El cierre contable es una práctica esencial en el ámbito financiero de las empresas para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. Implica cuadrar y finalizar las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable. Este proceso abarca la evaluación de ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción. Abarca información del año natural de enero a diciembre.
El cierre del mes es un paso esencial en la gestión financiera de cualquier empresa. Este proceso permite a las empresas evaluar de manera precisa su desempeño financiero, determinando si han obtenido ganancias o incurrido en pérdidas durante ese periodo.
El cierre contable sirve, así, para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”, por decirlo llanamente.
¿Qué es el Cierre Contable y por Qué se Realiza?
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas.
Efectivamente, hay diversas variables (amortizaciones, deudas, provisiones, etc.) que se han de tener en cuenta para que el paso de un ejercicio a otro no tergiverse los números. Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones.
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Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación.
Pasos para el Cierre Contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
- Reclasificación de las deudas: Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.
- Inventario de existencias: Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien. En el caso de las amortizaciones, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de adquisición, su coeficiente de amortización, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amortización acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.
- Dotación de provisiones: Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. El PGC permite aprovisionar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las provisiones para riesgos indefinidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.
- Ajustes por periodificación: En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible: base imponible = resultado contable +/- ajustesEste asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo. El impuesto de sociedades es el resultado de multiplicar el beneficio resultante por el tipo impositivo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios. Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente).
Contabilidad Mensual: Un Pilar Fundamental
La contabilidad mensual es un pilar fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa. Mantener un orden riguroso en este proceso no solo asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también proporciona una visión clara y precisa de la salud financiera del negocio. Es crucial iniciar el mes registrando el pago de impuestos del período anterior, incluso si el monto es cero.
El cierre de mes implica una revisión detallada de los datos financieros de la empresa, abarcando la organización y validación de ingresos, egresos y cuentas por pagar y cobrar. Este procedimiento proporciona una visión actualizada de la situación económica, clave para la toma de decisiones informadas.
Pasos Clave para un Cierre de Mes Eficiente
Veamos ahora cómo puedes hacer el cierre de mes más efectivo y menos estresante.
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- Haz una lista de las operaciones financieras, sin dejar ninguna transacción sin registrar.
- Puedes dividir el proceso en múltiples tareas más alcanzables para que el cierre de mes se cumpla más rápido.
- Es importante que tengas un registro de las transacciones pasadas y presentes para contar con total transparencia de las operaciones contables del cierre de mes.
- Es esencial que al cierre de mes tengas fechas límites claras y que las conozcan todos los empleados y los involucrados en este proceso.
Consideraciones Adicionales para el Cierre Contable
Al finalizar un periodo contable, se deben cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado del ejercicio; el cuál será pérdida, o bien, una utilidad. Para que sea utilidad, es necesario que se superen los costos y gastos, ya que si los costos y gastos son mayores que los ingresos están presentándose pérdidas en la empresa.
Cuando se hace el cierre contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre. Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra las pérdidas y ganancias, es decir, dejarlas en ceros.
Las cuentas de resultados que deben revisarse al momento de hacer el cierre contable son; las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción. Así como las cuentas de activo, pasivo y patrimonio en el balance general.
El resultado final de la cancelación de las cuentas se debe llevar a la cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.
Antes de cancelar las cuentas de resultado, se deben realizar los ajustes y conciliaciones necesarias. Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está; la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios.
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Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.
Otro aspecto importante que no se debe olvidar son los ajustes a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización.
Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables del periodo siguiente; la planeación debe ser constante, y para nada improvisada.