Para alcanzar las metas estratégicas de la organización, es necesario conocer los recursos con los que cuenta en un tiempo determinado, identificar cuáles serán las necesidades financieras, qué factores económicos influyen en las finanzas de la empresa, determinar cómo y cuándo se invertirá el capital y qué instrumentos financieros se deben tener en consideración para lograr y mantener el flujo de efectivo necesario que permita y desarrolle la actividad productiva. Es esencial tomar en cuenta estos aspectos cuando se requiere proyectar ingresos y gastos, gestionar activos y la toma de decisiones efectivas para realizar inversiones y considerar financiamientos.
En consideración a lo anteriormente descrito, la cuenta bancaria empresarial representa para la organización un recurso principal y necesario para el manejo de la tesorería y finanzas, por lo tanto es relevante determinar cómo se realizara el registro y control de las transacciones financieras que se lleven a cabo en esta cuenta bancaria, y el método más adecuado para realizar un mejor diagnóstico, revisión y control de los recursos financieros de la organización y el cual es denominado como la conciliación bancaria.
Definición de Conciliación Bancaria
La palabra conciliar se refiere a compaginar dos o más elementos, en este proceso se trata de igualar a través de cálculos aritméticos tanto las transacciones como los saldos finales en el estado de cuenta como en los libros de la empresa, la conciliación bancaria es un procedimiento de control y verificación entre los registros administrativos y contables de la empresa con los movimientos del estado de cuenta bancario, se considera como una forma sencilla de verificar y comprobar si está bien o mal realizados los registros bancarios tanto de la empresa como del banco, ya que se debe verificar y analizar el saldo al final de un día, es decir el saldo del estado de cuenta bancario y compararlo con el saldo del reporte de banco de la empresa en cuestión.
Una vez realizado los cálculos, si ambos saldos son idénticos, se puede determinar y comprobar que el banco está debidamente conciliado. Se piensa que una buena conciliación bancaria adicionada a una correcta conciliación de los libros de banco de la empresa, es imprescindible a la hora de querer tener una buena gestión tanto administrativa y contable y así manejar más eficientemente las finanzas de la empresa.
Importancia de las Finanzas en la Empresa
Las finanzas en cualquier empresa tienen un papel fundamental, porque tiene como objetivo optimizar y conseguir la multiplicación del dinero. En base a la información con que cuente, se podrá pronosticar el futuro y se podrá visionar hacia donde se llevara la empresa, por lo que se requieren de mucha atención y capacidad para poder hacerlo. El análisis financiero debe contribuir con perspectivas que disminuyan el ámbito de las conjeturas, y por lo tanto las dudas e incertidumbres que se plantean cuando se trata de decidir. Con el análisis se transforman grandes masas de datos en información selectiva ayudando a que las decisiones se adopten de forma sistemática y racional, minimizando el riesgo de errores.
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Toda información y datos que conciernen a la organización proviene de todas sus operaciones diarias, ya sea ventas, compras, servicios, pero todas estas operaciones implican una serie de transacciones en las cuales se ve involucrado el dinero. Todas las organizaciones requieren de manejo de cuentas bancarias para facilitar sus operaciones mercantiles, por lo cual realizan contratos con instituciones bancarias que permiten administrar sus recursos financieros.
Aspectos Clave en la Conciliación Bancaria
- Notas de débito: son todas aquellas transacciones que implican un débito o egreso de dinero en la cuenta bancaria y debe estar debidamente soportado.
- Notas de crédito: son todas las transacciones que registran un crédito o ingreso de dinero en la cuenta bancaria y que igualmente debe estar bien soportado.
La conciliación bancaria se considera como un proceso de verificación, comprobación y control entre los registros administrativos y contables de la empresa con los movimientos de la cuenta bancaria pertenecientes a la organización, se considera como una forma sencilla y simple de verificar si está bien o mal elaborados los registros bancarios tanto de la empresa como del banco, ya que se debe comparar y analizar el saldo al final de un día cualquiera, es decir el saldo del estado de cuenta bancario y compararlo con el saldo de la cuenta mayor del banco en cuestión. Si ambos saldos son iguales, se puede determinar y comprobar que el banco está debidamente conciliado.
Posteriormente al cotejar y detectar todas las discrepancias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros. Sin embargo cabe destacar que en esta parte del documento de conciliación bancaria es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden en que se realizan los ajustes. Primeramente se debe sumar todos los depósitos y transferencias tanto emitidos como recibidos por la organización, confrontarlos con los depósitos y transferencias que se muestran en el estado de cuenta bancario e identificar y marcar los que coinciden (✔).
Posteriormente sumar todos aquellos cheques emitidos o recibidos por la empresa, cotejarlos con los que aparecen en el extracto bancario y validar los que concuerdan (✔). Luego adicionar al balance según banco al cierre del mes, los depósitos o transferencias que permanecieron en tránsito y alguna equivocación que se haya realizado. Finalmente incorporar al balance según el libro ya sea administrativo o contable al inicio del mes es decir el balance conciliado del mes anterior, los depósitos y transferencias realizadas por la organización, las notas de créditos y alguna equivocación que haya tenido lugar en los registros.
Según Hernández Celis, Domingo(2007b), dice que “es importante destacar que los cheques, transferencias y depósitos que permanecieron en tránsito del mes en curso normalmente salen en el estado de cuenta bancario al mes inmediatamente siguiente, los cuales no se deben considerar en el mes que se suscitaron o emitieron. Sin embargo los errores que realiza la entidad bancaria y que no se corrigen en el mes que esta conciliado, se deben trasladar a las conciliaciones siguientes hasta que el banco los corrija.
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El analista contable de una empresa debe registrar en los libros todos y cada uno de los movimientos contables que la compañía efectúa en su cuenta bancaria. Según Miller, Finney (1999), menciona que “Cada cierto periodo de tiempo, que puede variar dependiendo de la entidad bancaria o del cliente, el banco envía a su contraparte ya sea al administrador o al contador en la empresa un estado de cuenta en el que constan todos los movimientos realizados en un periodo de tiempo determinado.
Es aconsejable conciliar por tramos. Razonar el porqué de los descuadres y diferencias. Puede que el error se produzca porque se ha olvidado contabilizar algo o se ha contabilizado pero con un importe mayor/menor.
Es importante destacar que no existe una norma de cuándo hacer la conciliación bancaria. La conciliación bancaria suele hacerse de forma mensual en la mayoría de las empresas. No obstante hay quién las hace quincenalmente o incluso semanalmente.
Beneficios de la Conciliación Bancaria
- Tranquilidad ante una posible inspección o fiscalización por parte de los organismos encargados de supervisar a las empresas. Detectar posibles diferencias y solucionarlas u obtener respuestas nos hará estar preparados para una posible inspección.
- Facilita evaluar si existen discrepancias temporales por el propio movimiento financiero o existen partidas pendientes de contabilización.
- Corrige errores y cargos innecesarios. Por ejemplo, con esta revisión se conseguirá visualizar si en la cuenta bancaria aparece un cargo errado.
- Proporciona un mayor control del rendimiento de la empresa.
Realizar una conciliación bancaria no es obligatorio, ya que es un libro o reporte auxiliar que usa la empresa para mantener un control interno más eficiente de sus recursos financieros. Sin embargo cabe destacar sí es recomendable para cualquier organización, sea grande mediana o pequeña. Realizar este ejercicio de control interno nos permite tener una mejor visión del estado financiero actual de la empresa. Con el proceso de conciliación bancaria identificaremos una serie de partidas llamadas “partidas pendientes de conciliar” que quedarán recogidas en un documento de conciliación bancaria.
- Comprueba transacciones desde el punto de vista del importe o ubicación.
- Controla más eficientemente el rendimiento financiero de la organización. La conciliación bancaria permite una mejor visualización para comprender en mayor detalle el avance y estado de los ingresos y gastos.
- Para prevenir pérdidas. Es una extensión del punto anterior.
Una vez que se recibe el estado de cuenta bancaria, se comienza a verificar a la par con los registros realizados por la persona encargada de las finanzas en la empresa o el libro auxiliar de banco, los aspectos a considerar son: montos, fechas, orden, cheques, transferencias, cargos en cuenta y sobre todo los saldos tanto el inicial como el final. Si el libro hubiese tenido discrepancias hay que buscar la fuente de esas diferencias ya sean facturas, ventas, compras, chequeras, errores bancarios, entre otros.
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Asimismo, es importante recordar que los bancos también se equivocan. Para automatizar por completo el proceso, se puede activar la función de ?autoconciliar?, sin necesidad de revisión. Del lado de los registros de la empresa, la conciliación evidencia cualquier omisión o error en la contabilización.
Aunque resulte monótona, la conciliación bancaria debe realizarse de manera periódica y cuanto más frecuente, mejor.
Consideraciones Adicionales
La publicidad actual de los bancos muestra eslóganes como ‘’las mejores ventajas para el crecimiento de tu negocio’’, ‘’visión de crecimiento, desarrollo y oportunidad’’ o ‘’asesoramiento a la innovación’’. Por ello, es importante valorar las necesidades de cada empresa vs la oferta de los diferentes bancos y no olvidarnos de analizar algunos asuntos de consideración general, comunes a las empresas. Y una vez realizado este profundo análisis, tendremos la capacidad de realizar la selección correcta del banco con el que queremos trabajar.
- Cash Management: Hay una gran diferencia entre pagar/cobrar y gestionar con éxito los pagos y asegurar los cobros.
- Comisiones: Las relaciones comerciales que tenga la empresa tanto a nivel nacional como internacional, así como el flujo de transacciones que se prevé realizar en el ejercicio, inciden directamente en el coste o gasto de mantenimiento de una cuenta bancaria.
- Financiación: Una de las cuestiones más importantes para muchos emprendedores y empresarios es tener un programa de financiación que les permita cumplir con los objetivos de venta a la vez que desarrollan su actividad empresarial concreta. Dependiendo del punto de maduración en el que se encuentra su compañía, así como su estrategia de mercado, se puede optar por modelos de financiación a corto plazo como líneas de crédito, créditos comerciales, descuento de efectos, etc.
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