En nuestros días, la contabilidad se constituye como la columna vertebral de las finanzas. En palabras simples, es la guía para la toma de decisiones presentes y futuras; si no existiera un control preciso sobre las operaciones comerciales y las finanzas realizadas, una persona o negocio no tendría forma de optimizar y planificar sus recursos, ganancias, ingresos, egresos, etc. El entorno laboral, en constante evolución, ha propiciado que cada vez más personas trabajen por su cuenta o presten sus servicios profesionales de manera independiente.
Para fines fiscales, lo primero es definir si un contribuyente realizará sus actividades económicas como persona física o como persona moral. Una persona física es cualquier contribuyente que realiza actividades económicas de manera individual, es decir, como empleado, profesional independiente o comerciante. Es un individuo que puede prestar servicios, realizar actividades comerciales, arrendar bienes inmuebles, trabajar por salarios, entre otras ocupaciones. Si eres una persona física y realizas actividades económicas relacionadas con tu emprendimiento, puedes tributar como una persona física con actividad empresarial. Independientemente de la opción que elijas, gestionar adecuadamente los recursos de tu empresa es crucial para su éxito. En el contexto fiscal actual, llevar una contabilidad organizada no solo es una obligación legal para muchas personas físicas, también se ha convertido en una herramienta estratégica.
Al comenzar tu vida laboral, es fundamental tener un control adecuado de tus finanzas personales. En el mundo laboral, es probable que te enfrentes a obligaciones fiscales, como la presentación de declaraciones de impuestos. En muchas ocasiones nuestra formación académica en diferentes niveles no nos prepara para lidiar con el tema fiscal que implica desarrollarse económicamente en este país. No se trata sólo de pagar impuestos, sino también de llevar una vida fiscal saludable que te permite en ocasiones recuperar algo de tu dinero, pero también apoyar al desarrollo del país cumpliendo con esta responsabilidad.
La Importancia de un Contador para la Persona Física
Si decides emprender tu propio negocio o proyecto profesional, un contador puede ser un aliado invaluable. Tener un contador es esencial para asegurar una gestión financiera sólida y cumplir con las obligaciones fiscales y contables de tu vida laboral. Los contadores realizan funciones financieras tanto para el sector público como para personas o empresas privadas. Se ocupan, entre otras cosas, de atender los asuntos financieros del individuo o la identidad que haya solicitado sus servicios. Los contadores, además, pueden asumir otras funciones como la de asesor financiero o auditor, enfatizando su trabajo en prioridades básicas como la reducción de costos y la optimización del tiempo dentro de una empresa.
Hoy en día es muy importante que tengas a un contador de confianza, alguien que sepa administrar información precisa y que sepa de operaciones financieras cada vez más complejas. ¿Qué es un contador público? Un contador público es un profesional capaz de comprender el comportamiento económico y financiero de una persona física o moral. Un contador público es un profesional con conocimientos en temas como contabilidad de costos, análisis de estados financieros, matemáticas financieras, entre otros temas, que por tanto, está capacitado para ejercer su profesión en áreas contables, tributación fiscal, auditoría, finanzas, entre otros. La primera, y según nuestro punto de vista, la más importante: para llevar un control específico de tus obligaciones tributarias y fiscales (tanto si eres persona física como una moral).
Lea también: Proceso para Tener IVA a Favor
Pros de Contar con un Contador
Contratar a un profesional contable ofrece múltiples ventajas que impactan positivamente en tu gestión financiera y fiscal, brindando tranquilidad y eficiencia:
- Manejo de impuestos: Uno de los aspectos más importantes de la contabilidad en la vida laboral es el manejo adecuado de los impuestos.
- Registro de gastos e ingresos: Llevar un registro preciso de tus gastos e ingresos es fundamental para mantener un control financiero sólido.
- Optimización de recursos: Un contador puede analizar tus finanzas e identificar áreas donde puedes optimizar tus recursos y maximizar tus ingresos.
- Seguimiento de objetivos financieros: Con la ayuda de un contador, puedes establecer metas financieras claras y medibles para tu vida laboral, como la compra de una casa, la inversión en educación adicional o el ahorro para la jubilación.
- Ahorrar tiempo: Efectivamente, llevar la contabilidad de tu actividad económica podría hacerte perder entre 8 a 15 horas a la semana, sobre todo si no estás muy familiarizado con este tipo de tareas.
- Tener más tranquilidad mental: Un contador siempre estará actualizado, en los tiempos y formas correspondiente, de todos los requisitos del SAT.
- Obtener información confiable y contrastada.
- Aprender a delegar funciones: Uno de los mayores errores que se comete en el mundo del emprendimiento es querer abarcar demasiado.
¿Cuándo es Necesario Contratar un Contador?
La contabilidad se refiere al “sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad”, el o la contadora son las personas responsables de darle seguimiento a este sistema de control y registro. Si estás creando tu empresa, este profesional es indispensable, sin embargo, también es necesario contratar a un contador cuando eres una persona física con alguna actividad económica que debe presentar sus ingresos y gastos.
Algunas otras situaciones en las cuales podrías necesitar de un contador son:
- Cuando recibes una herencia.
- Cuando tienes algún instrumento de inversión y obtienes ganancias.
- Cuando obtienes ganancias por rentas de un inmueble.
- Por cualquier servicio profesional o actividad empresarial que tengas.
- Eres una persona asalariada y debes presentar tu declaración anual.
Si tienes mucho volumen de trabajo y tu negocio presenta una actividad económica de gran actividad y complejidad, contratar los servicios de uno de estos profesionales contables sería la mejor opción.
Contras y Consideraciones al Contratar un Contador
Aunque los beneficios de contar con un contador son sustanciales, existen factores a considerar. Uno de los principales "contras" o desafíos puede ser la inversión económica que representa su servicio. Respecto a cuánto cuesta contratar un contador es una cifra muy variable, por lo que sería difícil definirla, ya que esta dependerá si se trata de un contador independiente, si pertenece a una firma de contadores o incluso, por la ciudad en la que vivas. En tu búsqueda, siempre pide información detallada sobre los costos. Si estás pensando en un contador para tu empresa entonces su costo dependerá del que hayas asignado a la posición.
Lea también: Guía para tramitar tu RFC
Tanto si estás empezando en el mundo del emprendimiento como si llevas ya un tiempo batallando por este camino, te habrás percatado de lo tedioso y complejo que puede resultar el papeleo fiscal y burocrático. En este sentido, es posible que llegues a tomar las riendas en áreas en las que no tienes muchas destrezas y/o conocimientos. Una de ellas: la contabilidad. Es aquí donde el rol del contador se vuelve indispensable, asumiendo una gran responsabilidad y mitigando los riesgos inherentes a la profesión, como:
- Cambios constantes en la legislación: Los funcionarios ajustan las regulaciones y reglas constantemente. Todo esto no solo debe estudiarse, sino también aplicarse rápidamente en el trabajo.
- Multas, responsabilidad, sanciones: Por sus propios errores, el contador tendrá que responder con un "rublo" y no sólo. Las violaciones significativas están sujetas a responsabilidad penal.
- Demanda de tiempo: A pesar del simple trabajo de "oficina", el contador a menudo se queda despierto hasta tarde. Especialmente durante la formación del informe final. Además, hay muchos problemas con las vacaciones.
Estos puntos resaltan la complejidad y la especialización requerida en la profesión contable, justificando la inversión en un buen profesional que pueda manejar estas responsabilidades y riesgos por ti.
¿Qué Saber Antes de Contratar un Contador?
¿Te has dado cuenta que necesitas un contador? De ser así seguro has empezado por preguntarte qué debes saber antes de contratarlo, cuánto cuesta o cómo conseguirlo, es importante que sepas que no estás solo en esto, hemos reunido información que te guiará para que tu decisión sea más sencilla y sobre todo, muy informada.
Antes de contratar un contador debes definir tus necesidades. ¿Necesitas un contador de tiempo completo para tu empresa? ¿Estás buscando alguien que te ayude mensualmente con tus declaraciones? ¿Es solo para tu declaración anual? Es decir, primero debes saber si es un trabajo permanente o si se trata de un servicio que necesitarás por una sola ocasión.
Además, el profesional que contrates es alguien que debe contar con gran experiencia y ser confiable, por lo que es importante que sepas que no es alguien que debas elegir sin antes considerar sus trabajos anteriores y tomar muy en cuenta sus recomendaciones. Si uno de tus objetivos es contratar un contador para realizar tus declaraciones fiscales, es indispensable que conozcas su experiencia en materia fiscal. Si no tienes referencias personales o cercanas , una buena idea es que investigues si pertenece a algún colegio de contadores que lo puedan respaldar. El SAT también tiene un registro y un Padrón de Contadores Públicos y Despachos en los cuales puedes investigar información sobre aquellos contadores autorizados por la institución.
Lea también: Número de dígitos del RFC de personas físicas: la información que necesitas.
¿Dónde Conseguir un Contador?
Puedes acercarte a un Colegio de Contadores de tu estado o ciudad para buscar alguno que cumpla con las tareas que necesitas, también puedes contratarlo en un despacho de contadores. Un último consejo: no descuides este apartado de tus finanzas, reúnete con tu contador o contadora de forma regular. Infórmate sobre cuáles son tus responsabilidades fiscales y mantente al tanto en que estas se cumplan. Finalmente, si después de leer estas razones sobre por qué es importante tener un contador te has convencido de contratar a uno, ten en cuenta que, idealmente, la persona a la que integres a tu equipo de trabajo deberá tener certificaciones actualizadas, una licenciatura y estar comprometida a capacitarse constantemente.
Alternativas: El Uso de Software Contable
Después de haber participado en el curso “Estrategias fiscales para personas físicas”, muchos contribuyentes comienzan a preguntarse si realmente necesitan un software contable para manejar sus obligaciones fiscales. La respuesta corta es: sí, conviene y mucho.
Aquí es donde entra el uso de un software contable como CONTPAQi® Contabilidad, el cual automatiza procesos, reduce errores y permite generar reportes confiables en cuestión de minutos. Uno de los principales beneficios de usar un sistema contable es el control financiero en tiempo real. Con un software como CONTPAQi®, se puede llevar el registro de facturas emitidas y recibidas, generar pólizas automáticamente, calcular impuestos y contar con reportes actualizados para la toma de decisiones.
Es común pensar que, si los ingresos aún son bajos o si el negocio está en etapa inicial, no vale la pena invertir en un software contable. Sin embargo, esta es justamente la mejor etapa para adoptar un sistema. Al iniciar con una estructura bien organizada desde el principio, se construyen buenos hábitos contables que evitarán problemas futuros. Utilizar un software contable no es solo una inversión en cumplimiento fiscal, sino en tranquilidad y eficiencia. Por eso, si aún no utilizas un sistema contable, este es el momento ideal para dar el siguiente paso. CONTPAQi® te ayuda a optimizar tu tiempo, evitar errores y tomar mejores decisiones financieras.
Al hablar de los beneficios de contratar a un contador financiero, muchos estaréis comparando las funcionalidades de estos profesionales con las propias de las plataformas de facturación electrónica. Como sabemos, existen multitud de softwares para facturar en línea (STEL ORDER, Facturama, alegra, Facture App, etc) que ahorran mucho trabajo y, en su mayoría, resultan más económicas que los servicios de un contador personal. Como decíamos, todo depende de multitud de factores.