Si eres emprendedor o dueño de empresa, debes conocer a detalle sobre el Comprobante Fiscal Digital por Internet o factura electrónica establecido por el Sistema de Administración Tributaria de México. Este documento te ayuda a agilizar las distintas operaciones que realices con tu cliente y ordenar las transacciones de tu negocio. Descubre más en este artículo.
¿Qué es un CFDI?
Un CFDI es un Comprobante Fiscal Digital que se emite a través de Internet. Es generado por el contribuyente a través de una aplicación informática. En otras palabras, son facturas electrónicas o documentos electrónicos en formato XML que deben llevar un “Timbrado”, elemento que agrega un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para darle validez.
La factura electrónica es la representación digital de un Comprobante Fiscal, apegada a los estándares de seguridad definidos por el SAT en el Anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal. Puede ser generada, transmitida, almacenada y enviada, utilizando medios electrónicos. Cuenta con un sello digital que garantiza su origen, autenticidad y validez ante el SAT.
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica utilizada en México para registrar operaciones fiscales ante el SAT. Los CFDI se emiten cuando se realiza una operación entre dos partes, pueden ser personas físicas o morales. El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es un documento en formato XML, que también se puede visualizar en PDF, donde se detallan los ingresos, egresos y retenciones de contribuciones de los contribuyentes que utilizan la facturación electrónica. Este documento desarrollado por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) de México es aplicable tanto para personas morales como para personas físicas.
Un ejemplo de CFDI es una factura electrónica de ingreso que recibes al pagar un producto en una tienda o por un servicio profesional.
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Proceso de Emisión y Validación del CFDI
Una vez generado, el CFDI se envía a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para ser validado, se le asigne un folio fiscal y se le incorpore el Sello Digital del SAT. A través de MYSuite puede realizarse la emisión y certificación de cualquier CFDI (Comprobante Fiscal Digital), ya que contamos con la autorización del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para generarlos, validarlos, asignarles el folio fiscal e incorporarles el sello digital.
Características y Seguridad del CFDI
El CFDI está hecho bajo estándares técnicos de seguridad internacional y por sus características garantiza:
- Integridad: Esto indica que la información contenida en este documento es imposible de manipular sin que quede registro rastreable, debido a que el formato o archivo XML arroja cuándo se realizó la última modificación.
- Autenticidad: Debido al Certificado de Sello Digital (CSD) se puede verificar la identidad del portador.
- Verificable: Todos los movimientos que se realicen en este documento quedan registrados.
- Único: Cada CFDI cuenta con un identificador exclusivo asignado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y esto lo hace único.
Su seguridad cuenta con varios candados, ya que se requieren los documentos de la e.firma y la contraseña para hacer uso de ellos, además del certificado de sello digital. Con esto es perfectamente identificable quién recibe y quién emite un comprobante fiscal digital.
Tipos de CFDI
Los principales Comprobantes Fiscales Digitales por Internet son:
- Comprobante de ingreso: En este tipo de comprobante se recogen los ingresos del contribuyente, sin importar la forma de pago que haya utilizado y el origen, que puede ir desde honorarios, enajenación de bienes y mercancías hasta prestación de servicios y arrendamientos. Se emiten principalmente en la prestación de servicios, enajenación de bienes o mercancías, arrendamiento o recibo de honorarios.
- Comprobante de egreso: Se emite cuando existe una devolución de mercancías o la anulación de un CFDI de ingreso. Se utiliza para registrar las bonificaciones, descuentos y deducciones. Además, se aplica para hacer correcciones o descontar un comprobante de ingresos o nota de crédito.
- Comprobante de traslado: Este CFDI se aplica para justificar la tenencia o posesión legal de mercancías que se van a trasladar por carretera.
- Comprobante de recepción de pagos: Este comprobante nos funciona para hacerle saber al SAT que una factura que aún no estaba pagada, ya lo está. Así tu cliente puede deducirla en su declaración de impuestos.
- Comprobante de nómina: Se emite por los pagos realizados en concepto de salarios, remuneraciones de sueldos y asimilados. En este caso se usa un timbrado para canalizar las aportaciones y cuotas ante organismos como IMSS e Infonavit, entre otros.
- Comprobante de retenciones e información de pago: Este tipo de comprobante se emite para justificar aquellas operaciones donde se realizan retenciones de impuestos, incluyendo pagos realizados a personas radicadas en el extranjero y las retenciones.
Una persona física puede emitir varios tipos de CFDI según su actividad, pero el más común es el CFDI de Ingreso, que se utiliza para registrar ventas de productos o servicios.
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CFDI 4.0: La Nueva Versión
A partir de enero de 2022 entró en vigor una nueva versión del comprobante fiscal llamada CFDI 4.0 y sustituye al anterior CFDI 3.3. Estas dos versiones podrán convivir simultáneamente hasta el 31 de diciembre de 2022, lo que indica que el uso de la factura electrónica 4.0 será obligatoria a partir del 1 de enero de 2023.
Este cambio impactó en los flujos de emisión de facturas, también en el CFDI de retenciones o complementos de pago, así como en carta porte o recibos de nómina, entre otros. La mayor parte de las Claves de Uso de CFDI de la modalidad de facturación anterior se conservan y son mínimos los cambios presentados para la nueva versión. Se elimina el uso «Por Definir», que con clave P01 en el catálogo, se empleaba cuando el uso no estaba aún determinado al momento de la emisión.
Además de los cambios en el Uso de CFDI, la resolución miscelánea fiscal (RMF) establece modificaciones en la clasificación de los impuestos aplicables a bienes y servicios:
- 06 - No objeto de IVA y sí objeto de IEPS.
- 07 - Sí objeto de IVA y no objeto de IEPS.
- 08 - No objeto de IVA ni de IEPS.
El Uso del CFDI
El uso de CFDI es una clave que indica la razón por la cual se emitió una factura electrónica. Este código determina si el gasto puede ser deducible fiscalmente. Al expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet deberá indicarse la clave de uso respectiva, de acuerdo con el Anexo 20 de la Guía de llenado publicada en el Portal del SAT.
En realidad, casi todos los contribuyentes usan las mismas claves porque se dedican a un negocio concreto, por lo que basta con saber la clave una sola vez. Para señalarlo, solo necesitas introducir la clave apropiada en la sección “Uso del CFDI”, siguiendo las indicaciones de tu destinatario. La clave que ayuda a categorizar el tipo de uso es necesaria porque el Sistema de Administración Tributaria considera que así se tiene un mejor manejo y administración de los comprobantes fiscales, permitiendo una correcta clasificación de las transacciones y facilitando la fiscalización por parte de la autoridad.
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En la versión 3.3 de CFDI, no era posible cancelar la factura una vez emitida, por lo que tampoco podía modificarse la clave o uso del. Esto derivaba en que, si el receptor daba un uso diferente al señalado en el campo «Uso del CFDI», le era imposible deducir impuestos si fuera el caso.
Requisitos y Elementos Clave del CFDI
En el artículo 29-A del CFF se establecen los requisitos que deben contener los comprobantes fiscales. El CFDI es un documento digital, en el que se genera un archivo con formato XML o Extensible Markup Language. Entre los elementos que debe contener se incluyen:
- Número de folio fiscal y el Certificado de Sello Digital (CSD), que se tramita en el portal del SAT, referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 del Código Fiscal, así como el sello digital del contribuyente que lo expide.
- Lugar y fecha de expedición.
- Clave del RFC del emisor a favor de quien se expida.
- Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
- Valor unitario consignado en número.
- Importe total consignado en número o letra.
- Precisar si se trata de un pago de contado o en cuotas.
- Impuestos por traslados.
- Forma de pago.
- Número y fecha del documento aduanero si es un caso de importación.
- La descripción: "Este documento es una representación impresa de un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet".
- Cadena original del complemento de certificación del SAT.
- Código QR.
Si el contribuyente tiene más de un local o establecimiento, debe indicar el domicilio fiscal con el que expide los comprobantes fiscales.
¿Para qué sirve el CFDI y cuáles son sus ventajas?
De acuerdo con su uso, el CFDI sirve para avalar una operación comercial entre un proveedor y su cliente. A su vez, establece una relación de compromiso entre ambos. Asimismo, permite comprobar los ingresos, egresos y retenciones de contribuciones de los contribuyentes. Las ventajas de su implementación incluyen:
- Menores costos.
- Almacenamiento.
- Avanzar en la transformación digital.
Puedes identificar tu CFDI revisando el archivo XML que recibes al hacer una compra o recibir un servicio.
Prácticas Incorrectas Relacionadas con el CFDI
Ahora bien, hay ocasiones en las que es necesario cancelar alguna factura emitida. Sin embargo, existen prácticas incorrectas que deben evitarse:
- No emitir la factura.
- No emitir el CFDI cuando hay pagos por anticipos.
- Negar la factura si no se solicitó en el momento de la transacción.
- Negar la factura si se pagó en efectivo.
- Obligar a que se indique el uso que se le dará a la factura.
- Establecer una forma de pago distinta a la que se recibió.
- Hacer que la persona genere la factura en un portal.
- Aumentar el precio al solicitar la factura. En algunos lugares acostumbran incrementar el precio de los productos o servicios si solicitas la factura, porque al total agregan el IVA.
- Exigir datos adicionales al RFC.
- Solicitar un correo electrónico de forma obligatoria.
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