Mantener la información de tu empresa organizada y actualizada es fundamental. Este proceso se realiza cuando necesites corregir, completar o actualizar datos, ya sea de manera individual o masiva, lo que ayuda a prevenir errores en procesos como la facturación y los pagos. Puedes revisar y actualizar tus conexiones en cualquier momento, y es importante leer la política de privacidad y las divulgaciones de seguridad antes de permitir que un tercero acceda a tu Cuenta de Google.
Modificación de Terceros (Clientes y Proveedores) en Sistemas de Gestión
Editar los terceros (Clientes - Proveedores) te permite mantener la información de tu empresa organizada y actualizada, ya que podrás modificar los datos tanto de clientes como de tus proveedores de forma correcta. A continuación, se detallan los pasos para editar la información de tus terceros.
Modificación Individual de Terceros
Para modificar los terceros de forma individual, sigue estos pasos:
- Realiza la búsqueda del tercero en el sistema y en el perfil haz clic en el botón Editar tercero.
- El sistema te direcciona a la siguiente pantalla donde podrás modificar la información:
- Tipo de tercero: podrás cambiar el tercero entre clientes, proveedores u otros.
- Datos básicos: podrás modificar los datos principales del tercero, como lo son nombres y apellidos, lugar y dirección de residencia y números de teléfono.
- Datos para facturación y envío: en este apartado modificas los datos como nombres, correo electrónico y teléfono registrados para el proceso de facturación y también indicas las responsabilidades fiscales. Por ejemplo, podrías necesitar agregar un correo electrónico a un cliente ya creado o incluso dos correos electrónicos para un mismo cliente, uno para contabilidad y otro para la bodega donde reciben los productos.
- Contactos: podrás modificar los contactos registrados o agregar nuevos.
- Vendedor, cobrador y observaciones: podrás asignar el vendedor, cobrador y agregar cualquier observación al tercero.
- Por último, haz clic en el botón Guardar.
Modificación Masiva de Terceros
Puedes actualizar varios clientes y proveedores de manera simultánea mediante una plantilla de Excel. Sigue estos pasos:
- Genera la plantilla de importación de terceros, ingresando al ícono de Configuración - Clientes y proveedores y, en la sección Importación, haz clic en Clientes, proveedores u otros.
- Selecciona el botón Crear plantilla con campos personalizados.
- En la ventana que se habilita, en el campo “Genera plantilla con información de los terceros existentes”, marca “Sí” para descargar el listado con los datos actuales y elige los campos que requieres editar. El sistema permite modificar los datos del tercero en su totalidad, como lo son nombres y apellidos, dirección, teléfonos, y demás.
- Luego, presiona Descargar plantilla para que el sistema genere el archivo Excel y realiza las modificaciones que necesites.
- Importante: para subir el archivo correctamente, es necesario no modificar el formato ni eliminar, agregar o cambiar las columnas.
- Sube la plantilla seleccionando el archivo desde tu equipo con el botón Examinar y luego, haz clic en Subir terceros para iniciar la importación.
- Importante: para cargar la interfaz en Excel es necesario que el archivo no supere los 500 registros, en caso de que esta cifra sea mayor es necesario fraccionar el archivo.
- Terminado el proceso, el sistema mostrará un mensaje de confirmación con el número de terceros incorporados al sistema.
Consideraciones y Resolución de Problemas en la Modificación de Terceros
A veces, pueden surgir dificultades al editar terceros. Es importante recordar que el dato de la cédula o NIT no se puede modificar, ya que es con el que queda guardado en el sistema. Si encuentras un error y no puedes editar la dirección, correos o cualquier otro campo, verifica lo siguiente:
Lea también: Aprende a usar el Catálogo de Cuentas SAT
- ¿Qué tipo de error se muestra? Un letrero de color rojo en inglés que indica que no están permitidos los cambios, por ejemplo, puede requerir verificar la causa específica.
- Realiza pruebas con otro usuario o ingresa con la clave de usuario principal.
- Comunícate con el área de soporte o call center si el problema persiste.
- Verifica que el tercero no tenga información o movimiento que impida la modificación de ciertos campos.
Registro y Configuración de Cuentas Contables para Terceros
Registrar y configurar correctamente las cuentas para terceros es esencial para llevar un control adecuado de tus operaciones y agilizar la contabilización masiva de CFDI. Una vez que hayas personalizado tu catálogo de cuentas, la siguiente fase consiste en la configuración precisa de las cuentas contables, lo cual garantiza que la información presentada en los diversos reportes sea relevante y fiable.
Pasos para Registrar y Configurar Cuentas Contables
- Realiza la contabilización masiva por CFDI con usuario y póliza dinámica.
- Para registrar un tercero, puedes ingresar por alguna de las siguientes rutas:
- Dirígete al menú Contabilización CFDI, haz clic en el ícono Asignación de cuentas.
- En la ventana que se despliega, selecciona la pestaña Terceros y en la barra de herramientas, haz clic en el botón Agregar.
- Configura las cuentas para terceros: ingresa a la ruta Menú Contabilización CFDI, haz clic en el ícono Asignación de cuentas. Dirígete a la pestaña Terceros. En esta vista, indica las cuentas contables correspondientes a cada uno de los terceros que registraste previamente. Para ingresar un dato, posiciona el cursor en la columna correspondiente y haz doble clic.
Tipos de Cuentas que Puedes Asignar para Terceros
- Cuenta de cliente: se asigna cuando el tercero es un Cliente.
- Cuenta de proveedor: se asigna cuando el tercero es un Proveedor.
- Cuenta de gasto: es la cuenta de gasto registrada en el tercero, utilizada como contrapartida habitual (por ejemplo, gastos o inventario).
- Banco para cobro: cuenta contable de la institución financiera donde se recibirán los cobros de los clientes.
- Banco para pago: cuenta contable de la institución financiera utilizada para los pagos a proveedores, gastos o terceros.
Si necesitas mayor precisión, haz clic en el ícono de Ayuda para desplegar el catálogo de cuentas y seleccionarla de forma correcta.
- Al finalizar la asignación de cuentas, haz clic en el ícono Grabar para almacenar todos los datos.
- Finalmente, realiza la contabilización masiva CFDI con póliza dinámica.
El Catálogo de Cuentas y su Impacto en la Información de Terceros
El catálogo de cuentas es una herramienta fundamental en el ámbito contable, ya que permite reflejar correctamente la información financiera, la cual guía la toma de decisiones y generar un registro organizado de las transacciones de tu negocio. Este recurso crucial asegura un registro estructurado y eficaz de todas las transacciones financieras. La configuración de las cuentas contables en el catálogo es un proceso crítico para garantizar la precisión y eficiencia en la generación de informes financieros y la toma de decisiones estratégicas.
Modificación de Tipos de Cuenta y Visualización por Terceros
Para modificar el tipo de cuenta asignado, debes hacer clic en el menú de Contabilidad > Catálogo de cuentas > Ubica la cuenta contable > Editar > Selecciona el Tipo de cuenta correspondiente > Guardar. Existen dos tipos principales de cuentas:
- Cuenta de movimiento: al seleccionar esta opción, la cuenta contable está habilitada para que puedas seleccionarla en cualquier documento o transacción, de esta forma podrás ver el saldo específico en su Movimiento de cuenta contable. La gestión precisa de cuentas contables de tipo Movimiento es fundamental para registrar las transacciones diarias de manera efectiva, lo que permite obtener reportes exhaustivos sobre los movimientos de cada cuenta y sus respectivos terceros.
- Cuenta mayor: una vez selecciones esta opción, la cuenta contable no podrá ser asociada a ningún documento o transacción, de esta forma se alimentará de los movimientos de sus subcuentas, es decir, las cuentas contables con este tipo de cuenta no tendrá información detallada en su Movimiento de cuenta contable.
Una vez le asignes el tipo de cuenta correspondiente, es necesario que verifiques si deseas activar el campo correspondiente a Ver saldo de cuenta por terceros. Este campo permite ver el detalle de las cuentas contables por cada contacto en el reporte de Balanza de comprobación por tercero. Para ello, debes hacer clic en el menú de Contabilidad > Catálogo de cuentas > Ubica la cuenta contable > Editar > Activa el campo Ver saldo de cuenta por terceros > Guardar.
Lea también: Importancia Catálogo SAT
Es importante aclarar que la información que se observa en los diferentes reportes varía de acuerdo a la configuración del catálogo de cuentas que se genere. Si configuraste alguna cuenta contable con el Tipo de cuenta Cuenta mayor, podrás visualizar como en el Estado de situación financiera solo va a sumar el saldo de sus subcuentas. Por otro lado, si la cuenta contable fue configurada con el Tipo de cuenta Cuenta de movimientos, podrás visualizar el saldo correspondiente a las transacciones que se hayan generado con esa cuenta en específico. Activar el campo de Ver saldo de cuenta por terceros en tus cuentas contables te permitirá visualizar así el detalle de las transacciones por tercero en la Balanza de comprobación por tercero.
El catálogo de cuentas (COA) muestra las cuentas de contabilidad que almacenan sus datos financieros. Desde el COA, puedes abrir cada cuenta de contabilidad y agregar o cambiar la configuración. Puedes eliminar una cuenta contable. En la página Configuración de contabilidad, la casilla Bloquear eliminación de cuentas de mayor funciona junto con la fecha en el campo Comprobar la cuenta del L/M tras eliminación para actuar como una validación adicional. Si activas la opción Bloquear eliminación de cuentas de contabilidad no puedes eliminar cuentas que tengan movimientos después de la fecha en el campo Comprobar eliminación de cuenta después de.
Gestión de Cuentas Bancarias para Acreedores de la Administración Pública (Ejemplo: Junta de Andalucía)
Si eres acreedor de la Junta de Andalucía por ser proveedor de un bien o servicio, o por tener derecho a percibir una beca o ayuda, deberás dar de alta al menos una cuenta bancaria de la que seas titular. También puedes consultar el mantenimiento de las cuentas bancarias en la Junta de Andalucía.
Procedimientos para el Alta de Cuentas Bancarias
- De forma electrónica: Accede con tu certificado electrónico a la Oficina Virtual de la Consejería de Economía, Hacienda, Fondos Europeos y Diálogo Social y sigue los pasos que se indican.
- De forma presencial: Solo válido para las personas físicas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración. Presenta una solicitud en cualquier oficina de asistencia en materia de registros de la Junta de Andalucía (o en los demás lugares y formas previstos en la Ley 39/2015) con destino a la Dirección General de Tesorería y Deuda Pública.
La solicitud debe contener, además de los datos identificativos de la persona física que la presenta, el IBAN de la cuenta que se desea dar de alta y debe indicarse si se autoriza o no a la Administración a verificar la titularidad de la cuenta. Si se autoriza esa verificación no es necesario acompañar ninguna documentación, pero, en caso contrario, debe presentarse junto con la solicitud un documento que acredite la titularidad de la cuenta cuyo alta se solicita.
Conceptos Fiscales: Pagos a Cuenta de Terceros y el Complemento CFDI 4.0
El concepto de Pagos a cuenta de terceros suele confundirse con el uso del Complemento de pago por cuenta de terceros, que debe llevar algunos comprobantes fiscales en casos muy específicos. Aunque pudieran parecer conceptos similares, se refieren a dos hechos distintos que aplican en diferentes circunstancias. Te explicamos en qué consiste cada uno de ellos, en qué ocasiones aplican, e incluso cómo pueden ser deducibles de impuestos.
Lea también: Todo sobre el Catálogo de Claves del SAT
Erogaciones a Través de Terceros (Pagos a Cuenta de Terceros)
También conocidas como pagos a cuenta de terceros, se refiere a los casos en que una tercera persona realiza pagos a nombre de otra persona, física o moral. Por ejemplo, trabajadores, notarios, agentes aduanales, prestadores de servicios externos, que efectúan estas operaciones a nombre de sus patrones o clientes. Para que este procedimiento se encuentre dentro de los parámetros establecidos en las normas fiscales, deben seguirse ciertos procedimientos:
- Una persona física o moral proporciona dinero a terceros: un trabajador o prestador de servicios, que realizará pagos a su nombre.
- El tercero tiene como plazo, hasta el último día del mes, correspondiente al ejercicio en el que se hizo el depósito para poder gastarlo.
- Esta persona adquiere bienes, productos o contrata servicios a nombre de un tercero.
- Paga con una tarjeta o cuenta asociada a su nombre. Sin embargo, solicita un CFDI a nombre de la persona física o moral a quien representa.
- Finalmente, en caso de tratarse de un prestador de servicios, este debe emitir un CFDI de ingreso, para el cobro de sus servicios y le agrega el "Complemento. Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros", donde se especifica:
- La cantidad de dinero que recibió.
- Las erogaciones realizadas a cuenta del contribuyente.
- Los comprobantes que respaldan dichas erogaciones.
- Los remanentes reintegrados al contribuyente.
En el caso en que los terceros realizan las erogaciones, pero los recursos les sean entregados posteriormente:
- El tercero realizará la erogación y solicita un CFDI a nombre del contribuyente.
- Para este caso, el contribuyente tiene derecho a la acreditación del IVA, pero el tercero no.
- El reintegro debe realizarse por cheque nominativo o mediante traspasos a sus cuentas por instituciones de crédito o casas de bolsa.
Deducción de Pagos Realizados por Terceros
Los pagos realizados por terceros a nombre de un contribuyente sí pueden deducirse, pero es necesario que se realicen los procedimientos que revisamos previamente:
- Deben existir los comprobantes fiscales correspondientes, a nombre del contribuyente que busca hacer las deducciones.
- Emitir los cheques nominativos, o traspasos a cuenta del tercero, a través de instituciones de crédito o casas de bolsa.
De acuerdo con la normativa, estas deducciones no son aplicables cuando se trata de contribuciones, viáticos o gastos de viaje.
Complemento Concepto por Cuenta de Terceros (CFDI 4.0)
Con la nueva versión del CFDI 4.0, también se utiliza un "Complemento concepto por cuenta de Terceros", que deben utilizar los contribuyentes cuando "actúen como comisionistas o que presten servicios de cobranza, podrán expedir CFDI a nombre y por cuenta de los comitentes o prestatarios con los que tengan celebrado el contrato de comisión o prestación de servicios de cobranza, respecto de las operaciones que realicen en su calidad de comisionistas o prestadores de servicios de cobranza".
Esto se da cuando una empresa de cobranza recibe pagos a nombre de su cliente, en situaciones en las que:
- Debe emitir el CFDI con complemento de Terceros.
- Una vez que recibe el cobro a nombre de quien lo contrató, emite un CFDI de pagos a nombre de su cliente. Este comprobante debe relacionarse a la factura que se liquida.
- Posteriormente, el comisionista emite a su cliente un CFDI por el servicio de cobranza.
Recomendaciones Fiscales
Para gestionar de forma correcta todos tus pagos y los conceptos fiscales relacionados con terceros, te sugerimos:
- Acercarte a asesores contables, para conocer más a detalle sobre el tema.
- Conocer los pormenores de las reglas que aplican en cada caso.
- Llenar los elementos del CFDI y sus complementos de acuerdo con los datos solicitados.
Modificación de Beneficiarios en Servicios Financieros
Los beneficiarios son las personas que reciben los fondos disponibles o sumas aseguradas de servicios financieros como seguros o cuentas bancarias en caso de fallecimiento de titular. El sistema proporcionará el documento ‘Anexo de designación de beneficiario al contrato de depósito a la vista cuyo número de cuenta se precisa en este documento’, en el cual se podrá verificar el nombre y porcentaje de cada beneficiario.
En el caso de los beneficiarios de seguros, la modificación puede realizarse vía telefónica, marcando el número 01 (55) 1102 0000. Es necesario tener a la mano la póliza del seguro en cuestión. En el menú telefónico se debe elegir la opción Consultas, cambios y servicios. Dentro de esta opción, seleccionar el seguro del que se desean actualizar los beneficiarios según las siguientes opciones: Seguro de auto, Vida y Familia Segura, Hogar Seguro y Meta Segura.