De los documentos que se generan en el interior de una empresa, el informe financiero es sin duda uno de los más importantes. Gracias a él podemos conocer el estado financiero de un negocio en un período previamente determinado. Sin embargo, en ocasiones surge la necesidad de realizar una comunicación formal cuando dicha información no está disponible o para aclarar situaciones contables específicas.
Elementos fundamentales en la comunicación financiera
Cuando se requiere redactar una carta para informar sobre el estado financiero o disputar información inexacta suministrada a terceros, es vital seguir una estructura profesional. Un informe financiero es como un fotograma temporal que realizas sobre un período concreto. Si el cliente tiene una estructura corporativa compleja, la representación debe ser explícita sobre la revelación de transacciones y el estado real de sus registros.
Estructura recomendada para disputar información financiera
Si necesita disputar información incorrecta o inexacta suministrada por un negocio a las compañías de informes crediticios, utilice el siguiente enfoque:
- Identificación: Identifique cada uno de los datos que disputa o cuestiona.
- Descripción: Describa los hechos y explique por qué disputa la información.
- Solicitud: Solicite al negocio que suministró la información que tome medidas para eliminarla o corregirla.
- Documentación: Adjunte una copia de su informe de crédito con los datos cuestionados marcados con un círculo.
Envíe su carta por correo certificado con “acuse de recibo” para poder documentar que el negocio la recibió. Guarde siempre sus documentos originales.
Modelo de carta para disputar información inexacta
Me dirijo a ustedes con el fin de disputar la información que su compañía suministró a [escriba el nombre de la compañía de informes crediticios]. Este dato [por ejemplo: número de cuenta] es inexacto o incompleto porque [describa en detalle qué es lo inexacto y el porqué]. Adjunto copias de mi informe de crédito y otros documentos que fundamentan mi pedido.
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Consideraciones sobre cartas de dificultades financieras
Una carta de dificultades explica a un prestamista las circunstancias que le han impedido mantenerse al día con los pagos de su deuda. La carta proporciona detalles específicos como la fecha en que comenzó la dificultad, la causa y cuánto tiempo espera que continúe. En su carta de dificultades, debe incluir una descripción detallada del tipo de asistencia que solicita.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Antecedentes | Informes antiguos o primeros estados financieros. |
| Balance | Fuente principal de datos contables y estadísticos. |
| Ganancia-Pérdidas | Parte neurálgica que debe vertebrar el documento. |
| Flujo de fondos | Movimientos de salida y entrada de efectivo. |
Recuerde que una carta genérica, firmada mecánicamente sin consideración real, proporciona una defensa débil. La precisión es clave; asegúrese de conservar una copia de toda la correspondencia enviada y recibida.
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