El archivista es el responsable de la organización y mantenimiento de un archivo, una profesión demandada tanto en empresas privadas como en la administración. En una sociedad en la que la información es poder y los datos están en pleno auge, es más necesaria que nunca la gestión documental por parte del archivista o archivólogo. Estos profesionales son los responsables de mantener la documentación al día y saber en qué lugar se encuentra cada cosa, algo fundamental tanto en las administraciones públicas como en la empresa privada.
La importancia de los archivos abarca varios sectores, incluyendo el gobierno, la educación y los entornos corporativos, donde desempeñan un papel vital en el mantenimiento de la transparencia. El archivista se encarga, por tanto, de escoger, almacenar y dar acceso a materiales como documentos escritos, mapas, fotos o archivos digitales, asegurando que estos materiales sean accesibles para las generaciones futuras.
Principales funciones del archivista en el entorno contable
El trabajo de un archivista combina tareas técnicas con responsabilidades de gestión de la información. Para que la contabilidad sea eficiente, se deben realizar las siguientes funciones:
- Identificación y valoración documental: El archivista determina qué expedientes deben conservarse por su valor histórico, legal o administrativo, gestionando la eliminación o transferencia conforme a los plazos legales.
- Registro y catalogación: Estos profesionales registran, catalogan, documentan e indexan todo tipo de archivos. Esto incluye desarrollar sistemas para catalogar materiales para facilitar el acceso y la recuperación.
- Digitalización: En los centros en los que todavía no se haya llevado a cabo, el archivólogo será el responsable de completar la digitalización del archivo para hacerlo más accesible mediante el uso de metadatos.
- Conservación preventiva: Aplicar medidas para evitar el deterioro de los documentos, controlando factores como la temperatura, la humedad y el soporte físico.
- Control de riesgos: Valorar toda acción que pueda suponer un peligro para el archivo y proponer las medidas alternativas correspondientes para preservar los documentos de la forma más segura.
Organización práctica de documentos contables
En el ámbito de la contabilidad, es fundamental la forma en que se organiza el archivo de los documentos. No tiene sentido guardar dos veces lo mismo, por lo que una buena gestión evita esfuerzos innecesarios. Por ejemplo, en el caso de las facturas, se recomienda poner un número de orden en la esquina superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente.
Para lograr un control total, el archivista contable debe gestionar archivadores específicos para cada área:
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- Bancos: Se debe tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa, archivando cada cuenta por fechas para encontrarlas con total facilidad.
- Proveedores y Clientes: Organizar por orden alfabético y por proveedores los documentos pendientes de comprobación.
- Caja: Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado "Caja", donde los pagos en mano deben estar firmados y debidamente justificados.
- Impuestos: Mantener archivadores independientes para el I.V.A. y el I.R.P.F. según la normativa vigente.
Esquema de organización documental
A continuación se detalla una propuesta de organización basada en las necesidades de una gestión contable profesional:
| Tipo de Documento | Método de Organización Recomendado |
|---|---|
| Facturas de proveedores | Orden numérico y registro por nombre del proveedor mediante informática. |
| Extractos bancarios | Archivadores independientes por cada cuenta bancaria, ordenados cronológicamente. |
| Presupuestos | Separados por "aceptados" y "no aceptados" en archivadores diferentes. |
| Pedidos | Ordenados por clientes y proveedores (no por fechas) para facilitar la consulta. |
Perfil y habilidades del archivista
Un archivista puede desarrollar su actividad profesional en cualquier entidad que cuente con un archivo documental, como grandes corporaciones privadas, universidades u hospitales. El perfil de un archivero combina conocimientos de organización documental, legislación aplicable, ética profesional y uso de herramientas tecnológicas.
Para ejercer con solvencia, es recomendable contar con una serie de habilidades que incluyen:
- Dotes para aplicar tecnología: En plena era digital, los archivistas han de dominar las nuevas tecnologías para poder llevar a cabo su trabajo de manera funcional.
- Talento para la investigación: Poder indagar y recabar información sobre temas relacionados con la archivística.
- Facilidad para la observación: Ser buenos observadores, así como saber analizar y sintetizar la información recibida.
- Buena expresión oral: Saber comunicarse de manera correcta con los compañeros y usuarios del archivo.
El archivista resguarda la integridad, autenticidad y confidencialidad de la información, fortaleciendo la cooperación entre los interesados y estimulando los valores éticos propios de la profesión.
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