La gestión de cuentas contables no es solo una obligación fiscal. No se trata solo de registrar cifras. Las cuentas contables permiten ordenar y clasificar la información financiera de forma estructurada. Cada operación económica se asigna a una o varias cuentas específicas. Un registro contable es la anotación formal de una transacción financiera. Realizar todos los registros de forma manual en hojas de cálculo puede generar errores y consumir mucho tiempo. CONTPAQi® Contabilidad está diseñado para pequeñas y medianas empresas mexicanas que desean cumplir con sus obligaciones fiscales y llevar una contabilidad ordenada. La gestión de cuentas contables no tiene por qué ser complicada. Automatiza tus procesos, cumple con el SAT sin estrés y toma decisiones con datos confiables.
Entendiendo las Aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR)
El Sistema de Ahorro para el Retiro está basado en cuentas individuales en las que contribuyen el trabajador, el patrón y el Gobierno Federal. Estas cuentas son administradas por instituciones financieras.
- AFORE: Instituciones financieras que administran los recursos de las cuentas de ahorro para el retiro a nombre de los trabajadores. Todas son del sector privado, a excepción de PENSIONISSSTE que es del sector público.
- Cuenta Individual: Es la cuenta única y personal de cada trabajador que es administrada por una AFORE. En ella, durante la vida laboral del trabajador, se acumulan las aportaciones tripartitas. La cuenta individual está conformada por 3 grandes subcuentas: Retiro, Cesantía en edad avanzada y Vejez, Vivienda y Aportaciones Voluntarias.
Tipos de Aportaciones al SAR
- Aportaciones Obligatorias: Recursos que son depositados en la cuenta individual de cada trabajador y que son de carácter obligatorio.
- Subcuenta de Vivienda: Es una de las tres subcuentas de la Cuenta Individual (o Cuenta AFORE). Subcuenta a la que únicamente el patrón realiza aportaciones que equivalen al 5% calculado sobre el salario base de cotización. El INFONAVIT, en el caso de los trabajadores IMSS, y el FOVISSSTE, en el caso de los trabajadores del ISSSTE, son los que recaudan y administran las aportaciones realizadas por este concepto.
- Aportaciones Voluntarias: Aportaciones adicionales a las obligatorias que sirven para complementar los recursos para la pensión, en caso de que el trabajador así lo decida. Estas aportaciones se pueden realizar de forma personal en las AFORES, por internet, domiciliándolas a una tarjeta bancaria, o bien, se puede solicitar al patrón que se efectúen vía descuento del salario. Cantidades adicionales que pueden aportar el patrón o el trabajador vía nómina, directamente en ventanilla, por internet, o bien, domiciliándolas a una tarjeta bancaria, en la cuenta individual del trabajador, mismas que podrán ser retiradas después de cinco años después del primer depósito.
- Aportaciones Complementarias de Retiro: Cantidades adicionales que pueden aportar el patrón o el trabajador vía nómina, directamente en ventanilla o por internet, o bien, domiciliándolas a una tarjeta bancaria. Se depositan en la cuenta individual del trabajador para complementar la pensión o para ser retiradas en una sola exhibición al término de la vida laboral. Para retirar estas aportaciones, se deberá contar con 65 años de edad o con una Resolución de Pensión o Resolución de Negativa de Pensión expedida por el IMSS, o bien, una Concesión de Pensión o Improcedencia de Pensión emitida por el ISSSTE, según sea el caso.
Periodos de Aportaciones Específicas
- SAR IMSS 1992: Periodo de aportaciones acumuladas por los trabajadores del IMSS entre el 1 de marzo de 1992 y el 30 de junio de 1997. Los recursos correspondientes a dicho periodo fueron depositados en el banco que fue elegido en su momento por cada patrón y regulados por las Leyes del IMSS y del INFONAVIT.
- SAR ISSSTE 1992: Las aportaciones acumuladas por cotizar al ISSSTE entre el 1° de marzo de 1992 y el 31 de diciembre de 2007 se conocen como SAR ISSSTE 1992 y son un complemento a la pensión.
CONTPAQi® Contabilidad y la Clasificación de Rubros NIF para las Aportaciones
Recordemos que las Normas de Información Financiera o NIF se utilizan como marco regulador para la emisión de los estados financieros, haciendo más eficiente el proceso de elaboración y presentación de la información financiera sobre las entidades económicas, permitiendo hacer precisiones que ayudan a establecer un planteamiento normativo más claro y comprensible. Con esto se evita, en lo posible, las discrepancias de criterio que pueden resultar en diferencias sustanciales en los datos que muestren los estados financieros. Por ello, se creó un catálogo de rubros NIF que clasifica la información financiera indicando a qué tipo de cuentas deberá asignarse cada rubro.
CONTPAQi® Contabilidad las integra desde versiones anteriores como una clasificación a nivel general de las cuentas contables para facilitar el seguimiento de los Estados Financieros de las empresas; sólo que anteriormente las NIF únicamente se configuraban en las cuentas de mayor y no se incluían todos los rubros que actualmente se requieren.
Actualización del Catálogo de Rubros NIF en CONTPAQi® Contabilidad
Debido a que el SAT se está acercando más a dichas NIF y se complementa con dichas normas y sus conceptos propios para la Declaración Anual, en esta versión de CONTPAQi® Contabilidad hemos reemplazado el catálogo anterior de rubros NIF por uno con los rubros y conceptos que la autoridad indica en la Declaración Anual de Personas Morales, cabe mencionar que existen rubros independientes pero la mayoría tienen subrubros o "hijos", en este caso, se requiere capturar todos los subrubros con sus importes correspondientes, además de incluir notas o justificación de lo que pasó con cada monto, cómo fue aplicado, qué aplicó, etc.
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El catálogo anterior de rubros NIF se actualiza por uno nuevo con mayor detalle de la información, respetando el nivel que corresponde a los Activos y Pasivos a corto plazo así como a largo plazo, Capital, etc., y manteniendo también la relación con su Agrupador del SAT; este nuevo catálogo cuenta con rubros y subrubros que se deberán asignar a las cuentas contables afectables o hijas. Un ejemplo del nivel de detalle requerido es que anteriomente sólo era necesario saber si el activo a corto plazo era "Efectivo" y ahora se desglosa por: Efectivo nacional o extranjero, restringido nacional y del extranjero, incluyendo los importes correspondientes.
Características del Nuevo Catálogo de Rubros NIF
Las principales características que debemos conocer sobre el catálogo de Rubros NIF, son las siguientes:
- Los rubros padre son números enteros y su nivel es 1, los subrubros o rubros hijos tienen decimales y su nivel es el 2. Todos los subrubros acumulan al rubro padre, por lo que la suma de los importes de los subrubros equivale al importe del rubro padre correspondiente.
- Los rubros NIF están relacionados con los Agrupadores del SAT, esto permite realizar la asignación considerando el dígito agrupador del SAT asignado a la cuenta. Si la cuenta contable ya tiene asignado el Agrupador del SAT de la Contabilidad electrónica, es más fácil sugerir el rubro NIF, por lo que se recomienda que las cuentas tengan asignado su agrupador correspondiente. Para los que no existen, si el usuario quiere usarlos puede generar sus cuentas contables y asignarles un Agrupador del SAT con su código correspondiente.
- Considera el Activo, Pasivo y Capital de las cuentas de resultados.
- Los rubros NIF ahora se tienen que asignar a las cuentas contables afectables o hijas, por lo que ya se permite seleccionar el nivel y rubro NIF en cuentas afectables. Se modifica la relación agrupador SAT- Rubro NIF, (al seleccionar el agrupador se asumen datos por omisión en el nivel y rubro NIF).
- Si la cuenta es de mayor se presenta en el rubro NIF los rubros de mayor. Si la cuenta es afectable, en el campo "Rubro NIF" se muestran los rubros afectables. En el campo "Rubro" se muestra todo el catálogo de opciones que le corresponde por nivel y tipo (de mayor o afectable), incluyendo su código y nombre.
El catálogo de los rubros NIF se encuentra en el menú Configuración, Submenú Rubros NIF, seleccionando la opción "Catálogo", que es el mismo lugar en el que se encontraba el catálogo anterior de rubros; recuerda que éstos datos son informativos y ya están precargados en el sistema, puedes modificar el nombre del rubro si lo deseas pero no podrás eliminarlos ni agregar nuevos rubros.
Los últimos tres códigos del catálogo: 9997, 9998 y 9999 son utilizados por el sistema como opciones para el uso de los diarios especiales, de forma similar que en el catálogo anterior de rubros, por ello es que en esos registros los campos Tipo y Nivel estarán vacíos.
Reglas de Negocio en la Asignación de Rubros NIF
El código del rubro tiene una longitud de hasta 6 dígitos incluyendo el uso de dos decimales, (ejemplo: 1100.01). Es posible editar el nombre del rubro más no el código. La naturaleza del rubro es de acuerdo a la naturaleza de la cuenta contable: Activo, Pasivo, Capital y Resultados. Si a la cuenta contable se le captura un Agrupador SAT y el rubro relacionado al Agrupador SAT coincide con la naturaleza de la cuenta se muestra el nivel correspondiente y en rubro despliega el código y nombre del rubro que tiene relacionado el Agrupador SAT. Si a la cuenta contable se le captura un Agrupador SAT y el rubro relacionado al Agrupador SAT no coincide con la naturaleza de la cuenta se muestra el nivel correspondiente a la cuenta contable y en rubro muestra "Ninguno" sin cambiar el rubro asociado en caso de ya tenerlo asignado. Si el rubro relacionado al Agrupador SAT no coincide con la naturaleza de la cuenta: Despliega el nivel que corresponde a la cuenta contable y en rubro cambia a "Ninguno" sin cambiar el rubro asociado en caso de ya tenerlo asignado. En el campo Nivel tiene el mismo comportamiento actual orientado a la naturaleza de la cuenta contable: Activo, Pasivo, Capital y Resultados. El botón "F3" del campo Rubro despliega lo corresponde al nivel seleccionado es decir: Activo a Corto Plazo, Activo a Largo plazo, Pasivo a corto plazo, Pasivo a largo plazo, Capital contable y Resultados, mostrando los códigos respectivos incluyendo rubros de primer y segundo nivel. La asignación de rubros ahora se puede hacer a cualquier nivel de cuenta contable, tanto Acumulable como Afectable. Si el Agrupador SAT tiene asignado un rubro con naturaleza diferente, por ejemplo si la cuenta es de Clientes (Activo) y tiene asignado un agrupador de Proveedores (Pasivo), no se asigna el rubro. Sólo podrás asignar rubros de primer nivel o nivel 1 a las cuentas de mayor. A las cuentas afectables sólo podrás asignarles rubros de segundo nivel o nivel 2.
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Impacto en la Apertura de Empresas en CONTPAQi® Contabilidad
Al abrir empresas nuevas en versión 15.4.1 de CONTPAQi Contabilidad
Al abrir la empresa por primera vez en esta versión, se instala el catálogo actualizado de rubros con los códigos nuevos, modifica los Agrupadores del SAT asignando el identificador correspondiente de relación entre el agrupados y rubro NIF y por consecuencia actualiza el catálogo de cuentas contables de la empresa y si la cuenta contable tiene un Agrupador del SAT, se asigna el rubro NIF que le corresponda. Se informa que el catálogo de rubros NIF ha sido actualizado y es necesario revisar la asignación de rubros a las cuentas afectables; esto será útil al momento de realizar la Declaración Anual de Personas Morales. Se tiene especial cuidado en que se utilice la misma naturaleza de la cuenta, para seguir manteniendo las mismas reglas de negocio y el mismo tipo de cuenta. Si genera una nueva empresa con el catálogo general SAT se hereda la configuración predeterminada y las cuentas contables contarán ya con el rubro que corresponda de acuerdo al nuevo catálogo de rubros, es decir, se actualizará la relación rubro NIF - Cuenta contable, basado en el Agrupador del SAT- NIF correspondiente. Se realiza un cambio en códigos de numeración, nombre y nuevos rubros y subrubros de acuerdo al catálogo actual de rubros. Se conservan los niveles para cada tipo de reporte: Estado financiero, Resultados integrados, Flujo de efectivo, Cambio de capital. Se lleva a cabo una actualización de la relación rubro NIF - Agrupador SAT, así como de la relación rubro NIF - Diarios especiales (NIF-B2).
Al abrir empresas creadas en versiones anteriores a 15.4.1 de CONTPAQi Contabilidad
Se elimina el catálogo de rubros NIF anterior. Se elimina la relación rubro NIF con agrupador SAT, así como la relación con el catálogo de cuentas y diarios especiales. Se actualiza el nuevo catálogo cambiando los códigos de numeración, nombres, nuevos rubros y subrubros. Se conservan los niveles para cada tipo de reporte: Estado financiero, Resultados integrados, Flujo de efectivo, Cambio de capital. Se actualiza la relación rubro NIF con agrupador del SAT, así como con el catálogo de cuentas y diarios especiales (NIF B2). Actualización de la relación rubro NIF con el catálogo de cuentas con base en el agrupador asignado a la cuenta. Si la cuenta contable no tiene agrupador, no se hace nada, los valores se dejan vacíos. Se actualiza la base de datos con las características de la nueva versión del sistema.
Diarios Especiales y su Impacto en el Flujo de Efectivo NIF B2
El reporte NIF B2 - Flujo de efectivo método directo, se basa en los diarios especiales para mostrar la información y los diarios especiales a su vez, utilizan la configuración que tienen respecto al tipo de diario y la Norma de Información Financiera configurada en cada uno de ellos. Lo que significa que existe una correspondencia entre los rubros NIF que pide el SAT y los diarios especiales de ingresos y egresos , puesto que son los que se involucran con todo lo relacionado al flujo de efectivo, por lo que puedes apoyarte en la configuración de los diarios especiales para que el reporte te muestre la información deseada. Si en tu empresa tienes configurado el uso de diarios especiales y dichos diarios están asignados en tus cuentas de flujo de efectivo, puedes realizar algunas configuraciones adicionales para que el reporte NIF B2 - Flujo de efectivo método directo, te sirva como apoyo para el llenado de la Declaración Anual de Personas Morales.
Configuraciones Sugeridas para Diarios Especiales
Para asegurar una correcta clasificación en tus reportes:
- En tus cuentas contables de flujo de efectivo revisa que tengas asignado su diario especial de ingresos o egresos con su tipo de actividad correspondiente.
- Revisa que en todos tus movimientos de ingresos y egresos dentro de tus pólizas, se encuentren asignados los diarios especiales correspondientes; si no los tienes te sugerimos agregarlos en tus movimientos de pólizas para que el reporte te muestre la información como se pide en la Declaración Anual de Personas Morales.
- Es recomendable que en el catálogo de diarios especiales cambies los nombres de los diarios especiales por los nombres del nuevo catálogo de rubros NIF para ingresos y egresos, revisando que su tipo de actividad sea correcta, ya sea: "Actividades de operación", "Actividades de inversión" o "Actividades de financiamiento".
Para saber qué nombre asignar a tus diarios especiales, esto depende de cada tipo de empresa y es muy variable. Sin embargo para que al consultar el reporte NIF B2 - Flujo de efectivo método directo, te sea más sencillo identificar los importes de cada rubro NIF de manera similar a como actualmente se pide en la Declaración Anual de Personas Morales, puedes preguntarte ¿cuál es el nombre de tu diario especial y qué representa para ti?, ¿qué tipo de transacción es y cómo se representa?, y ¿a qué rubro debe de apuntar en la Declaración Anual de Personas Morales?, ¿qué tipo de diario es?, ¿El importe entra o sale de tu banco?.
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En el diario especial se asigna el tipo de actividad o la Norma de Información Financiera que te va a ayudar a clasificar como tal si es de operación, inversión o financiamiento; por lo que es muy importante que se haga esa clasificación, ya que de acuerdo a eso se calculan los importes en el reporte. Sin embargo tú puedes decidir si modificar o no los nombres de tus diarios especiales dependiendo de si los estás utilizando o no para algo más.
Rubros NIF para Ingresos y Egresos en el Flujo de Efectivo
La siguiente tabla muestra el listado de rubros NIF que la autoridad fiscal tiene identificados como Ingresos y Egresos y que se piden para el manejo del flujo de efectivo:
| Rubro NIF (Ingresos y Egresos) |
|---|
| Cobro a clientes |
| Adquisición de otros activos |
| Pago a proveedores |
| Entrada de efectivo por emisión de capital |
| Pago a empleados y otros proveedores de bienes y servicios |
| Entrada de efectivo por aportaciones para futuros |
| Pago por impuestos a la utilidad |
| Obtención de préstamos (Partes relacionadas) |
| Negocio adquirido |
| Obtención de préstamos (Partes no relacionadas) |
| Intereses cobrados |
| Pago de pasivos a largo plazo |
| Dividendos cobrados |
| Pago de préstamos con partes relacionadas |