La contabilidad es un sistema integral que permite procesar datos relativos a las transacciones comerciales y las obligaciones financieras de una empresa.
Consiste en la recopilación, el registro y la interpretación sistemáticos y continuos de información específica. Esta información se documenta siguiendo el principio de continuidad y archivo, desde el inicio de una empresa hasta su liquidación, siempre cumpliendo con la normativa vigente.
Conceptos Básicos de Contabilidad
Para alcanzar los objetivos principales de la contabilidad, se requiere un conjunto de técnicas y métodos que forman un método contable. Este método comprende elementos importantes, entre los que se destacan:
- Las cuentas contables: Una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación: Un registro minucioso y escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración: Una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario: Una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación y la valoración de los activos identificados. Posteriormente, se comparan los resultados con los datos contables.
- El balance: Es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición y la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad: Un grupo de indicadores contables que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo: Se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
¿Quién puede llevar la contabilidad?
En la empresa, el puesto de jefe de contabilidad es muy importante. Sin embargo, una empresa pequeña puede no tener un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad.
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable.
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización.
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos son necesarios no solo para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino también para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
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- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Intereses de los Usuarios de la Contabilidad
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
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