La gestión financiera de una empresa requiere información precisa, accesible y actualizada.
Así como otros procesos de la vida y el trabajo, los sistemas informáticos poseen un ciclo de vida que deben cumplir. Por supuesto, dentro de una organización, este tipo de ciclos son esenciales puesto que los datos y respaldos de información dependen de su óptimo funcionamiento. Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida.
¿Qué es un Sistema de Información Contable (SIC)?
Un sistema de información contable (SIC) es una plataforma que reúne, organiza y procesa los datos financieros de una empresa.
Los sistemas de información contable (SIC) son herramientas computarizadas que se encargan de la recopilación, almacenamiento y procesamiento de los datos financieros y contables de una empresa.
Es un sistema, automatizado o manual, que engloba a personas, máquinas y/o métodos organizados para recopilar, procesar, transmitir datos que representan información.
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Funcionalidades de un Sistema de Información Contable
Los sistemas de información contable cumplen diversas funciones clave para mejorar la gestión financiera de una empresa.
- Recopilación y almacenamiento efectivos y eficientes de los datos relacionados a las actividades financieras de una organización, incluida la adquisición de datos de transacciones de documentos, el registro de transacciones y la publicación de datos en los libros de contabilidad.
- Transforman los datos almacenados en reportes útiles, como antigüedad de cuentas por cobrar, calendarios de depreciación o saldos de prueba.
- Generación de reportes totalmente útiles a la hora de la toma de decisiones. Pueden generarse informes de gestión, estados financieros, cuentas por cobrar, estado de inventario y cualquier otro dato financiero registrado.
- Integran la información entre departamentos. Por ejemplo: ventas puede cargar un presupuesto; administración, revisarlo; y cuentas por pagar, procesarlo.
- Muchos sistemas permiten emitir facturas electrónicas de manera automática.
- Ofrecen herramientas específicas para el trabajo contable, agilizando registros, conciliaciones, cálculos y reportes.
- Automatizan la administración de nómina, facilitando cálculos, registros y recibos.
- Permite gestionar la información financiera desde cualquier lugar.
- Información de inventario, totalmente actualizada sobre el stock de productos disponibles y faltantes. De esta forma, permite controlar los movimientos y ofrecer datos reales.
- Generación de presupuestos de cualquier cliente que desees, pudiéndose enviar de manera virtual.
- Gestión de sueldos, gracias a que es automatizada, se puede gestionar el pago del sueldo de los empleados desde cualquier lugar, solo accediendo al sistema con el usuario y contraseña.
Utilizar un sistema de información contable de manera efectiva requiere más que solo instalarlo; implica entender su funcionamiento, alimentar correctamente la información y aprovechar todas sus herramientas.
Importancia y Ventajas de los Sistemas de Información Contable
Como hemos visto, los sistemas de información contable tienen la labor de recoger, registrar y generalizar los datos financieros de una empresa, por ello, su importancia radica en la utilidad que tienen para la toma de decisiones.
Gracias a que permiten crear registros contables más fiables, se puede llevar una contabilidad más precisa. Esto hace posible prevenir los resultados negativos de la actividad económica y ejercer mejor control del mismo. De esta forma, se pueden organizar y usar los diferentes recursos financieros eficientemente y crecer con mayor rapidez.
Entre las ventajas que trae consigo esta clase de software podemos destacar:
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- La disminución de costos, ya que te permite optimizar recursos, eliminando procesos manuales que podrían traer errores costosos que derivarían a pérdidas económicas.
- Aumento de la productividad, gracias a procesos más fluidos, sin errores, con información clara, oportuna y precisa, que permite que los empleados puedan trabajar sin interrupciones ni retrasos.
- Cumplimiento de las obligaciones fiscales, debido a que estarás actualizado con las últimas disposiciones tributarias de tu país.
- Control de inventario y gestión de proveedores, tendrás información precisa y actualizada sobre los proveedores que ofrecen los mejores precios y condiciones. De esta forma, podrás optimizar tus compras y reducir costos asociados a la adquisición de materiales y suministros.
El ciclo de vida de un sistema, junto con otros objetivos, busca minimizar al máximo los riesgos en torno al incumplimiento de licencias, normativas y otros problemas operativos. En este sentido, se espera gestionar incidencias de manera inmediata para solventarlas cuanto antes.
Etapas del Ciclo de Vida de un Sistema de Información Contable
Un marco común para los procesos del ciclo de vida de los programas informáticos, con una terminología bien definida, a la que pueda remitirse la industria del software. Contiene procesos, actividades y tareas aplicables durante la adquisición, el suministro, el desarrollo, el funcionamiento, el mantenimiento o la eliminación de sistemas, productos y servicios informáticos.
El desarrollo de sistemas atiende a un conjunto de tareas claramente definido en el que participan diversos equipos. Para que el resultado sea satisfactorio, se reparten las responsabilidades y, al mismo tiempo, se pauta el seguimiento de los momentos clave de aquellas.
Fase de Planificación
Antes de empezar un proyecto de desarrollo de un sistema de información, es necesario hacer ciertas tareas que influirán decisivamente en el éxito del mismo.
Determinar los aspectos abarcados por el proyecto como fijar aquéllos aspectos que no se incluirán en el proyecto. Estos últimos han de indicarse explícitamente.
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Fase de Análisis
Cuando el equipo de proyecto pasa la planificación y metodología que se pretende emplear, es cuando comienza el análisis.
Averiguar qué es exactamente lo que tiene que hacer el sistema.
Fase de Diseño
En esta fase de diseño se buscan las soluciones alternativas a las entradas y salidas del sistema, las cuales se evalúan y se escoge la más efectiva.
Se han de estudiar posibles alternativas de implementación para el sistema de información que hemos de construir y se ha de decidir la estructura general que tendrá el sistema (su diseño arquitectónico).
Fase de Desarrollo
Seleccionar las herramientas adecuadas, un entorno de desarrollo que facilite nuestro trabajo y un lenguaje de programación apropiado para el tipo de sistema que vayamos a construir.
Fase de Integración y Pruebas
Tiene como objetivo detectar los errores que se hayan podido cometer en las etapas anteriores del proyecto (y, eventualmente, corregirlos).
Como errar es humano, la fase de pruebas del ciclo de vida del software busca detectar los fallos cometidos en las etapas anteriores para corregirlos. Por supuesto, lo ideal es hacerlo antes de que el usuario final se los encuentre.
Es posible que haya componentes que funcionen correctamente por separado, pero que al combinarlos provoquen problemas.
El objetivo de todo software es ser eficiente en las funciones para las cuales ha sido desarrollado. Entonces, se establecen pruebas y procesos destinados a controlar la calidad del producto, de tal manera que los usuarios encuentren en el sistema recursos útiles para el desarrollo de actividades cotidianas.
Fase de Implementación
Si hablamos de lo que es el ciclo de vida de un sistema informático, sin duda esta es la fase que más repercusión tiene, puesto que es donde el proceso de transformación del sistema antiguo al sistema nuevo empieza.
Es cuando se instala tanto el hardware como el software en el lugar correspondiente, creando las aplicaciones necesarias, realizando las pruebas y capacitaciones finales.
Su origen radica en que es muy costoso rectificar los posibles errores que se detectan tarde en la fase de implementación.
Fase de Mantenimiento y Soporte
La etapa final considera la supervisión continua cuyo objetivo es detectar y, desde luego, corregir errores; asimismo, se busca actualizar funciones e implementar mejoras orientadas al usuario.
Aunque suene contradictorio, cuanto mejor es el software más tiempo hay que invertir en su mantenimiento.
La etapa de mantenimiento consume típicamente del 40 al 80 por ciento de los recursos de una empresa de desarrollo de software.
Modelos para la Gestión del Ciclo de Vida de Sistemas
Modelo en Cascada
El modelo de ciclo de vida clásico, también denominado «modelo en cascada», se basa en intentar hacer las cosas bien desde el principio, de una vez y para siempre.
En el modelo de ciclo de vida en cascada las fases anteriores funcionarán una detrás de la otra de manera lineal.
Se pasa, en orden, de una etapa a la siguiente sólo tras finalizar con éxito las tareas de verificación y validación propias de la etapa.
Este enfoque sigue el trabajo secuencial, lineal o cronológico. En este sentido, cada fase se completa para continuar con la siguiente.
Uno de los grandes problemas del modelo en cascada es que solo se pasa a la siguiente fase si se completa la anterior y no se puede volver atrás si hay errores en etapas posteriores.
Modelos Iterativos y Ágiles
Este modelo guía el proceso de desarrollo de software en repeticiones.
Por su metodología de trabajo, los modelos ágiles contribuyen a llevar el trabajo de desarrollo e implementación con la participación de los clientes, sumado a que, como base, cuentan con los sprints de trabajo, lo que precisamente agiliza todos los procedimientos asociados.
Modelo en Espiral
El modelo en espiral es una combinación de los modelos anteriores donde se tiene en cuenta el riesgo.
De esta forma, se comienza fijando los objetivos y las limitaciones al empezar cada repetición.
En la etapa siguiente se crean los modelos de prototipo del software, que incluye el análisis de riesgo.
En comparación con el modelo anterior, en este, el ciclo de vida se comprende desde la iteración pero con énfasis en el análisis de riesgos.