El artículo 33 del Código de Comercio establece que todo comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
El artículo 37 establece que todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
El artículo 46 indica que todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
Requisitos de los Asientos Contables según el Reglamento del Código Fiscal
El rubro B del artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal señala que los registros o asientos contables deberán satisfacer los siguientes requisitos:
- Analíticos y Oportunos: Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad.
- Registro Extendido: La fracción II de la regla 2.8.1.18 de la RMF2016 indica que el registro de los asientos contables de referencia, se podrá efectuar a más tardar el último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la actividad u operación.
- Libro Diario Integrado: Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando:
- El movimiento de cargo o abono que a cada operación, acto o actividad corresponda.
- Los nombres de las cuentas de la contabilidad.
- El saldo al final de la cuenta del periodo de registro inmediato anterior.
- El total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo de que se trate.
- El saldo final de cada cuenta.
Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
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- Identificación de Operaciones: Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse lo siguiente:
- La forma de pago.
- Las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.
La fracción III de la regla 2.8.1.18 de la RMF2016 señala que cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros la expresión "NA", en lugar de señalar la forma de pago a que se refiere este inciso, sin especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.
- Identificación de Inversiones: Permitir la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que puedan precisarse los datos siguientes:
- La fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión.
- Su descripción.
- El monto original de la inversión.
- El porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso.
- La fecha de inicio de su deducción.
En relación con este numeral, la fracción I de la regla 2.8.1.18 de la RMF2016 señala que los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar los datos mencionados en los incisos a) al d) de este numeral, son parte de la contabilidad.
- Relación con Saldos Finales: Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
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