El finiquito por renuncia es la presentación formal de la salida laboral de un trabajador de una empresa, motivada por diversas razones, como la búsqueda de nuevas oportunidades o la insatisfacción en el puesto actual. A menudo, este proceso genera inquietud en los empleados, quienes desconocen los derechos y las prestaciones que les corresponden al momento de su retiro. Un finiquito representa los pagos por separación de las prestaciones devengadas o ganadas por el tiempo laborado. Es fundamental comprender que un dato incorrecto en el CFDI de nómina, especialmente en un finiquito, puede generar diferencias, ajustes y trabajo adicional para la empresa, y en casos más graves, ser objeto de revisión por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Componentes Clave del Finiquito
Al calcular un finiquito, se deben considerar diversas prestaciones que corresponden al trabajador. Entre las más comunes se encuentran:
- El aguinaldo, el cual se calcula con el salario diario por los días de aguinaldo que otorga la empresa.
- El adeudo de vacaciones, que se determina multiplicando el salario diario por los días restantes y dividiéndolo entre 365.
- Otras percepciones y deducciones pueden incluir días de vacaciones pagadas, prima de antigüedad, ISR ajustado por subsidio, subsidio entregado que no correspondía, subsidio entregado de menos, ajuste en subsidio para el empleo y ajuste al subsidio causado.
Es importante destacar que, al momento de firmar una carta de renuncia, el trabajador indica su conformidad de retiro de la empresa, lo que implica que no se puede reclamar una indemnización por despido. Conceptos como INFONAVIT, FONACOT y préstamos se calcularán de acuerdo con las incidencias permanentes capturadas al trabajador y las fechas registradas en el sistema de nómina.
La Importancia del CFDI en el Finiquito para el SAT
Cada CFDI emitido y recibido constituye un registro preciso de la actividad económica de una empresa. La correcta emisión del CFDI de finiquito es vital para asegurar el cumplimiento fiscal y evitar inconsistencias que puedan ser señaladas por el SAT. Las listas negras del SAT son una herramienta clave para fortalecer el cumplimiento fiscal, y un CFDI mal emitido o con datos erróneos podría acarrear consecuencias negativas.
Timbrado de Finiquitos y la Generación de Múltiples CFDI
Una particularidad importante en el timbrado de finiquitos o finiquitos con indemnización es que, en la mayoría de los sistemas, se generan automáticamente dos recibos CFDI. Esto se debe a los lineamientos definidos en el apartado "Tipo de Régimen" de la Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento:
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- El primer CFDI se emite para timbrar las percepciones y deducciones correspondientes a una nómina normal, como sueldos y salarios, vacaciones y prima vacacional. Este se timbra con el régimen configurado al trabajador en el catálogo de empleados del sistema.
- El segundo CFDI contiene las percepciones y deducciones que corresponden específicamente a los pagos por separación o indemnización. Para este recibo, el sistema asigna automáticamente el tipo de régimen "13 Indemnización o separación", el tipo de contrato 99 y el tipo de nómina "Extraordinaria".
Cuando se tienen conceptos de indemnización, el sistema realiza automáticamente la asignación de los datos para el timbrado con el tipo de Régimen 13, sin necesidad de configuración adicional. Además, se deben cumplir las reglas consideradas en la matriz de validaciones de llenado de CFDI de nóminas, para el tipo de contrato 99. Es relevante mencionar que el timbrado de la nómina se realiza mediante Layouts XML generados con las etiquetas necesarias. Para el caso de nóminas extraordinarias, el SAT señala que se puede señalar como Fecha Inicial Pago y Fecha Final Pago la misma, es decir, la del día en que se realice el pago al trabajador.
Consideraciones para el Registro del Subsidio al Empleo y Otros Conceptos
El procedimiento también detalla cómo registrar el subsidio al empleo que se haya entregado en los pagos por sueldos en periodos menores a un mes y, si fuera el caso, cómo proceder si al realizar el cálculo mensual de subsidio se determina que no correspondía subsidio al empleo. Asimismo, es crucial estar al tanto de las actualizaciones en el catálogo de percepciones; por ejemplo, en lo que respecta a la clave 047 "Alimentación", su descripción vigente sería “Alimentación diferentes a los establecidos en el Art."
Proceso de Emisión de CFDI de Finiquitos en Sistemas de Nómina (Ejemplo Contadigital®)
La emisión de CFDI de finiquitos requiere precisión y el uso de sistemas adecuados. Soluciones digitales como Edifact, con su sistema de nómina N3000, o Contadigital®, ofrecen herramientas para el timbrado de finiquitos. A continuación, se detalla el proceso general en Contadigital®:
Finiquito sin Indemnización en Contadigital®
- Asegúrate de que en el catálogo de percepciones y deducciones tengas creadas las siguientes percepciones: Días de vacaciones pagadas (P) 022, Prima antigüedad, ISR ajustado por subsidio (O) 007, Subsidio efectivamente entregado que no correspondía (O) 008, Subsidio para el empleo (O) 002, Ajuste en subsidio para el empleo (D) 071 y Ajuste al subsidio causado (D) 107. Adicionalmente, debes tener creadas las percepciones y deducciones adicionales que deseas agregar en las pestañas "Otras percepciones" y "Otras deducciones".
- Ve al menú "Nóminas", selecciona "Elaborar nómina" y haz clic en el botón "Nueva". Para crear este tipo de nómina, debes seleccionar los parámetros "Extraordinaria" (debido a que no es una nómina habitual) y "Otra periodicidad" (ya que no es recurrente). El sistema por default agrega 0.001 días al seleccionar otra periodicidad, sin embargo, el número de días puede ser modificado como máximo hasta 10 días al ser una nómina extraordinaria de otra periodicidad. El SAT señala que "Para el caso de nóminas extraordinarias, se puede señalar como Fecha Inicial Pago y Fecha Final Pago la misma, es decir la del día en que se realice el pago al trabajador."
- Una vez creada la nómina, descarga la plantilla "Para calcular nómina y timbrar". Verifica la fecha de baja del trabajador, ya que el sistema colocará por default la fecha del día. INFONAVIT, FONACOT y préstamos se calcularán de acuerdo con las incidencias permanentes capturadas al trabajador y las fechas descargadas en la parte superior de la plantilla. El ISR (subsidio empleo) del periodo se ajustará automáticamente si agregas otras prestaciones gravadas o modificas prestaciones como días devengados.
- Rellena únicamente las celdas en color gris que correspondan. Siempre: la columna CLAVE de la percepción "Vacaciones" (es la clave del sistema, no la del SAT). Si aplican: la columna CLAVE de la percepción "Prima de antigüedad" (solo la calculará el sistema si el trabajador tiene 15 años o más de antigüedad). La clave y el importe exento o gravado en las pestañas "Otras percepciones" y/o "Otras deducciones", solo deberán llenarse en caso de tener una prestación o deducción adicional, por ejemplo: bono, compensación, horas extra o descuento extra a los detallados. Si modificaste las claves de las percepciones/deducciones que el sistema genera por default, deberás agregar las que correspondan a tus percepciones, ya que en la plantilla se descargan las claves del catálogo default.
- Una vez completados los datos y verificados los importes, guarda la plantilla e importa el archivo a Contadigital® en la misma opción donde lo descargaste. Si la plantilla se subió exitosamente, puedes continuar con el proceso habitual de timbrado de nómina (Autorizar y timbrar).
Finiquito con Indemnización en Contadigital®
- Asegúrate de que en el catálogo de percepciones y deducciones tengas creadas las percepciones de "Días de vacaciones pagadas" y aquellas que correspondan a la indemnización. La clave interna de cada percepción es sugerida, pero puede ser asignada libremente por el usuario.
- Ve al menú "Nóminas", selecciona "Elaborar nómina" y haz clic en el botón "Nueva". Para crear este tipo de nómina, debes seleccionar los parámetros "Finiquito con indemnización", "Extraordinaria" y "Otra periodicidad". El sistema por default agrega 0.001 días al seleccionar otra periodicidad, sin embargo, el número de días puede ser modificado como máximo hasta 10 días al ser una nómina extraordinaria de otra periodicidad. El SAT señala que "Para el caso de nóminas extraordinarias, se puede señalar como Fecha Inicial y Fecha Final la misma, es decir, la del día en que se realice el pago al trabajador."
- Una vez creada la nómina, descarga la plantilla "Para calcular nómina y timbrar". Verifica la fecha de baja del trabajador, ya que el sistema colocará por default la fecha del día. INFONAVIT, FONACOT y préstamos se calcularán de acuerdo con las incidencias permanentes capturadas al trabajador y las fechas descargadas en la parte superior de la plantilla. El ISR (subsidio empleo) del periodo se ajustará automáticamente si agregas otras prestaciones gravadas o modificas prestaciones como días devengados.
- Rellena únicamente las celdas en color gris que correspondan. Siempre: la columna CLAVE de la percepción "Vacaciones devengadas no disfrutadas", la columna CLAVE de la percepción "Prima de antigüedad" (cuyo importe es calculado automáticamente por el sistema) y la columna CLAVE de la percepción INDEMNIZACIÓN 3 MESES (también calculada automáticamente por el sistema). Si aplican: la clave y el importe exento o gravado en las pestañas "Otras percepciones" y/o "Otras deducciones", las cuales solo deberán llenarse en caso de tener una prestación o deducción adicional. Si modificaste las claves de las percepciones/deducciones que el sistema genera por default, deberás agregar las que correspondan a tus percepciones, ya que en la plantilla se descargan las claves del catálogo default.
- Una vez completados los datos y verificados los importes, guarda la plantilla e importa el archivo a contaDIGITAL® en la misma opción donde lo descargaste. Si la plantilla se subió exitosamente, puedes continuar con el proceso habitual de timbrado de nómina (Autorizar y timbrar).
Finiquito dentro de una Nómina Ordinaria
En caso de querer otorgar el finiquito dentro de una nómina ordinaria, se requiere:
- Calcular los importes a pagar por el "Finiquito/Liquidación" manualmente.
- Crear la nómina con "Tipo de nómina" ordinaria y con la "Periodicidad" que corresponda. En este caso, al encontrarse pagando el último periodo trabajado y el finiquito, se podrá indicar en "Días" solamente el número de días trabajados de la quincena.
- Dar clic en el botón "Calcular".
- Generar la plantilla "Para pegar datos y timbrar" seleccionando la opción "Con información previamente subida".
- Capturar los importes que correspondan al pago por separación (calculados en el paso 1) de forma manual; una vez finalizado debe guardar su plantilla. No olvides capturar de igual forma el complemento de nómina INDEMNIZACIÓN que vienen al final de la plantilla (hacia la derecha, aparece en encabezado con sombreado color rosa), el cual incluye: total pagado, años de servicio, último sueldo, ingreso acumulable e ingreso no acumulable.
- Importar la plantilla guardada, descargar el resumen de validación, autorizar y timbrar la nómina.
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