En cuestión de semanas, el precio de la gasolina ha experimentado variaciones significativas a nivel nacional, generando presión en múltiples industrias. Para los operadores de flotas, este tipo de fluctuaciones puede convertirse rápidamente en un impacto directo sobre los márgenes y la rentabilidad. El combustible sigue siendo uno de los mayores gastos relacionados con los vehículos para los transportistas, representando aproximadamente entre el 21% y el 24% de los costos operativos marginales totales, lo que lo convierte en el segundo gasto más importante para la mayoría de las flotas después de la mano de obra. Cuando los factores macroeconómicos elevan los precios, la respuesta más efectiva es enfocarse en la eficiencia operativa.
Quizá no puedas controlar el precio del combustible, pero sí puedes controlar la eficacia con la que se utiliza cada litro. Cuando cada litro importa, el acceso a datos en tiempo real puede hacer una gran diferencia. La visibilidad completa del gasto en combustible, combinada con herramientas para reducir costos de forma proactiva, minimizar el desperdicio y prevenir el fraude, puede proteger tus utilidades. El combustible es la sangre vital de las operaciones de flota; desde transportar mercancías hasta brindar atención al cliente, las flotas dependen del combustible para mantener su negocio funcionando sin problemas. Desafortunadamente, este es también uno de los costos más caros que enfrentan, lo que es particularmente preocupante ya que el aumento de los costos de combustible continúa causando dificultades financieras para las flotas.
En un entorno donde el costo de combustible fluctúa constantemente, es clave adoptar estrategias de gestión de flotillas que ayuden a medir y optimizar su consumo. La gestión eficiente del combustible es un aspecto esencial para las flotas comerciales, ya que el consumo representa una parte significativa de los costes operativos. Además, mejorar la eficiencia del combustible no solo reduce gastos, sino que también minimiza el impacto ambiental. El control de combustible se ha vuelto esencial para optimizar los costos operativos y garantizar la eficiencia en el manejo de flotas, siendo un conjunto de prácticas y herramientas diseñadas para monitorizar, gestionar y optimizar el consumo de combustible en vehículos de una empresa o flota.
La Telemática y el Software de Gestión de Flotas como Herramientas Clave
Con la ayuda de la telemática, las empresas pueden rastrear su consumo de combustible, aumentar su eficiencia de combustible y aprovechar al máximo su uso de combustible. La telemática permite analizar el comportamiento de conducción, las rutas, los tiempos de entrega y otros factores que impactan directamente en la eficiencia operativa de la flotilla. El uso de telemática y software de gestión de flotas permite monitorear el consumo de combustible, optimizar rutas y mantener los costos operativos bajo control, asegurando así una mejor eficiencia operativa de la flotilla.
Implementar telemática y software de gestión de flotas permite analizar el consumo en tiempo real, ajustar rutas y mejorar hábitos de conducción. A pesar de la volatilidad en los precios, el uso de tecnología como la telemática y el software de gestión de flotas permite maximizar la eficiencia operativa de la flotilla, reducir costos y mejorar la planificación del mantenimiento preventivo. Las tecnologías de gestión de flotas modernas ofrecen datos en tiempo real sobre el rendimiento de los vehículos, el comportamiento de los conductores y el consumo de combustible. Estas herramientas permiten tomar decisiones basadas en datos concretos, optimizando la operación de la flota. Invertir en un software de gestión de flotas es un primer paso fundamental para mejorar el ahorro de combustible.
Lea también: Requisitos para Deducir Gastos de Representación
Factores que Afectan los Costos de Combustible de la Flota
Reducir los gastos de combustible ayuda a mantener su empresa rentable y competitiva. Sin embargo, es esencial entender los factores que contribuyen directamente a los altos costos de combustible de la flota. Esto significa examinar de cerca sus datos actuales de combustible y evaluar el impacto de cualquier cambio que realice. El Mtro. Armando Maldonado hizo énfasis en el cuidado que se debe tener en el consumo de combustibles y el rendimiento en una flota vehicular, mismos que dependen, en gran medida, de diversos factores tales como: el tipo de unidad, la potencia del motor, la forma de manejo, el tipo de mantenimiento, el tráfico y también el tipo de caminos por donde se circula.
- Distancia recorrida: Si no planifica sus rutas de manera eficiente, corre el riesgo de gastar más de lo que debería debido al desperdicio de combustible.
- Tipo y tamaño del vehículo: Los vehículos más grandes típicamente usan más energía que los más pequeños, por lo que optar por un camión más pequeño puede ayudarle a mejorar la economía de combustible y lograr ahorros de combustible.
- Comportamiento del conductor: Los malos hábitos de manejo, como el exceso de velocidad, la aceleración rápida y el frenado frecuente, pueden llevar a un mayor consumo de combustible y costos más altos de combustible.
- Condiciones climáticas: Las temperaturas extremas hacen que los motores de los camiones trabajen más para mantenerse al día con las demandas del clima. Esto es especialmente cierto en invierno cuando el motor requiere más combustible para alcanzar la temperatura deseada.
Estrategias Clave para Optimizar el Consumo de Combustible
Aquí tienes varias estrategias probadas y basadas en datos que muchas flotas emplean para controlar los costos del combustible:
1. Minimizar el Ralentí Innecesario
El ralentí es a menudo una de las fuentes principales de desperdicio de combustible. Los conductores experimentados pueden ser conscientes de que el ralentí puede quemar casi un galón de combustible por hora, pero el mito de que el ralentí es mejor para el motor que apagar y encender sigue siendo frecuente. De acuerdo con el Departamento de Energía de Estados Unidos, el ralentí generalmente consume más combustible que reiniciar el motor. Un vehículo detenido con el motor en marcha puede gastar entre un cuarto y medio galón de combustible por hora, o hasta 0,5 litros de combustible por hora en flotas comerciales ligeras, elevando el costo de combustible de la flota.
Para reducir este desperdicio de combustible, se necesitan datos con mucho contexto para distinguir entre ralentí "improductivo" y ralentí "operativo necesario", como mantener la cabina cómoda en condiciones meteorológicas extremas o usar una unidad de toma de energía (PTO) para equipos. Con los datos correctos, puedes capacitar a los conductores para que minimicen el ralentí innecesario antes de que se agote tu presupuesto. Implementar políticas que limiten el tiempo de ralentí y fomentar el apagado del motor durante las paradas prolongadas puede generar ahorros significativos.
La telemática puede ayudar a los gerentes a entender mejor el comportamiento del conductor y las condiciones del vehículo. Al usar software de gestión de flotas, los gerentes pueden monitorear la eficiencia de combustible de la flota y el consumo de combustible de cada conductor, permitiéndoles establecer incentivos apropiados que pueden desalentar el ralentí e incentivar prácticas de manejo más eficientes en combustible.
Lea también: Gestión Eficiente de Gastos por Pagar
2. Capacitar para una Conducción Eficiente en Combustible
El ralentí es una importante fuente de desperdicio de combustible, pero no es el único comportamiento que tiene un impacto notorio en el gasto total de combustible. El exceso de velocidad, la aceleración rápida, las frenadas bruscas y otras variables también pueden ser costosas. El Departamento de Energía de Estados Unidos señala que comportamientos como la frenada brusca y la aceleración rápida pueden reducir el rendimiento de la gasolina hasta un 40% en el tráfico con paradas y arranques. Prácticas como el exceso de velocidad y los frenados bruscos pueden aumentar el consumo de combustible hasta en un 35%.
Brindar entrenamiento de forma proactiva a los conductores para usar el control de velocidad, mantener velocidades constantes y anticipar las desaceleraciones es una de las formas más rápidas de reducir el consumo de combustible de inmediato. La conducción eficiente es fundamental para optimizar el uso de combustible. Hábitos como mantener una velocidad constante, evitar aceleraciones y frenadas bruscas, y utilizar marchas adecuadas pueden marcar una gran diferencia en el consumo. Complementar esto con un programa de capacitación en conducción eficiente puede reducir significativamente los costos operativos y optimizar la gestión de flotas.
Uno de los conceptos que más se pasan por alto a la hora de mejorar el ahorro de combustible de los vehículos comerciales es el comportamiento del conductor. Como gestor, debe animar a sus operadores a tener una actitud positiva durante la conducción y conducir siempre los semirremolques con la eficiencia y la seguridad como prioridades de su plan de acción. Los gerentes de flota pueden usar telemática para analizar el comportamiento de los conductores y asegurar que sus vehículos se usen de manera eficiente.
El software de gestión de flotas puede detectar aceleración repentina y frenado frecuente, que son actividades evitables que consumen combustible. Los gerentes de flota pueden ayudar a prevenir esto a través de notificaciones de audio en cabina y entrenamiento de conductores.
3. Gamificar el Rendimiento de Eficiencia
Los datos son más poderosos cuando están en manos de los conductores. Al compartir los puntos de referencia de eficiencia con tu equipo y recompensar a los conductores que más cuidan el consumo de combustible, puedes motivar y retener a uno de tus recursos más valiosos: tus conductores. Así, mejoras la eficiencia en el consumo de combustible y proteges tu rentabilidad. Los programas de incentivos animan a los conductores a responsabilizarse de su consumo de combustible, lo que a menudo genera mejoras sostenibles y duraderas en su comportamiento.
Lea también: Mejores prácticas en la auditoría de gastos
4. Evitar el Robo de Combustible y el Fraude
A medida que suben los precios del combustible, aumentan los incentivos para el robo y el fraude. WEX informa que entre el 5 % y el 10% del consumo anual de combustible de una flota promedio se pierde por robo o asignación errónea. En un entorno de precios altos, esto puede afectar los márgenes, pero es difícil evitarlo si no tienes visibilidad. Es necesario tener la capacidad de descubrir fraudes y poder actuar a tiempo de tomar medidas urgentes al respecto.
Los sistemas avanzados ahora pueden relacionar automáticamente la ubicación de los vehículos con las transacciones de las tarjetas de combustible para detectar actividades sospechosas, como cuando la cantidad de combustible comprado supera la capacidad del tanque, y garantizar que solo se pague por el combustible que realmente entra en los tanques. Al combinar las transacciones de las tarjetas de combustible con datos de telemática en tiempo real, se pueden identificar automáticamente los casos de fraude, lo que ayuda a detectar las compras de combustible utilizadas para cargar vehículos no autorizados o tanques externos. Esta información automatizada asegura que cada dólar gastado en la bomba realmente entre en los tanques.
5. Dirigir a los Conductores hacia la Opción más Económica de Combustible
La forma más reciente de gestionar el aumento en los costos de combustible con tecnología es conectar dónde compran combustible tus conductores con la manera que llegan allí. Al integrar los datos de tarjetas de combustible con navegación comercial especializada, puedes guiar automáticamente a los conductores hacia proveedores preferidos donde tienes los precios más bajos, previamente negociados, y evitar paradas de combustible fuera de política. Al igual que es imprescindible decidir cuál es el mejor proveedor para los mantenimientos periódicos de nuestra flota, lo es decantarse por un proveedor de combustible que oferte los precios más competitivos.
Los precios de combustible en tiempo real en la aplicación para conductores, combinados con navegación comercial paso a paso, guían automáticamente a los conductores hacia proveedores preferidos para que compren consistentemente al precio negociado más bajo. Esto garantiza que los conductores se mantengan en las rutas más eficientes en consumo de combustible, mientras que elimina los kilómetros adicionales asociados con buscar una estación o hacer paradas fuera de política.
Las tarjetas de combustible son una herramienta efectiva para gestionar el consumo y evitar desperdicios. Al establecer reglas y métricas de uso, los gestores de flotillas pueden monitorear el gasto en tiempo real, detectar anomalías y mejorar la administración del costo de combustible. Integrarlas con un software de gestión de flotillas permite un mayor control sobre los presupuestos y ayuda a reducir los costos operativos.
6. Mantener el Mantenimiento Preventivo al Día
El estado mecánico de un vehículo está directamente relacionado con su economía de combustible. Por ejemplo, por cada caída de 1 PSI en la presión de los neumáticos, un vehículo puede perder 0.4% de su kilometraje. El mantenimiento proactivo garantiza que tu flota opere a máxima eficiencia, evitando que la mala condición de los vehículos se convierta en un basurero constante de tu presupuesto de combustible. Un mantenimiento preventivo es esencial para garantizar un consumo eficiente de combustible, como los cambios de aceite, revisión de filtros, alineación y balanceo de neumáticos.
Al automatizar los horarios de mantenimiento basados en el kilometraje real o las horas de uso del motor y abordar las ineficiencias mecánicas desde el principio, aseguras que cada vehículo funcione en su máximo rendimiento de combustible, y evitas que el mal estado del vehículo aumente tu gasto en combustible. El mantenimiento le ayuda a identificar pequeños fallos o problemas en su camión, de modo que pueda evitar costosas revisiones en el futuro. Asegúrese de que las ruedas están alineadas para garantizar un nivel mantenido o aumentado de eficiencia de combustible, ya que las ruedas que luchan entre sí para mantenerse rectas malgastan combustible. También es crucial limpiar el filtro de aire y sustituirlo cuando sea necesario.
Durante el mantenimiento, consulte el manual del fabricante para ver qué grado de viscosidad de aceite necesita su motor y eche siempre líquido de alta calidad cuando los niveles sean bajos. Incluso puede seleccionar aceite de bajo consumo (EC), lo que indica que el aceite es eficiente en el consumo de combustible, según la American Society of Testing Materials. Unos neumáticos correctamente inflados mejoran el ahorro de combustible de su flota y tienen una vida útil más larga. Por término medio, puede aumentar el consumo de combustible entre un 0,3% y un 3% manteniendo las ruedas infladas al nivel correcto.
Al mantener un registro de los intervalos de servicio, la utilización de vehículos y el desempeño del conductor, las empresas pueden asegurar que sus vehículos se usen de manera eficiente y que el mantenimiento y las reparaciones regulares se hagan a tiempo. Esto puede ayudar a extender la vida útil del vehículo, reducir averías y reparaciones de emergencia, y optimizar el consumo de combustible. Programar revisiones regulares puede ayudar a sus gerentes de flota a identificar qué vehículos necesitan reparación. Llevar un registro detallado del mantenimiento de cada unidad permite anticipar posibles fallas mecánicas que podrían impactar negativamente en el rendimiento del combustible.
7. Utilizar la Comparación para Detectar Valores Atípicos
No puedes gestionar lo que no mides. Comparar el rendimiento del combustible en diferentes regiones, tipos de vehículos o grupos te ayuda a identificar "valores atípicos": activos específicos o rutas que consumen más combustible que sus pares. Esto permite enfocar las iniciativas de entrenamiento o mantenimiento allí donde tengan el mayor retorno de la inversión. Realizar análisis comparativos del consumo de combustible de la flota con estándares de la industria es una excelente manera de identificar áreas de mejora. Esta práctica permite evaluar si los vehículos actuales son los más eficientes o si sería beneficioso considerar modelos alternativos.
8. Optimización de Rutas
Planificar rutas eficientes reduce los kilómetros recorridos y, por ende, el consumo de combustible. Elegir rutas eficientes es clave para disminuir el costo de combustible y mejorar la eficiencia operativa de la flotilla. Según un informe de UMTRI (Instituto de Investigación del Transporte de la Universidad de Michigan), la congestión vial puede aumentar el consumo de combustible hasta en un 40%. Utilizar software especializado para identificar rutas más cortas y evitar áreas congestionadas no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la productividad de la flota. Trabaje para consolidar cada viaje evitando las zonas congestionadas y los tramos de la autopista propensos a accidentes.
El software de gestión de flotas puede ayudar a que los conductores lleguen a sus destinos más rápido, lo que reducirá los gastos de combustible. Esta tecnología considera el tráfico en la carretera, el terreno y los límites de velocidad para encontrar las rutas más eficientes en combustible y la distancia más corta posible. Los sistemas de gestión de flotas proporcionan rastreo en tiempo real de vehículos a través de GPS, permitiendo a las empresas monitorear el progreso de sus camiones y tomar decisiones informadas sobre rutas eficientes. Esto reduce desvíos innecesarios, que desperdician combustible.
9. Selección Adecuada del Vehículo y Gestión de Carga
Seleccionar el vehículo correcto es fundamental para optimizar el costo de combustible. Usar un camión grande para recorridos cortos o cargas ligeras puede disparar los costos operativos. En cambio, optar por vehículos más pequeños o eléctricos para ciertas tareas reduce el consumo y mejora la rentabilidad. La telemática facilita el análisis del rendimiento de cada unidad, ayudando a tomar decisiones estratégicas para mejorar la eficiencia operativa de la flotilla.
La resistencia al viento es uno de los componentes clave en la reducción del consumo de combustible en los semirremolques. Cuando la carga es más alta que la cabina, el consumo de combustible aumenta porque la aerodinámica es limitada. Una forma de minimizar la resistencia al viento es ajustar los deflectores. Querrá deshacerse del exceso de carga que le ralentiza, ya que cualquier elemento que añada un peso significativo es innecesario. Un kilo de más en un semirremolque puede reducir el consumo de combustible en un 1%. Una carga desigual puede afectar a la cantidad de esfuerzo que requiere su camión para empezar a moverse.
10. Considerar Alternativas de Combustible y Vehículos Eléctricos
La renovación de flota es importante, ya que cada nueva generación de vehículos de transporte supera a la anterior en los indicadores de consumo de combustible y en los ratios de eficiencia en el rendimiento. Integrar vehículos eléctricos (EV, por sus siglas en inglés) en una flota puede reducir hasta un 80% los costos operativos en comparación con los vehículos de combustión. Además de ser una alternativa más sustentable, los EV ayudan a disminuir las emisiones y mejorar la eficiencia energética. Con telemática y software de gestión de flotas, los gestores pueden monitorear el desempeño de los EV junto con los vehículos de combustible, optimizando el consumo y asegurando un rendimiento óptimo de la flotilla.
También existen otras alternativas a la gasolina y el gasóleo para sus semirremolques:
| Tipo de Combustible | Características y Ventajas | Aplicación Recomendada |
|---|---|---|
| Biocombustible | Reduce las emisiones. | Camiones de Clase 5-8 |
| Etanol | No requiere modificaciones en el motor, reduce las emisiones de carbono, se usa como aditivo de la gasolina. | Generalmente como aditivo |
| Gas natural | Menos caro que la gasolina, no corrosivo, sin pérdida de millas por galón. | Camiones de Clase 5-8 |
| Propano | Requiere algunos cambios para convertir el motor del camión. | Camiones de Clase 2-6 |
Algunos tipos de combustible suministran más energía que otros, por lo que es imprescindible determinar cuál es el que mejor se adapta a sus operaciones.
Monitoreo y Análisis de Datos Detallado
Mantener un registro detallado de todos los gastos relacionados con la gestión de la flota es el primer paso esencial. Los principales gastos que tiene que asumir una compañía de transporte son el consumo de combustible y el mantenimiento de la flota de vehículos, pero no por ello debemos olvidar los gastos como seguros, peajes, impuestos y cualquier otro desembolso relacionado. Una vez que se ha recopilado esta información, es fundamental realizar un análisis exhaustivo. Utilizando herramientas de análisis de datos, es posible identificar tendencias y patrones en los gastos. Por ejemplo, puedes descubrir si ciertos vehículos tienden a tener costos de mantenimiento más altos o si hay períodos específicos del año en los que los costos de combustible aumentan. Este análisis permitirá tomar decisiones más informadas para reducir costos.
Hoy es posible analizar los gastos en carburante por días, semanas, meses o cualquier otro periodo en el que se tenga interés. También se pueden obtener reportes de rendimiento y coste por kilómetro, o información acerca de qué conductor ofrece el mejor rendimiento de combustible. Con ello se puede identificar cada acción relacionada con el combustible e identificar dónde se pueden rebajar los costes. El complemento Geotab Fuel Tracker, integrado en MyGeotab, permite a los gestores de flotillas llevar un control detallado del costo de combustible, los gastos mensuales y la economía de combustible. Esta herramienta de software de gestión de flotas ayuda a mejorar el rendimiento de los vehículos y reducir costos operativos mediante un análisis preciso del consumo.
Identificación de Malas Prácticas
Las malas prácticas no solo hacen perder dinero a una compañía de transporte, sino que tienen una incidencia negativa en la satisfacción de los clientes. Ambos factores perjudican a la productividad y son incompatibles con una adecuada gestión de flota. Dentro de estas malas prácticas se incluyen acciones como:
- Conducción ineficiente.
- Exceso de velocidad.
- Robo de combustible o fraude en la carga de éste.
- Usos no autorizados de los vehículos.
Uno de los más comunes dentro del uso no autorizado de los vehículos de transporte es el llamado sobrekilometraje, una acción que no solo hace aumentar el consumo de combustible, sino que aumenta el desgaste de los componentes (neumáticos, frenos, etc.) y acorta los plazos de mantenimiento.
Cálculo de la Economía de Combustible
La economía de combustible se refiere a la distancia que un vehículo puede recorrer por cada litro consumido, medida en kilómetros por litro (km/L). Conocer el rendimiento de combustible de cada vehículo es clave para reducir costos y mejorar la eficiencia operativa de la flotilla. Sigue estos pasos para calcularlo:
- Llena el tanque de combustible antes de iniciar el monitoreo.
- Anota la lectura del odómetro al momento de la recarga.
- Después de una semana o al finalizar un viaje largo, vuelve a llenar el tanque.
- Registra los kilómetros recorridos en ese periodo.
- Divide los kilómetros recorridos entre los litros de combustible consumidos para obtener el rendimiento en km/L.
- Para convertirlo a kilómetros por galón, multiplica el resultado por 4,544.
Para evaluar cómo se comporta energéticamente la flota vehicular, el elemento fundamental por considerar, es el “rendimiento de combustible en el conjunto de vehículos” (número de kilómetros recorridos entre la cantidad de litros consumidos).