Saludos cordiales, iniciamos con nuestra clase final de Contabilidad Básica. En este espacio abordaremos conceptos generales, metodología en la elaboración y la estructura general del estado financiero denominado estado de resultados. Las organizaciones fijan objetivos iniciales que deben ser alcanzados en determinado momento, estos se conocen como periodos contables. La información histórica es un elemento esencial para poder evaluar y tomar decisiones, pero debe tener un punto de referencia con la finalidad de comparar los datos e interpretar las acciones a seguir en la consolidación del resultado. Se debe asumir que los propietarios realizan determinada inversión con el propósito de obtener utilidades por su inversión.
El estado de resultados, también llamado estado de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados, es el informe financiero en el que podrás ver si tu empresa genera ganancias o pérdidas en un período determinado. Es uno de los estados financieros básicos. Sin él, no podrás tomar decisiones informadas sobre precios, inversiones o crecimiento. El estado de resultados es fundamental para la salud financiera de tu negocio. La utilidad neta (o ganancia neta) es el famoso “resultado final”. Si es positiva, tu empresa está en “números negros”. Si es negativa, está en “números rojos”.
Concepto y Características del Estado de Resultados
El estado de resultados o estado de pérdidas o ganancias es un instrumento financiero que expresa el desempeño de los entes económicos en un determinado periodo. Integra en su contenido las partidas de ingresos o ventas que representan entradas de dinero y que están involucradas con la actividad preponderante de la entidad, costos y gastos partidas de egresos (originados en los procesos administrativos), transformación, operación, inversión y financiamiento. Como se puede observar, el estado de resultados alude a la actividad económica de una entidad evaluada en un determinado periodo.
Su importancia reside en que muestra la información relativa al resultado de las operaciones en un periodo contable, por ende, los ingresos, costos y gastos de dichas entidades, así como su utilidad o pérdida neta, permitiendo evaluar los logros alcanzados con los esfuerzos desarrollados durante el periodo consignado en el mismo estado. Para Elías Lara (2010), el estado de resultados es un estado financiero básico que muestra la utilidad o pérdida neta resultante de todos los ingresos, costos y gastos realizados por la entidad durante el periodo.
Los elementos que constituyen el estado de resultados deben mantener una estructura lógica y secuencial que permita su interpretación, están sujetas a las NIF. Si las normas hacen mención del contenido y su presentación, atienden a la necesidad de homologar los criterios en su elaboración, permitiendo que cualquier ente independiente de la organización pueda comprender, analizar e identificar la información expresada en determinado periodo. El objetivo del estado de resultados es identificar si existe pérdida o utilidad al concluir las operaciones del periodo evaluado.
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Debe de reunir las características primarias como la confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y comparabilidad para que la información sea útil en la toma de decisiones, conforme lo establecido por la NIF A 4 (características cualitativas de los estados financieros):
- La comprensibilidad, para que cualquier usuario relacionado o no relacionado con el proceso contable pueda interpretar los hechos.
- La confiabilidad, para que la información integrada pueda ser identificada de forma plena.
- La relevancia, para que la información pueda ser clasificada de acuerdo a su importancia y permita tomar decisiones.
- La comparabilidad, para que puedan compararse los resultados obtenidos históricos con los recientes.
El Postulado Básico de Devengación Contable (NIF A 2) y el Periodo Contable
Empecemos con lo elemental, ¿qué es un periodo contable? Son los efectos derivados de las transacciones y transformaciones internas que lleva a cabo una entidad, así como de otros eventos que afectan económicamente. Debe identificarse con un período convencionalmente determinado (periodo contable) a fin de conocer de forma periódica la situación financiera y el resultado de las operaciones de la entidad.
La necesidad de circunscribir la información financiera a una fecha o un periodo determinado nace de las exigencias del ambiente de negocios, el cual requiere de evaluaciones periódicas del desempeño económico de las entidades, dado que los usuarios de la información financiera no pueden esperar hasta el término de la vida de la entidad para conocerlo. Un periodo contable convencional comprende un ciclo normal de operaciones de la entidad, por lo general cuando este sea igual o mayor a un año. Debe considerarse como periodo contable el ciclo comprendido entre la adquisición de activos para su procesamiento y la realización de los mismos derivados de su enajenación, es decir, su venta.
Algunas consideraciones importantes para efectuar cortes convencionales serían:
- Delimitar la información financiera registrada en el periodo que corresponda, esto es, cuando las operaciones sean devengadas en el momento que se incurren.
- Toma de decisiones sobre aspectos financieros.
- Cuando se asocien en el periodo en el que se incurren y estas a su vez puedan ser cuantificadas.
En este sentido, la devengación contable refiere a que los hechos registrados en el sistema contable deben ser reconocidos en el momento que son realizados. Cabe mencionar que tienen que ser cuantificados.
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El Proceso Contable y la Integración del Estado de Resultados
Para entender la metodología del registro diario, se debe especificar primero que se trata de un registro de forma cronológica (por fechas), sistematizado de las operaciones de la entidad económica. Hace referencia a las operaciones diarias incurridas que deben ser representadas por medio de pólizas de diario y que constituyen la información básica de la contabilidad. Estos registros formarán parte de la acumulación de saldo del esquema de mayor. Por su parte, el esquema de mayor es la acumulación de la información procesada de los registros diarios por medio de su clasificación y su naturaleza y expresados en activos, pasivos, y capital, solo para las cuentas que integran el balance general, para el estado de resultados se integra con cuentas de ingresos y egresos clasificadas como cuentas de resultados, también son representadas por registros diarios, acumulando los saldos finales de la balanza general.
La balanza de comprobación contiene los datos de las cuentas de mayor que corresponden a la suma de los movimientos incurridos en la entidad económica, por medio de cargos y abonos cuentas de auxiliar, haciendo referencia a la partida doble. De esta emana la información financiera en la elaboración del estado de resultados representado por los estados financieros.
Principales Renglones del Estado de Resultados
A continuación, se identificará cada uno de los renglones que constituyen el estado de resultados, así como su concepto. Hay que recordar que cada uno de los elementos que se mencionarán están sujetos al proceso contable constituido por la teoría de la partida doble, cargos y abonos en cada una de las cuentas.
Ventas Totales y Ventas Netas
Este rubro se integra por los ingresos que genera una entidad económica por la venta de inventarios, la prestación de servicios o cualquier otro concepto que se deriva de las actividades primarias que representan la principal fuente de ingresos de la propia entidad.
Las ventas netas se determinan cuando a las ventas generales se restan las devoluciones sobre ventas que están conformadas por las cancelaciones de los clientes, debido al incumplimiento de los productos comprometidos o fallas estructurales. También comprende cualquier situación que sea competencia de la organización en el incumplimiento del trato comercial. Por último, se restan los descuentos o bonificaciones sobre la venta, mismos que pueden ser motivados por el volumen de productos adquiridos o el pronto pago de las transacciones, obteniendo como resultado las ventas netas.
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Los descuentos y bonificaciones comerciales otorgados a clientes, así como las devoluciones efectuadas deben disminuirse de las ventas o ingresos a fin de obtener el reporte de ventas o ingresos netos. Los descuentos o rebajas sobre ventas son el valor de las bonificaciones o rebajas que sobre el precio de ventas de las mercancías se conceden a los clientes. Se conceden cuando el valor de las operaciones sea considerable, por ser clientes asiduos importantes o por existir una relación especial con ellos.
Es importante hacer mención que los cambios originados por los medios digitales contemplan que cada uno de los CFDI o facturas electrónicas emitidas deben ser autorizadas por el SAT (Secretaria de Administración Tributaria); esto incluye las cancelaciones y devoluciones.
Ejemplo de determinación de Ventas Netas:
| Concepto | Valor (Pesos) |
|---|---|
| Ventas Totales | 105,750.00 |
| (-) Devoluciones sobre Ventas | 10,825.20 |
| (-) Descuentos sobre Ventas | 3,785.00 |
| Ventas Netas | 91,139.80 |
Compras Totales o Brutas y Compras Netas
Las compras totales o brutas se determinan cuando se suma el valor incurrido por los gastos de compra. Las compras netas se determinan restando de las compras totales el valor de las devoluciones y descuentos sobre compras. Los descuentos o rebajas sobre compras le son concedidas a la entidad cuando el valor de las adquisiciones sea considerable, por ser compradores asiduos importantes, o por existir una relación especial con ellos.
Costo de lo Vendido
El costo de lo vendido se integra cuando al inventario inicial se suma el valor de las compras netas y se resta el valor del inventario final. Este rubro muestra el costo de adquisición de los artículos vendidos o el costo de los servicios prestados relativos a las ventas o ingresos netos. Hay que tomar en cuenta que, dependiendo del giro de la empresa, será la determinación del costo de ventas. Por ejemplo, la determinación de costo de lo vendido de una empresa de manufactura será diferente a una comercial, ya que implica procesos de transformación.
Utilidad en Ventas (Utilidad Bruta)
Una vez determinado el valor de las ventas netas y el costo de lo vendido, la utilidad de ventas se determina restando de las ventas netas el costo de lo vendido. La utilidad bruta es el resultado de la diferencia que existe entre la venta y el costo de venta. También se le denomina margen bruto porque indica cuánto fue la ganancia por la venta del producto, sin tomar en cuenta los gastos asociados. La fórmula básica es: Utilidad bruta = Ingresos - COGS.
Gastos Generales
Cuando se emplea una clasificación basada en función, los gastos generales se agrupan en rubros genéricos tales como gastos de venta, administración, investigación, etc. En una clasificación basada en la naturaleza, los gastos generales deben desglosarse en sus componentes principales: sueldos, prestaciones y demás beneficios, depreciación y amortización, comisiones etc. Cada concepto acumulará los montos netos incurridos en el periodo y formarán parte de la elaboración del estado de resultados.
Es importante comprender claramente que los gastos de ventas, administración y financieros no forman parte de la principal actividad de la organización, sino que corresponden a las actividades de gestión administrativa como elementos de apoyo en la consecución de los objetivos. Los gastos de operación refieren a las erogaciones que sostienen la entidad económica en los procesos diarios de sus actividades, agrupándose en gastos de venta, administración y financieros.
Gastos de Venta
Los gastos de venta son los incurridos de manera exclusiva en los procesos de operación comercial y los generados a partir de la atención y servicio al cliente. También incorpora el personal y las áreas involucradas que se vinculan de forma directa con el proceso de ventas. Algunos ejemplos son el sueldo de comisionistas de ventas, la renta del local comercial, los gastos por publicidad, entre otros.
Gastos Administrativos
Los gastos administrativos permiten el correcto funcionamiento de la dirección y administración. Se dividen en función de las áreas involucradas con el quehacer diario de la organización. Estos gastos no se encuentran relacionados de manera directa con la actividad preponderante de la empresa, pero son necesarios porque actúan como medios que permitirán el desempeño adecuado y el éxito de los objetivos planeados. Algunos ejemplos son la renta de oficinas administrativas, los sueldos de empleados administrativos, la papelería, el consumo de energía eléctrica, entre otros. Eso sí, deben ser identificados con la operación administrativa.
Gastos Financieros (RIF)
Por su parte, los gastos financieros son representados en el estado de resultados en un apartado denominado resultado integral de financiamiento (RIF). Expresa los gastos incurridos por actividades financieras de la empresa. Las principales cuentas que integran este elemento son los intereses, fluctuaciones cambiarias, cambios en el valor razonable de activos y pasivos financieros y el resultado por posición monetaria. Los gastos y productos financieros son los diferentes gastos que la compañía tiene, pero que no están relacionados de manera directa con las operaciones. Un ejemplo de estos gastos son los pagos de intereses bancarios.
Otras Cuentas Clave del Estado de Resultados
- UTILIDAD SOBRE FLUJO: esta cuenta mide las ganancias que tiene la empresa, pero sin tomar en cuenta los gastos financieros y los impuestos. Estos gastos no tienen que ver con la salida de dinero real de la empresa.
- DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES: estos importes disminuyen el valor contable de los bienes tangibles usados para llevar a cabo las operaciones empresariales; por ejemplo, el uso de un vehículo.
- UTILIDAD DE OPERACIÓN: el mismo refleja la ganancia o pérdida de la empresa en función a sus actividades productivas. Este resultado se obtiene al sustraer la diferencia existente entre las depreciaciones, amortizaciones y la utilidad sobre flujo.
- UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS: es referido a la ganancia o pérdida de una empresa después de cumplir con sus compromisos tanto operacionales como financieros.
- IMPUESTOS: son aquellos tributos sobre las utilidades que la empresa paga al Estado.
- UTILIDAD NETA: representa toda ganancia o pérdida final que la empresa obtenga como resultado de sus operaciones anuales. Por esto último entendemos los gastos operativos, financieros y el pago de los impuestos. La fórmula básica es: Utilidad neta = Utilidad bruta - gastos totales - impuestos.
Importancia del Estado de Resultados para la Gestión Empresarial
Un estado de resultados nos permite medir y analizar diversos parámetros que, al ser evaluados correctamente, nos dan una mejor idea de la rentabilidad de la organización. Este reporte cuando se compara con otros informes contables básicos, como el balance general o el estado de flujo de efectivo, es de mucha utilidad.
Entre las principales razones de su importancia destacan:
- Podemos realizar una evaluación exacta sobre el desempeño operativo de la empresa en un periodo determinado y así conocer la real capacidad de generar utilidades. Del mismo modo, cuando nos planteamos como objetivo una mayor optimización de los recursos para mejorar las utilidades, este reporte es una herramienta muy valiosa.
- El estado de resultados nos dará una respuesta a la interrogante: ¿Cuánto dinero estamos invirtiendo en comparación con aquel que estamos ganando?
- Al momento de repartir los dividendos, el estado de resultados ofrece una mejor visión de los ingresos, ya que de estos van a depender las utilidades generadas en un tiempo determinado.
- Podemos hacer una mejor estimación de los flujos de efectivo, pudiendo así realizar proyecciones de las ventas de forma completa y precisa.
- El estado de resultados permite identificar debilidades, específicamente aquellas partes del proceso financiero que están consumiendo mayores recursos económicos. Esto es posible al analizar los márgenes de venta de cada rubro, dándonos así una mejor perspectiva sobre la eficacia operacional de la empresa.
Gracias al estado de resultados podemos tener una "visión panorámica" de los ingresos, así como los gastos que debemos considerar para que la empresa cumpla con las obligaciones adquiridas, se expanda financieramente y evite futuras pérdidas. En todo negocio es imprescindible evaluar periódicamente el rendimiento de las operaciones a fin de tomar decisiones en base a datos reales.
Métodos Contables para la Preparación del Estado de Resultados
Existen dos métodos contables para preparar tu estado de resultados. El método de contabilidad de caja (o método de efectivo) reconoce los ingresos y gastos cuando entran o salen de tu cuenta bancaria. El método de contabilidad de acumulación (o método de devengo) registra los ingresos a medida que los ganas, incluso antes de que entren en tu cuenta bancaria. Las cifras de tu estado de resultados varían según el método que utilices.
Automatización y Herramientas Digitales para el Estado de Resultados
El estado de resultados es de vital importancia para cualquier negocio ya que es un elemento de apoyo a la gestión. Al brindar información de valor permite la aplicación de una planificación estratégica eficiente y que consiga resultados en el pequeño, mediano y largo plazo. Esta es la razón por la que adquirir un software puede convertirse en una buena herramienta para cumplir con los objetivos empresariales. Gracias a su carga y gestión de datos automático, podemos tener al día todas las cuentas y archivos.
Tener esta herramienta automatizada es de inmenso valor para el área de la gerencia, ya que permite una mejor eficiencia de la gestión y aporta una información detallada sobre los resultados obtenidos por la compañía. Al tener una idea más clara de los gastos en algunas áreas, y los beneficios de otras, es posible crear y diseñar mejores estrategias para corregir los errores de las operaciones de la empresa y a la vez aprovechar las fortalezas. Con un reporte automatizado hay un mejor conocimiento de los recursos de la entidad. Además, con estos sistemas, se minimiza el riesgo de incurrir en errores en sus resultados, garantizando que siempre se pueda recurrir a este informe de manera mensual, trimestral y anual.
Otra ventaja de tener un software financiero enfocado al control es que resguarda de una mejor manera las cuentas y archivos, incluso en el caso de que las herramientas electrónicas usadas, como una computadora, se dañen y haya una pérdida de los datos en su disco duro. Finalmente, el uso de un software ahorra tiempo. No es lo mismo tener que armar un reporte mes a mes que hacer unos pocos clics y tener un informe detallado y organizado, adaptado a las operaciones particulares de la empresa.
Soluciones digitales como Pipedrive permiten rastrear tus ingresos por cliente, producto o período y generar información financiera precisa sin errores manuales. Automatiza el seguimiento de tus ventas y conecta tus datos financieros para tener siempre una visión clara de tu rentabilidad. CONTPAQi Contabilidad® o Nubox, por ejemplo, optimizan este proceso, permitiendo emitir reportes financieros detallados y acceder a más de 20 informes que te permitirán tener un control total sobre la salud financiera de tu negocio. Odoo, por su parte, permite generar un estado cuando se necesita (siempre que se tengan los datos históricos), y también permite comparar valores entre periodos de tiempo (hasta 12 periodos anteriores a la fecha del informe).
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