Como empleador, tienes variedad de tareas en relación con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Una de tus obligaciones es reportar los movimientos afiliatorios ante el IMSS, es decir, las altas y bajas de tus trabajadores, así como las modificaciones de sus salarios.
Es importante informar al IMSS sobre estos movimientos afiliatorios, pues de esta forma tanto tú como tus empleados estarán trabajando dentro de las normas y leyes que rigen el trabajo en México y evitarás multas y sanciones. Al realizar los avisos al IMSS de los movimientos afiliatorios garantizas al trabajador su acceso a los servicios médicos. Asimismo, es obligatorio realizar los avisos de los movimientos afiliatorios al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Estos movimientos forman parte del expediente laboral ante seguridad social.
Tipos de Movimientos Afiliatorios que Debes Reportar al IMSS
A continuación, te compartimos los movimientos afiliatorios que debes reportar ante el IMSS. Aunque ya los mencionamos, ahora te explicamos los tipos de movimientos afiliatorios principales.
Altas de Trabajadores
La alta es la afiliación al IMSS que debes realizar como patrón de acuerdo con lo establecido en la Ley del Seguro Social (LSS). Es la notificación por parte de la empresa de la incorporación a la organización de trabajadores permanentes, por obra o tiempo determinado o trabajadores eventuales.
Como empleador, debes dar aviso del alta al IMSS un día hábil antes del ingreso del trabajador, que será dado de baja en caso de no presentarse a trabajar. Los patrones que sean persona física o retenedor de cuotas obrero patronales, tienen la obligación de tramitar ante el IMSS la alta de sus empleados. Es muy importante considerar que si no realizas el Aviso de Inscripción del Trabajador en tiempo y forma, te podrán aplicar una multa.
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Bajas de Trabajadores
Este movimiento se realiza cuando terminas tu relación laboral con el empleado por renuncia, despido o fin del contrato. Debes notificar al IMSS la baja el mismo día que termine el vínculo laboral y tienes un plazo máximo de 5 días hábiles para realizar la notificación de la baja al IMSS. Esta notificación se hace ante la disolución de la relación laboral con el trabajador.
Modificación de Salario
En estos movimientos se actualiza la cantidad que recibe el empleado como salario, sea por un cambio de puesto, un aumento o cualquier otra causa. Esta notificación debe hacerse ante cualquier variación que sufre el salario diario base de cotización de sus trabajadores inscritos en el régimen del Seguro Social.
Estos movimientos pueden variar según el tipo de salario:
- Salario fijo: Es el salario y las prestaciones.
- Salario variable: Son cantidades recibidas por concepto de comisiones de ventas.
- Salario mixto: Combina elementos fijos y variables.
Los plazos para notificar al IMSS sobre estas modificaciones son:
| Tipo de Salario | Plazo para Notificación al IMSS |
|---|---|
| Salario Fijo | Si el empleado tiene un salario fijo y se modifica por un aumento, un cambio de puesto o por aumento en las prestaciones, como empleador debes notificar al IMSS dentro de los siguientes 5 días hábiles a la fecha en que ocurrió la modificación. |
| Salario Variable | Si el empleado recibe un salario variable y cambia por el resultado de las comisiones, debes avisar al IMSS de estos cambios dentro de los primeros 5 días hábiles del siguiente bimestre, que son en los meses impares: enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre. |
| Salario Mixto | Cuando se modifica el elemento fijo, deberá presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que ocurrió la modificación. |
¿Cómo Registrar o Avisar Estos Movimientos al IMSS?
La notificación de alta es un trámite que tú como empleador puedes realizar desde el sitio web del IMSS o de manera presencial en el instituto. El aviso de movimientos afiliatorios se reporta en línea a través de diversos sistemas o de forma presencial.
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Trámites en Línea
Puedes hacer los avisos vía electrónica, a través de plataformas como el portal del IMSS y el Sistema IDSE (IMSS desde su Empresa).
A través del Portal IDSE (IMSS desde su Empresa)
Si te interesa saber cómo realizar este trámite en línea, aquí te dejamos la guía completa para que puedas realizarlo. Una de las ventajas de realizar el trámite por internet es que sólo necesitas la FIEL (Firma Electrónica Avanzada). Para ingresar se requieren archivos .key, .cer y la contraseña de la clave privada de la FIEL. Si das de alta en línea es necesario que tengas a la mano tu Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y Certificado Digital, así como tu e-firma.
Pasos para realizar el trámite:
- Ingresa al portal de IDSE (idse.imss.gob.mx/imss).
- Una vez que hayas ingresado, da clic en la sección de movimientos afiliatorios.
- Después, da click en captura y envía tus movimientos.
- Selecciona el movimiento afiliatorio que deseas realizar (alta, reingreso, baja, modificación de salario, etc.).
- En este apartado debes llenar toda la información tanto del patrón que está dando de alta, así como de la persona que se dará de alta.
- Selecciona el campo agregado del trabajador.
- Algunos de los datos que solicitarán del empleado son: Nombre completo, CURP, Salario diario integrado, Tipo de trabajador, Tipo de salario, Fecha de movimiento.
- Una vez que llenas toda la información, das clic en enviar, firmas de nuevo con tu certificado digital del IMSS y listo. Te genera un acuse de recibo electrónico.
- Recibirás un mensaje de confirmación con un número de folio que debes conservar para tus registros.
El IDSE es una plataforma que permite a las empresas gestionar la información de sus trabajadores, por lo que puedes reportar los movimientos afiliatorios. Recuerda que estos trámites son completamente gratuitos, independiente si es en línea o presencial donde lo realices.
A través del Sistema de Pagos Referenciados, SIPARE
- Descarga e instala el sistema SIPARE en su computadora.
- Sigue los pasos de selección de periodo, tipo de movimiento e ingreso de datos, similares a los del portal del IMSS.
- Valida los datos y genera el archivo del movimiento.
- Envía el archivo del movimiento al IMSS a través del SIPARE o presentando el archivo en un disco o memoria USB en una subdelegación del IMSS.
- Posterior al envío recibirás un mensaje de confirmación con un número de folio que debes guardar para tus registros.
Trámites Presenciales
Si decides que el trámite lo quieres realizar de manera presencial, entonces debes asistir a una subdelegación u oficina auxiliar de afiliación y cobranza, de acuerdo a tu domicilio fiscal. En caso de realizar la notificación de manera presencial, acude a la Subdelegación que controla tu registro patronal de lunes a viernes en días hábiles para el IMSS de 8:00 a 15:30 horas.
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Si te interesa realizar el trámite de manera presencial, entonces sí debes reunir todos los documentos que te solicitan. Para hacer la alta de forma presencial es necesario que acudas al instituto con el original y 2 copias del formato de Aviso de inscripción del trabajador, el original de tu Tarjeta de Identificación Patronal, original y copia del formato SAIIA-01 y el original del Archivo con la estructura establecida por el IMSS y a través de la aplicación DISPMAG (26Mb).
En este caso existen diferentes documentos que debes presentar:
- Una copia del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del domicilio fiscal y/o aviso de apertura de establecimiento.
- Original y copia del comprobante de domicilio del lugar de trabajo.
- Original del croquis de localización del domicilio del centro de trabajo.
- Copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Identificación oficial vigente, copia y original.
- Original y 2 copias del formato de Aviso de Inscripción del trabajador.
Aclaración o Rectificación de Movimientos Afiliatorios ante el IMSS
¿Deseas aclarar o rectificar la fecha o salario del alta, reingreso o modificación de salario de tus trabajadores? La idea principal es sencilla: si el movimiento afiliatorio está mal, conviene corregirlo pronto. Sirve para aclarar movimientos afiliatorios.
¿Quién puede realizar este trámite? El patrón, persona física o sujeto obligado, o el representante legal acreditado ante el IMSS.
Para obtener la constancia de movimientos afiliatorios ingresa a la página idse.imss.gob.mx/imss. Allí podrás, luego de realizar la notificación, obtener la constancia.
¿Qué documentos necesito y cuáles deben ser sus características?
- Escrito libre.
- Tarjeta de Identificación Patronal (TIP).
- En caso de alta o reingreso, Aviso de Inscripción del Trabajador, con los datos correctos.
- En caso de modificación de salario, Aviso de Modificación de Salario del Trabajador, con los datos correctos.
- Constancia expedida por el IMSS del movimiento afiliatorio por aclarar.
- Documentos que comprueben fehacientemente la aclaración o rectificación.
En el escrito libre, se deberá especificar claramente los datos requeridos y que solicite aclarar o rectificar, y deberá ser firmado por el patrón, sujeto obligado o representante legal acreditado ante el IMSS.
¿Es necesario llenar algún formato? Sí, se pueden requerir los Formatos AFIL-02 y AFIL-03.