Introducción a XML y sus Capacidades en Excel
XML es una tecnología diseñada para administrar y compartir datos estructurados en un archivo de texto legible para el usuario. XML sigue directrices estándar del sector y puede ser procesado por una amplia gama de bases de datos y aplicaciones. El uso de XML permite a los diseñadores de aplicaciones crear sus propias etiquetas, estructuras de datos y esquemas personalizados.
Microsoft Excel facilita la importación de datos XML (Lenguaje de marcado extensible) desde otras bases de datos y aplicaciones, la asignación de elementos XML de un esquema XML a las celdas de las hojas de cálculo y la exportación de datos XML revisados para la interacción con otras bases de datos y aplicaciones. Con XML y Excel, puede administrar libros y datos de maneras que antes resultaban imposibles o muy difíciles.
Gracias a las asignaciones XML, puede agregar, identificar y extraer con facilidad partes concretas de datos comerciales de los documentos de Excel. Por ejemplo, una factura que contenga el nombre y la dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último trimestre ya no tendrán que ser informes estáticos. Esto permite aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas existentes.
El estándar XML también define los archivos XLST (Lenguaje de transformación basado en hojas de estilo, .xslt), que se utilizan para aplicar estilos y transformar datos XML a diferentes formatos de presentación. Puede aplicar estas transformaciones antes de importar los archivos XML en Excel y después de exportarlos desde Excel. Si los archivos XSLT están vinculados a archivos de datos XML que importe en Excel, sí que tendrá la opción de aplicar o no el formato antes de agregar los datos a la hoja de cálculo, pero solamente si abre el archivo XML mediante el comando Abrir de Excel.
Trabajo con Asignaciones y Tablas XML en Excel
Conceptos Básicos de Asignación XML
Puede crear o abrir un libro en Excel, adjuntar un archivo de esquema XML (.xsd) al libro y, a continuación, usar el panel de tareas Origen XML para asignar elementos XML del esquema a celdas o tablas individuales. Cuando agrega un archivo de esquema XML (.xsd) al libro, está creando una asignación XML. En general, las asignaciones XML se utilizan para crear celdas asignadas y para administrar la relación entre las celdas asignadas y elementos individuales del esquema XML.
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Utilice el panel de tareas Origen XML para administrar asignaciones XML. Para abrirlo, en la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Origen.
Se pueden crear dos tipos de celdas asignadas: celdas de asignación única y celdas repetidas (que aparecen como tablas XML). Una celda de asignación única es una celda que se ha asignado a un elemento XML que no se repite. Para tener más flexibilidad al diseñar la hoja de cálculo, puede arrastrar las celdas asignadas a cualquier lugar de una hoja de cálculo y en cualquier orden, incluso uno distinto al del esquema XML. Una asignación XML solo puede contener un elemento raíz.
Uso de Tablas XML
Una tabla XML es una tabla de Excel que se ha asignado a uno o más elementos XML repetidos. El aspecto y la funcionalidad de las tablas XML son similares a los de las tablas de Excel. Al crear una tabla XML, los nombres de los elementos XML se utilizan automáticamente como encabezados de columna. Puede cambiarlos por cualquier encabezado de columna que desee.
Con las tablas XML, resulta sencillo importar, exportar, ordenar, filtrar e imprimir datos a partir de un origen de datos XML. Las tablas XML se basan en filas, es decir, se extienden desde el encabezado hacia abajo. Se pueden utilizar fórmulas en las columnas asignadas a elementos XML con un tipo de datos XSD (Definición de esquema XML) que Excel interprete como un número, una fecha o una hora.
Opciones de Configuración y Exportación
Si se selecciona la opción Combinar elementos automáticamente al asignar, Excel crea una tabla XML a partir de varios campos a medida que se colocan en la hoja de cálculo. Esta opción funciona siempre que los distintos campos se coloquen en la misma fila, uno junto al otro. Si se selecciona Mis datos tienen encabezados, los datos de encabezado existentes se usan como encabezados de columna para los elementos repetidos que asigne a la hoja de cálculo.
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Si importa datos XML sin haber agregado el esquema XML correspondiente para crear una asignación XML, Excel intentará deducir un esquema basándose en las etiquetas definidas en el archivo de datos XML. Cuando se trabaja con datos XML importados que tienen un esquema deducido, también es posible personalizar el panel de tareas Origen XML. No se puede exportar el esquema deducido de Excel como un archivo de datos de esquema XML (.xsd) independiente.
Para exportar datos XML, se exporta el contenido de las celdas asignadas de la hoja de cálculo. Excel sobrescribe los prefijos de los espacios de nombres existentes. Al nombre de espacio de nombres predeterminado se le asigna el prefijo ns0. Puede mostrar el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML (haga clic en Propiedades de la asignación en el grupo XML de la pestaña Programador) y, después, usar la opción Validar datos con el esquema para importar y exportar (activa de forma predeterminada) para especificar si Excel valida los datos con la asignación XML al exportar datos.
Los libros de Excel se pueden guardar en diversos formatos de archivo, como el archivo de formato XML abierto de Office habilitado para macros de Excel (.xlsm). Excel cuenta con un esquema XML definido que determina el contenido de un libro de Excel, incluidas las etiquetas XML que almacenan toda la información del libro, como los datos y las propiedades, y determina su estructura general. Las aplicaciones personalizadas pueden usar el archivo de formato XML de Office habilitado para macros de Excel.
Consideraciones de Seguridad
Las asignaciones XML y su información de origen de datos se guardan con el libro de Excel y no con una hoja de cálculo específica. Un usuario malintencionado puede ver esta información de asignación mediante una macro de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Si quiere seguir usando la información de asignación pero desea quitar la información de origen de datos que pueda ser confidencial, puede eliminar la definición del origen de datos del esquema XML del libro, y seguirá pudiendo exportar los datos XML. Si elimina una hoja de cálculo antes de eliminar una asignación, la información de la asignación sobre orígenes de datos y, posiblemente, otros datos confidenciales, seguirán estando guardados en el libro.
Gestión de CFDI XML y Optimización de Procesos
En el contexto de la facturación electrónica en México, la gestión eficiente de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en formato XML es crucial para empresas y profesionales. El manejo manual de estos documentos puede ser una tarea repetitiva y laboriosa, especialmente para quienes procesan grandes volúmenes.
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Por ejemplo, un despacho promedio maneja de 5 a 30 empresas, y con 50-500 empleados por cliente, el vaciado manual de XMLs es la tarea más repetitiva. Similarmente, en departamentos de RR.HH. o en industrias como las constructoras que manejan nóminas por proyecto con personal eventual, la necesidad de automatización es evidente. Está pensado para equipos que procesan muchos recibos por periodo, como despachos y RR.HH.
Existen soluciones que facilitan la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa, así como la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Usuarios Típicos y Escenarios de Uso de Soluciones XML
A continuación, se presenta una tabla que resume los usuarios y escenarios donde las soluciones de procesamiento XML son particularmente útiles:
| Usuario/Industria | Escenario de Uso Principal |
|---|---|
| Personas físicas y pequeñas empresas | Gestión básica de CFDI |
| Medianas empresas | Procesamiento de volúmenes moderados |
| Grandes empresas | Interconexión con sistemas ERP |
| Despachos | Procesamiento de CFDI para múltiples clientes (5-30 empresas) |
| Departamentos de RR.HH. | Emisión de recibos de nómina (50-500 empleados por cliente) |
| Constructoras | Gestión de nóminas por proyecto con personal eventual |
Herramientas para el Procesamiento de XML
Para abordar estos desafíos, existen herramientas diseñadas para procesar miles de archivos XML con su propio layout de Excel. Estas soluciones permiten usar su propio archivo Excel como plantilla, ofrecen una interfaz gráfica para asignar campos XML a columnas Excel, y permiten arrastrar y soltar cientos de archivos XML. Un beneficio clave es que nada se sube a internet, garantizando la seguridad de los datos al tratarse de una aplicación nativa de Windows que permite seleccionar el archivo .xlsx con el formato que ya usa.
Visualización Geográfica de Datos con Power Map en Excel
¿Siempre se ha preguntado a qué clientes visitan sus comerciales y dónde? ¿Le interesaría visualizar en un mapa los informes de visita de su fuerza de ventas y analizarlos junto con otros indicadores? Con la función PowerMap de Excel 2013 y Power Pivot para el análisis de datos podrá realizar incluso las evaluaciones más complejas.
Pasos para la Visualización con Power Map
Instale Power Map. Este complemento está disponible automáticamente para los suscriptores de Office 365 ProPlus y Office 365 Enterprise E3. Siga las instrucciones de instalación de Power Map.
Puede importar sus informes de visita desde el planificador de rutas portatour®. Para eso, le proporcionamos una interfaz OData con la que Excel puede importar los datos directamente desde portatour® y actualizarlos posteriormente. Encontrará las instrucciones para la instalación en portatour® Anywhere en Opciones -> Análisis de datos con Excel. Para hacerlo se necesita una cuenta de empresa con 2 o más usuarios.
Ahora cree sus propios valores estadísticos en Power Pivot.
Ahora añada el mapa seleccionando en Excel: Insertar -> Power Map -> Map.
Ejemplos de Visualización
A la izquierda de cada campo hay un botón circular. Para mostrar en el mapa el número de visitas por año, arrastre el campo ID de Informes a la casilla Alto y el campo Informes - Fecha - Año a la casilla Categoría. Ahora puede seleccionar el tipo de gráfico de barras y cambiar cualquier opción de visualización, como el color y la altura.
Para visualizar el promedio de visitas por cliente, primero seleccione el tipo de diagrama «Región». A continuación, arrastre el campo creado anteriormente Clientes - Número de visitas a la casilla «Valor». En las opciones para el valor, fije la agregación en «Promedio».
Usted tiene disponibles en Excel todos los datos de clientes y los informes de visita.