La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un procedimiento indispensable dentro de la contabilidad electrónica en México. Con el avance de las disposiciones fiscales, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha reforzado los requisitos y controles para la cancelación de facturas electrónicas, exigiendo un manejo más riguroso para evitar errores y sanciones. Un CFDI es un comprobante fiscal que ampara las operaciones comerciales y actos fiscales como ingresos, egresos, pagos, nóminas y traslados.
Cancelar un CFDI evita errores en tus declaraciones fiscales y garantiza el cumplimiento de las normativas.
¿Qué es la Cancelación Administrativa en CONTPAQi Comercial?
En el nuevo esquema de cancelación del SAT, para el motivo 01 de cancelación, para poder cancelar una factura primero se debe realizar la factura que va a sustituir la incorrecta. Esto se convierte en un problema para poder sustituir los complementos de pago. Ya que cuando timbras un pago ya estás pagando la factura a nivel SAT y a nivel sistema. Ya que al timbrar el pago afectas tanto cuentas por pagar, como el timbre del pago en el SAT. Por lo tanto, al generar el nuevo pago no encontrarás la factura para saldarla y asociarla.
Por lo que primero deberás cancelarla en el sistema, sin cancelarla en el SAT. A esto se le llama Cancelación Administrativa. Para que de esta manera te libere los documentos sin cancelarla en el SAT. Este procedimiento te sirve también para tus facturas.
Procedimiento para la Cancelación Administrativa de un Complemento de Pago en CONTPAQi Comercial
Se desea cancelar un complemento de pago, donde los datos son los siguientes: Serie: REPP, Folio: 11, Factura pagada: CFDI-37.
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- En el complemento de pago que deseamos cancelar REPP-11, dar clic en la flecha que está a un lado de cancelar.
- IMPORTANTE NO DAR CLIC EN EL BOTÓN CANCELAR. EL CLIC ES EN LA FLECHA QUE APUNTA HACIA ABAJO.
- Mandará la siguiente advertencia: Nos avisa que sólo lo cancelará en el sistema, deberemos cancelar de manera fiscal posteriormente. Por lo tanto, el folio quedará vigente ante el SAT, pero cancelado en el sistema.
- Ahora el estatus es Cancelado sólo en CONTPAQi Comercial Premium.
Generación y Relación del Nuevo Complemento de Pago Sustituto
Una vez realizada la cancelación administrativa, se procede a generar el nuevo complemento de pago y relacionarlo con el original.
- Se genera un complemento de pago nuevo, donde los datos son los siguientes: Serie: REPP, Folio: 15, Factura pagada: CFDI-37.
- En el nuevo complemento: No debemos olvidar relacionar la factura que estamos sustituyendo en el botón «Relacionar CFDI».
- Al dar clic en el botón «Relacionar CFDI» aparecerá el siguiente recuadro, donde deberás dar clic en el botón F3 para que te aparezcan los diferentes tipos de relación de CFDI.
- Deberás elegir para este caso, con un clic la relación tipo: 04 - Sustitución de los CFDI previos.
- Ahora le darás clic en Agregar documento.
- Te aparecerá un listado de todos los complementos de pago timbrados a ese cliente. Debes seleccionar con doble clic el complemento que va a ser sustituido por el nuevo complemento correcto.
- En la parte inferior aparecerá la factura que estás relacionando.
- Por último, clic en Relacionar Documentos.
- Timbra tu complemento de pago.
- Verás la relación en el PDF.
Cancelación Fiscal del Complemento de Pago
Y ahora sí podrás proceder a cancelar de manera fiscal con el motivo 01 el complemento de pago para cumplir con el esquema de cancelación del SAT.
Generalidades sobre la Cancelación de Facturas CFDI en el SAT
La autoridad fiscal, es decir el SAT, autoriza que tanto las personas físicas como las morales efectúen una cancelación de factura ante diversas circunstancias. Si eres usuario de la Factura Electrónica con el esquema de CFDI y deseas cancelar uno de estos comprobantes, es preciso dar a conocer que esta acción es responsabilidad del contribuyente que emitió el CFDI notificar o realizar el proceso de cancelación ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT [de acuerdo con la Regla II.2.23.3.6, último párrafo, de la Segunda MRMF, publicada el 14 de septiembre de 2010]).
Para realizar la cancelación de un CFDI, es necesario tener el UUID (Identificador de Único Universal, el cual es asignado por el PAC cuando realiza el timbrado de comprobante) que se desea cancelar, ya que debemos de recordar que este número es el que identifica al CFDI. Desde la versión 4.0, el SAT exige especificar un motivo de cancelación al anular un CFDI. Las peticiones de cancelación, consulta de estado de la factura, la aceptación o rechazo de la cancelación y la consulta de documentos relacionados, se podrá realizar desde el portal del SAT o mediante los servicios de un proveedor de certificación.
Para hacer la cancelación, debe elegirse la opción de Cancelar CFDI en el portal del SAT. Para ello:
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- Capturar el UUID del documento que se desea cancelar.
- Hacer clic en el botón Buscar CFDI.
- Resultado: Se presentará el registro del CDFI / UUID solicitado.
- En esta ventana se presentan tres opciones que son:
- Mostrar Detalle: Se presenta el CFDI en un formato amigable diseñado por el SAT.
- Recuperar CFDI: Se puede obtener el XML.
- Cancelar CFDI: Se realiza la cancelación del CFDI.
No es posible recuperar o descancelar un documento electrónico, ya que cuando se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT y actualmente no existe por parte de la autoridad (SAT) un proceso para cambiar el estado de cancelado a vigente a un documento electrónico. Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
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