Los libros contables son archivos esenciales que contienen registros de información financiera. Estos permiten al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, así como de sus operaciones mercantiles. Son fundamentales para realizar el balance anual y respaldar la actividad ante las autoridades fiscales.
Importancia Legal y Necesidad de los Libros Contables
Dentro del marco jurídico, la obligatoriedad de contar con libros contables está estipulada en los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio. Además de ser una obligación legal, estos libros son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo con los principios contables o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
Tener los libros corporativos siempre será de gran ayuda, no solo para estar al día con los términos de la ley. Apoyarse de servicios legales o servicios fiscales siempre será de ayuda si no se cuenta con un área o departamento enfocado a ello.
Para estar completamente regulado de forma legal y evitar sanciones, se debe de acatar el “legalizar los libros” obligatorios. Todo esto está estipulado en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil.
Tipos de Libros Contables
Existen dos tipos principales de libros contables: obligatorios y voluntarios (o no obligatorios).
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- Libros Obligatorios: Son aquellos exigidos por la ley y fundamentales para el registro contable de la empresa.
- Libros Auxiliares: Son opcionales y se utilizan para facilitar la gestión financiera y económica de la empresa.
Libros Contables Obligatorios
De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar ciertos libros contables, entre los cuales destacan:
- El Libro Diario:
- El Libro Mayor:
- El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
“El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.”
En este libro se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza diariamente, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico para facilitar su gestión.
Tiene la función principal de llevar un registro detallado (pormenorizado) y en forma cronológica de todas y cada una de las operaciones que realiza la empresa en cualquiera de sus áreas que le afecten económicamente, asignando cada operación a las cuentas contables que hayan sido creadas previamente para cada tipo de actividad o transacción.
En el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas.
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El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades.
En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente.
Se sigue el mismo procedimiento con cada una de las cuentas que se emplean en la contabilidad para conocer los movimientos globales y el saldo que alcanza cada una a determinada fecha, datos que serán empleados para darles el orden y estructuración que le corresponda en los informes y estados financieros.
“El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.”
Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma. En este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.
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En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Estos registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro Diario para tener un único documento contable.
Algunos ejemplos de libros auxiliares son:
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Los libros auxiliares son también datos concentrados, sólo que no de todas las cuentas como el anterior sino de una cuenta u operación concreta, como pueden ser: el libro auxiliar de ventas al contado, auxiliar de ventas a crédito, auxiliar de compras de materia prima, auxiliar de cuentas por cobrar, auxiliar de documentos por pagar, auxiliar de órdenes de fabricación, auxiliar de materia prima empleada, etc.
Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
Libros Corporativos
Los libros corporativos son estrictamente obligatorios para tener un historial de las actividades realizadas y para brindar certeza jurídica de sus actos. El deber legal de estos libros está reflejado y fundamentado en el Código de Comercio y en la Ley General de Sociedades Mercantiles.
De estas 3 ramas, se diversifican los libros. Su función es más que importante, puesto que aquí es donde se lleva toda la contabilidad de la empresa. Permite que se lleve un seguimiento cronológico de las operaciones administrativas y mercantiles. Aquí se registran las operaciones de actividad económica. Se llena con una periodicidad diaria (de ahí su nombre). Se debe realizar por cada ejercicio económico. Se encarga de mantener un registro de la evolución de la empresa, al menos de forma trimestral.
En esta diversificación de los libros corporativos, puede ser d mucha ayuda para una empresa, puesto que puede ser un parteaguas para toma de decisiones tanto de un socio o un posible inversionista. En este libro se contempla la identidad de los socios que son propietarios y participantes de la sociedad.
Cabe destacar que, para este libro, dependerá su terminología según la sociedad que le corresponda.
Para cuestiones practicas en los servicios legales (referente al manejo de los libros corporativos), cabe destacar que estos libros son más para quienes estén sujetos al Impuesto de Valor Añadido (IVA). Libros de facturas emitidas. Facturas recibidas.
Formato y Conservación de los Libros
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
“Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art.
Consideraciones Adicionales
- Libro de Consejo de Administración: Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
- Control de Inventarios: El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos.
- Bienes Muebles e Inmuebles: Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo. Se deberá llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles e inmuebles, debidamente conciliado con el registro contable.
Sanciones por Incumplimiento
Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Evita multas o cosas peores.
Tabla Resumen de Libros Contables
| Libro Contable | Obligatorio/Auxiliar | Descripción |
|---|---|---|
| Libro Diario | Obligatorio | Registro cronológico de todas las operaciones económicas. |
| Libro Mayor | Obligatorio | Registro de los movimientos de débito y crédito de cada cuenta. |
| Libro de Inventarios y Cuentas Anuales | Obligatorio | Balance inicial detallado, balances de comprobación trimestrales, inventario de cierre y cuentas anuales. |
| Libro de Proveedores | Auxiliar | Registro de operaciones con proveedores. |
| Libro de Actas | Obligatorio (para sociedades) | Registro de acuerdos y resoluciones tomadas en juntas. |
Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
Nota aclaratoria: Los supuestos previstos tratándose de libros corporativos son diversos y su configuración en la realidad puede variar y por ende dar lugar a consecuencias jurídicas distintas.