futuro y recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro. En este sentido, es importante considerar que la contabilidad no debe basarse en el flujo de efectivo.
- La realización se refiere al momento en el que se materializa el cobro o el pago de la partida, lo cual normalmente sucede al recibir o pagar efectivo o sus equivalentes, o bien, al intercambiar la partida por derechos u obligaciones, por ejemplo, cuando el cobro o el pago de la partida se efectúa con un activo fijo. Así, la partida se considera devengada cuando ocurre, en tanto que se considera realizada para fines contables cuando es cobrada o pagada. Por consiguiente, el momento de devengación contable de una partida podrá no coincidir necesariamente con su momento de realización.
- Este postulado también comprende el concepto de periodo contable; y asume que la actividad económica de la entidad, la cual tiene una existencia continua, puede ser dividida en periodos convencionales, los cuales varían en extensión, para presentar la situación financiera, los resultados de operación, los cambios en el capital contable o patrimonio contable y los cambios en su situación financiera, incluyendo operaciones, que si bien no han concluido totalmente, ya han afectado económicamente a la entidad. Para este fin, se establece que el periodo contable sea equivalente a un ciclo normal de operaciones de la entidad, cuando éste sea igual o mayor a un año; cuando el ciclo sea menor a un año, debe considerarse periodo contable el ejercicio social de la entidad.
Asociación de Costos y Gastos con Ingresos
Los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que generan en el mismo período, independientemente de cuándo se realicen. Este postulado es fundamental para el reconocimiento de una partida en el estado de resultados integral; los ingresos se reconocen en el período contable en que se devengan, identificando los costos y gastos incurridos para generar tales ingresos. Ejemplo: las ventas generadas y el costo de ventas correspondiente.
Valuación
Los efectos financieros de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afecten económicamente a la entidad deben cuantificarse en términos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a valuar, para captar el valor económico más objetivo de los activos netos. En un reconocimiento inicial, el valor económico más objetivo es el valor original de intercambio al momento en que se devengan los efectos económicos de las operaciones, o una estimación razonable.
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Asientos de Ajustes Contables
Los asientos de ajustes contables son registros esenciales que se realizan al final de un período contable. Estos ajustes financieros buscan asegurar que todos los ingresos y gastos, incluyendo los gastos corporativos, se reconozcan en el período en el que ocurrieron, corrigiendo y regularizando las cuentas contables.
Tipos de asientos de ajuste:
- Se realizan para reconocer ingresos o gastos que se han devengado durante el período contable, pero que aún no han sido registrados.
- Reflejan la disminución en el valor de los activos fijos de la empresa a lo largo del tiempo, debido al uso continuado.
- Se emplean para estimar un ingreso o gasto que aún no ha ocurrido, pero que se espera que suceda en el futuro.
- Son los asientos necesarios para corregir errores cometidos en registros contables anteriores.
Obligaciones Fiscales y Contabilidad Electrónica
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad electrónica deben considerar los artículos 28 del CFF y 33 del RCFF para cumplir con esta responsabilidad y evitar sanciones fiscales.
El numeral 33 del RCFF detalla cómo obtener la documentación requerida y elaborar los registros contables necesarios. Los asientos contables deben:
- Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, a más tardar dentro de los cinco días siguientes.
- Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, con orden cronológico, indicando el movimiento de cargo o abono, nombres de las cuentas, saldo al final del periodo anterior, movimiento total del periodo y saldo final.
- Pueden llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deben existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente
- Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate
- Identificar inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso, así como la fecha de inicio de su deducción
- Identificar contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales
- Identificar bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción
- Identificar depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras
- Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas
- Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación
- Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados
- Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios
- Plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación
- Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquellos que se localicen en el extranjero
- Señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda. Tratándose de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche según corresponda. Además, deben registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, debe indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor
- Registrar los inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se lleve el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos. En el control de inventarios debe identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda
- Registrar los relativos a la opción de diferimiento de la causación de contribuciones conforme a las disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos registros deberán permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden
- Controlar los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas, el cual debe permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen, y contener el IVA que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones por la adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que no se deba y se tenga pagar el impuesto y la adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen indistintamente para realizar tanto actividades por las que se deba pagar el impuesto, como aquellas por las que no se está obligado al pago del mismo
El SAT releva de enviar la contabilidad electrónica a quienes registran ingresos y gastos en "Mis Cuentas" y a quienes tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO).
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Cumplir con estos lineamientos en los asientos contables y en la contabilidad electrónica en general, conforme al CFF y al RCFF, evitará sanciones por parte del SAT.
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