El cierre contable es un procedimiento fundamental que todas las empresas deben llevar a cabo para conocer el resultado contable anual de su negocio y presentarlo ante la autoridad fiscal correspondiente. Con este proceso, se calcula el total de pérdidas o ganancias de la empresa dentro de un periodo específico, permitiendo determinar si el resultado es positivo (ganancias) o negativo (pérdidas).
¿Qué es el cierre contable y por qué se hace?
El cierre contable sirve para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”. Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas.
Efectivamente, hay diversas variables (amortizaciones, deudas, provisiones, etc.) que se han de tener en cuenta para que el paso de un ejercicio a otro no tergiverse los números. Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones. Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación.
Pasos para el Cierre Contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación:
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
- Inventario de existencias: Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente y se han valorado las amortizaciones como corresponde.
- Dotación de provisiones: Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos.
- Ajustes por periodificación: En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos.
- Reclasificación de las deudas: Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. Este asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes.
¿Qué pasos han de seguirse para cerrar un ejercicio contable y qué plazos han de observarse?
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
Lea también: Guía para una Reunión de Cierre de Auditoría Exitosa
- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente). El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.
Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
El cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad es un proceso que se realiza al finalizar un año fiscal para registrar los movimientos contables y fiscales de la empresa, así como para generar el año siguiente en el sistema. El cierre de ejercicio permite obtener reportes financieros, de inventarios, de ventas, de compras, de costos, de impuestos y de nóminas, entre otros, que reflejan la situación de la empresa al cierre del año.
Cómo realizar el cierre de ejercicio paso a paso en CONTPAQi Contabilidad
Al ejecutar un cierre de ejercicio, se cierra el año anterior al vigente (ejercicio pasado); el ejercicio vigente (presente) queda abierto y a su vez permitirá abrir el nuevo ejercicio por iniciar (futuro).
- Respalda tu empresa.
- Cambia el periodo en el menú Cierre.
- Crea la póliza de cierre: Ve al menú: Cierre > Póliza de cierre… Captura la cuenta que se estará afectando.
- Cierra el periodo/ejercicio en el menú Cierre.
- Verifica el periodo vigente: Ve al menú: Cierre > Cierre del periodo/ejercicio… Revisa que el periodo a cerrar muestre el número 1 y que se muestren las fechas del periodo vigente.
Es importante realizar el cierre de ejercicio antes de emitir cualquier documento del año siguiente, ya que de lo contrario el sistema puede mostrar un error de que la fecha del documento no pertenece a ningún ejercicio de la empresa.
Diferencias entre Cierre Contable y Cierre Fiscal
Aunque algunos confunden ambos términos, es muy importante que tú los tengas bien diferenciados para no caer en omisiones. Considera que un cierre contable no es hacer la contabilidad de la empresa, ya que eso lo deberías hacer mes con mes. En realidad aquí estamos hablando de separar cada ejercicio para tener una comparativa del desempeño durante todo un ciclo, y con base a los resultados, ejecutar una planeación más acertada para el siguiente periodo.
Lea también: Ejemplos de Cierre Contable
- Cierre Contable: En este cierre están determinadas las cuentas de ingresos y egresos anuales, lo cual incluye el balance general, además del cálculo de pérdidas y ganancias, de las cuales se distribuyen los dividendos. Es fundamental revisar los libros contables y llevar a cabo las conciliaciones bancarias para asegurar la exactitud de los datos.
- Cierre Fiscal: Este cierre permite calcular los impuestos que la empresa debe pagar ante Hacienda, especialmente el impuesto sobre ganancia. Tener una buena planificación fiscal que integre la contabilidad dará una visión más amplia del escenario financiero de la empresa. La declaración anual y el impuesto de sociedades son elementos críticos en este proceso.
Tips para el Cierre Contable y Fiscal
Para asegurar un cierre exitoso, considere los siguientes consejos:
- Cierre Contable:
- No dar NADA por sentado y revisar los puntos básicos.
- Estar al pendiente de las reformas y cambios en materia contable y fiscal.
- Conciliar y ajustar aspectos como la amortización y depreciación de activos.
- Reclasificar las cuentas con saldo rojo o negativo.
- Cierre Fiscal:
- Realizar un “pre-cierre” para identificar áreas que requieren análisis.
- Analizar las operaciones especiales que podrían ser señaladas por la autoridad.
- Identificar las declaraciones obligatorias y verificar la coherencia de la información.
- Estar atento a la fecha de cierre, normalmente el 31 de diciembre.
Beneficios de un Sistema ERP
La implementación de un sistema ERP puede facilitar enormemente el proceso de cierre contable, permitiendo llevar una contabilidad sana durante todo el año. Un ERP integra procesos comerciales y contables, registrando automáticamente la información y facilitando su visualización.
Lea también: Cierre de Auditoría: Proceso Detallado
tags: #cierre #de #operaciones #contables #pasos