Los cheques nos permiten realizar pagos y cobros de dinero a través de un documento en papel que sustituye al montón de billetes o monedas o al pago con tarjeta. Debemos acudir a la entidad bancaria para cobrar un cheque cuando este ya esté habilitado mediante la fecha que se le asigna. Aunque el banco nos entregue la cantidad de dinero que indica el cheque, esta acción no da muestra de que el cheque haya sido compensado. Entonces, el cheque se considera compensado una vez que la entidad bancaria emisora lo verifica, contrasta la información y finalmente aprueba el pago previa comprobación de que en la cuenta bancaria de la persona o empresa que ha extendido el cheque se cuenta con los fondos necesarios para poder hacer el abono. En este momento, cuando el cheque ya está comprobado, el dinero puede ser transferido al banco acreedor. El SNCE se estructura en varios subsistemas que las entidades bancarias utilizan para intercambiar la información referente a los pagos, lo que hace que las operaciones finalmente se compensen. Sin embargo, no siempre el proceso de compensación es exitoso, y los cheques pueden ser rechazados o devueltos por diversas razones.
Además de los cheques físicos, las transferencias electrónicas a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) son un método habitual con el que las empresas y las personas envían o reciben dinero electrónicamente. En 2022, se hicieron 30,000 millones de transferencias de ACH por un valor de más de USD 76 billones. A pesar de lo conveniente, rentable y popular que es este método de pago, sigue siendo bastante común que se rechacen las transferencias ACH. Cuando una transferencia ACH no se puede procesar, la red ACH envía un «código de rechazo» o «código de devolución» en el que se explica por qué no se completó la transferencia. Puede deberse a algo tan sencillo como un número de cuenta incorrecto o a algo tan complejo como las reglas y restricciones que las instituciones financieras imponen a este tipo de transacciones. Cuando se producen rechazos de ACH, es importante que las empresas sepan qué salió mal para evitar problemas futuros y mantener la confianza y la satisfacción de la clientela.
¿Qué son las Transferencias ACH y su Importancia?
Las transferencias a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) son una forma de transferencia electrónica de dinero que envía fondos entre distintas instituciones financieras. Estas transacciones generalmente se procesan de forma masiva y se rigen por las reglas establecidas por la Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas (Nacha) en los Estados Unidos. Las transferencias ACH son un método de pago confiable, rentable y versátil que las empresas estadounidenses han adoptado ampliamente. Si bien tienen ciertas limitaciones, los beneficios suelen superar los inconvenientes, especialmente en lo que respecta a la eficiencia operativa y la gestión de costos.
Características de las Transferencias ACH
- Rentabilidad: las transferencias ACH cuestan menos que las transferencias electrónicas y las transacciones con tarjeta de crédito. Por este motivo, las empresas que pretenden reducir los gastos operativos suelen elegir las transferencias ACH.
- Versatilidad: estas transferencias pueden usarse para diversos fines, por ejemplo, el depósito directo de nóminas y los pagos recurrentes, como las suscripciones y los pagos a proveedores.
- Procesamiento por lotes: a diferencia de las transacciones en tiempo real, las transferencias ACH generalmente se procesan en lotes, lo que normalmente ralentiza la acreditación de fondos, que suele demorar hasta tres días hábiles.
- Tipos: las transferencias ACH se pueden dividir en pagos con débito ACH y pagos con crédito ACH. Los débitos ACH le permiten a una empresa retirar dinero de otra cuenta, a menudo con autorización previa. A través de los pagos con crédito ACH, las empresas pueden depositar dinero en una cuenta, por ejemplo, para el pago de nóminas y a los proveedores.
¿Por qué se Rechazan los Cheques y las Transferencias ACH?
Se trata de cheques que el banco emisor no puede procesar y que, por tanto, rechaza y devuelve al banco que presentó el cheque para su pago. Acabará pagando muchas comisiones, incluidas las comisiones por falta de fondos si usted es el emisor o una comisión por cheque devuelto si usted es el receptor. Se impone una comisión por falta de fondos cuando un banco devuelve un cheque sin pagar.
Los rechazos de ACH pueden ocurrir por distintos motivos que generalmente entran en una de estas cinco categorías: errores administrativos; problemas de autorización; insuficiencias financieras; limitaciones de tiempo y procesamiento; o gestión de riesgos y cumplimiento de la normativa. Cada categoría supone una serie particular de desafíos y requiere soluciones concretas.
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Errores Administrativos
Estos errores son algunos de los motivos más comunes de rechazo:
- Información incorrecta de la cuenta: uno de los motivos más comunes de rechazo de ACH es el de los números de cuenta o de enrutamiento incorrectos. Si alguno de los dos es incorrecto, la transacción no se realizará.
- Cuentas cerradas o inexistentes: si una cuenta se cerró o nunca existió, la transacción ACH se rechazará con códigos específicos como R02 o R03.
- Falta de coincidencia en el tipo de cuenta: algunas transacciones ACH requieren un tipo específico de cuenta, como una cuenta de empresa o una de ahorro. Si no hay coincidencia, la transferencia no se realizará.
Problemas de Autorización
La falta o disputa de autorización es una causa frecuente de rechazo:
- Falta de autorización previa: para que se realice un débito ACH, el titular de la cuenta generalmente debe dar una autorización previa. Si no se da dicha autorización, se rechazará la transacción.
- Autorización revocada: en ocasiones, un cliente o socio comercial puede revocar una autorización de débito que ya había otorgado. En tales casos, se rechazarán las transacciones ACH posteriores.
- Disputas de autorización corporativas: en el contexto de las transacciones corporativas, si una entidad informa que un débito o crédito ACH no está autorizado, la transacción se marcará y rechazará.
Problemas Financieros
La disponibilidad de fondos es un factor crítico:
- Fondos insuficientes: uno de los motivos más claros por el que ocurre un rechazo de ACH es la falta de fondos en la cuenta en la que se va a efectuar el cargo. Esto activará un código R01.
- Fondos sin cobrar: es posible que haya fondos en una cuenta que aún no se hayan acreditado ni cobrado, lo que activa un código de rechazo R09.
- Orden de suspensión de pago: los titulares de las cuentas tienen derecho a emitir una orden de suspensión de pago para transacciones específicas. Cuando se emita una orden de este tipo, se rechazará cualquier débito ACH correspondiente.
Limitaciones de Tiempo y Procesamiento
Los tiempos y límites de procesamiento también pueden llevar a rechazos:
- Ingresos antiguos o vencidos: en algunos casos, las transacciones ACH tienen un período limitado durante el cual pueden procesarse. Si se envían demasiado tarde, se pueden rechazar.
- Superación de los límites de transacción: las cuentas individuales y las de empresas pueden tener diferentes límites en los importes que pueden transferir. Nacha aumentó el límite de pagos ACH en el mismo día a USD 1 millón por pago en 2022. Si se superan estos límites, se rechazará la transacción.
- Problemas de origen: a veces, puede que el problema no esté en la cuenta receptora, sino en la Institución Financiera Depositaria de Origen (ODFI). Si esta institución solicita la devolución de un ingreso por algún motivo, no se llevará a cabo la transacción.
Gestión de Riesgos y Cumplimiento de la Normativa
Las instituciones financieras aplican rigurosos controles para asegurar la seguridad y el cumplimiento:
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- Sospecha de fraude: las instituciones financieras monitorean continuamente las actividades sospechosas. Toda transacción ACH que se marca como potencialmente fraudulenta se rechazará para evitar transacciones no autorizadas.
- Incumplimiento de la normativa: el incumplimiento de las pautas de Nacha u otras normas reglamentarias también puede dar lugar a rechazos. Aquí se incluyen los fallos en el cifrado de extremo a extremo o el incumplimiento de los protocolos de autenticación de dos factores.
Comprender estos motivos puede ayudar a las empresas e instituciones financieras a perfeccionar los procesos de las transacciones ACH, mejorar la resolución de problemas, resolver problemas con mayor rapidez y, en general, mantener el buen funcionamiento.
Códigos de Rechazo y Devolución ACH Comunes
Los códigos de rechazo y de devolución de ACH son inevitables cuando aceptas transferencias bancarias como método de pago. Antes de ahondar en los códigos específicos, analicemos algunos términos clave que conviene conocer:
- Ingreso: el envío de cualquier transacción ACH
- Devolución: cuando se devuelve un ingreso a la ODFI después de haberse aceptado para su procesamiento
- Rechazo: cuando nunca se aceptó un ingreso en la red ACH para su procesamiento en primer lugar
- ODFI: Institución Financiera Depositaria de Origen (Originating Depository Financial Institution) que envía las transacciones ACH
- RDFI: Institución Financiera Depositaria Receptora (Receiving Depository Financial Institution) que recibe las transacciones ACH
R01 - Fondos insuficientes
- Descripción: no hay fondos suficientes en la cuenta para cubrir la transacción.
- Prevención: monitorizar los saldos de las cuentas con regularidad y configurar alertas de saldo bajo.
- Acción: comunicarse con el titular de la cuenta para abordar el problema y enviar la transacción una vez que haya fondos disponibles.
R02 - Cuenta cerrada
- Descripción: el titular de la cuenta cerró la cuenta a la que se quiere acceder.
- Prevención: confirmar el estado de la cuenta antes de iniciar las transacciones.
- Acción: obtener información de la nueva cuenta del titular de la cuenta y actualizar los registros.
R03 - Cuenta inexistente o que no se puede localizar
- Descripción: el número de cuenta o la información de enrutamiento no coinciden con ninguna cuenta de la RDFI.
- Prevención: verificar los números de cuenta antes de iniciar las transacciones.
- Acción: solicitar la información correcta de la cuenta a la persona destinataria.
R04 - Número de cuenta no válido
- Descripción: el número de cuenta facilitado con una transacción es incorrecto porque no tiene los dígitos correctos, no pasa la validación digital o no coincide con los números de cuenta de la RDFI.
- Prevención: validar los números de cuenta según una estructura predefinida.
- Acción: obtener el número de cuenta correcto y volver a enviar la transacción.
R05 - Débito no autorizado a la cuenta del consumidor mediante el código SEC corporativo
- Descripción: se usó un código corporativo de clase de entrada estándar (SEC) de forma incorrecta para una cuenta de consumidor.
- Prevención: garantizar el uso de los códigos SEC adecuados para el tipo de transacción.
- Acción: corregir el código SEC y volver a enviar la transacción.
R06 - Devolución de acuerdo con la solicitud la ODFI
- Descripción: la ODFI devolvió la transacción por varios motivos.
- Prevención: confirmar los detalles de la transacción antes de enviarla.
- Acción: comunicarse con la ODFI para determinar el problema y decidir los pasos que se tomarán a continuación.
R07 - Autorización revocada por el cliente
- Descripción: el cliente revocó la autorización de la transacción.
- Prevención: mantener las autorizaciones actualizadas y comunicarse con los clientes.
- Acción: no volver a enviar sin una nueva autorización.
R08 - Pago suspendido
- Descripción: el titular de la cuenta emitió una orden de suspensión de pago en esta transacción específica. Este código es la norma general para la mayoría de los pagos suspendidos, con la excepción de las suspensiones en un documento de origen o los ingresos de cheques enviados de nuevo (RCK), también denominados cheques devueltos, que tienen códigos específicos.
- Prevención: confirmar la autorización y los detalles del pago con el titular de la cuenta.
- Acción: comunicarse con el titular de la cuenta para resolver el problema.
R09 - Fondos sin cobrar
- Descripción: la cuenta puede tener depósitos que aún no se han liquidado, lo que resulta en fondos insuficientes para la transacción.
- Prevención: tener en cuenta los plazos de compensación de depósitos.
- Acción: volver a enviar la transacción una vez que se hayan cobrado los fondos.
R10 - Aviso del cliente de no autorización
- Descripción: el cliente ha indicado que no autorizó la transacción.
- Prevención: garantizar que la transacción esté autorizada antes de iniciarla.
- Acción: no volver a enviar la transacción sin obtener una nueva autorización.
R11 - Devolución de ingreso por truncamiento de cheque
- Descripción: se produjo un error de truncamiento (liquidación de cheque) por diversos motivos según la política del banco.
- Prevención: confirmar los datos del cheque antes del truncamiento.
- Acción: consultar con el banco para obtener más información y repetir el proceso si es necesario.
R12 - Cuenta vendida a otra RDFI
- Descripción: el cliente cambió de banco y la cuenta se transfirió a otra RDFI.
- Prevención: actualizar la información de la cuenta con regularidad.
- Acción: pedirle al cliente los nuevos datos bancarios y actualizar los registros.
R13 - Número de enrutamiento ACH no válido
- Descripción: el número de enrutamiento ACH es incorrecto.
- Prevención: verificar los números de enrutamiento antes de iniciar las transacciones.
- Acción: actualizar el número de enrutamiento y volver a enviar la transacción.
R14 - Fallecimiento del representante del beneficiario o incapacidad de seguir desempeñando esa función
- Descripción: el representante del beneficiario falleció o no puede desempeñar su función.
- Prevención: llevar un seguimiento del representante del beneficiario y su situación.
- Acción: obtener un nuevo representante para el beneficiario y actualizar los registros.
R15 - Fallecimiento del beneficiario o titular de la cuenta
- Descripción: el beneficiario o titular de la cuenta falleció.
- Prevención: actualizar la información del titular de la cuenta y del beneficiario con regularidad.
- Acción: cesar las transacciones y consultar con los sucesores o con el nuevo titular de la cuenta.
R16 - Cuenta bloqueada
- Descripción: la cuenta está bloqueada debido a una acción legal o a una política del banco.
- Prevención: llevar un registro de los asuntos legales relacionados con las cuentas.
- Acción: comunicarse con la institución financiera para obtener detalles y soluciones.
R17 - Criterios de edición de registros
- Descripción: los ingresos contienen formatos o datos no válidos, por lo que la RDFI puede interpretar que la transacción se inició en circunstancias cuestionables.
- Prevención: validar cada campo del ingreso antes del envío.
- Acción: corregir el ingreso y volver a enviar la transacción.
R18 - Fecha de entrada en vigencia incorrecta
- Descripción: la transacción se inició con una fecha de entrada en vigencia incorrecta, que es la fecha en la que la ODFI quiere que se realice la transacción.
- Prevención: verificar las fechas de entrada en vigencia antes del envío.
- Acción: corregir la fecha y volver a enviar la transacción.
R19 - Error en el campo «Importe»
- Descripción: el importe introducido en el campo «Importe» no es válido.
- Prevención: validar los importes antes del envío.
- Acción: corregir el importe y volver a enviar la transacción.
R20 - Cuenta no apta para transacciones
- Descripción: las políticas o normativas impiden las transacciones ACH en esta cuenta.
- Prevención: confirmar los tipos de cuenta antes de iniciar las transacciones.
- Acción: usar una cuenta o un método de pago alternativos.
R21 - Identificación de la empresa no válida
- Descripción: la información de identificación de la empresa es incorrecta o no está actualizada, normalmente debido a un error de tipeo al introducirla.
- Prevención: validar la identificación de la empresa antes de iniciar las transacciones.
- Acción: actualizar la identificación de la empresa y volver a enviar la transacción.
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