La aceptación o rechazo de la solicitud de cancelación de un CFDI es un proceso muy sencillo que se puede hacer en pocos pasos a través del portal de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para cancelar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica, el emisor de la factura debe enviar una solicitud de cancelación a través del portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
En estos casos, el receptor del CFDI recibe un mensaje en su Buzón Tributario, donde se solicita la aceptación de la cancelación. Y el receptor puede aceptar o rechazar la cancelación del CFDI. La aceptación o rechazo de la solicitud de cancelación de un CFDI es un proceso muy sencillo que se puede hacer en pocos pasos a través del portal de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Pasos para la aceptación o rechazo de la solicitud de cancelación de CFDI
A continuación, te explicamos los pasos a seguir para aceptar o rechazar una solicitud de cancelación:
- Paso 1: Ingresa al portal
Accede a www.sat.gob.mx, selecciona la opción “Factura Electrónica”, haz clic en el botón “Cancela y recupera tus facturas” y completa los datos requeridos por el sistema (RFC y contraseña).
- Paso 2: Solicita la cancelación indicando los motivos
Dirígete a la sección “Consultar facturas emitidas”. Haz clic en la factura a cancelar y, a continuación, en “Buscar CFDI”. Verifica los datos del comprobante: folio fiscal, RFC Emisor, nombre o razón social del emisor, si requiere la aceptación del receptor y el estado del comprobante. Finalmente, elige la opción “Cancelar seleccionados”.
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- Paso 3: Llena todos los campos de información
Ahora solo necesitas ingresar las credenciales de tu e.firma o Certificado de Sello Digital (CSD) y dar clic en “Continuar” para enviar la solicitud de cancelación y generar el acuse.
- Paso 4: Aguarda la respuesta del receptor
El receptor recibirá un mensaje en su Buzón Tributario, donde se solicita la aceptación de la cancelación. Para este proceso solo cuenta con 3 días hábiles, en caso de no dar una respuesta en el tiempo establecido, la factura se cancelará.
¿Cómo se acepta o rechaza la solicitud de cancelación de un CFDI?
Es importante saber que a pesar de que ya han pasado 3 años desde la entrada en vigor del esquema de cancelación de CFDI siguen habiendo dudas y confusiones respecto al proceso. La contadora señaló que sólo se permiten 3 intentos de cancelación para un mismo CFDI. Este proceso surgió desde que habían cancelaciones injustificadas anteriormente y éstas afectaban las deducciones y acreditaciones de impuestos al receptor.
En el esquema actual de Cancelación de CFDI nos dice que existen tres tipos de respuesta a la cancelación: Cancelable con aceptación, cancelable sin aceptación y no cancelable. Para que se pueda llevar a cabo una cancelación con aceptación, el receptor del comprobante fiscal deberá de recibir un mensaje por medio del Buzón Tributario haciéndole saber que existe una solicitud de cancelación de un CFDI por lo que tendrá que acceder al Portal del SAT a más tardar 72 horas contadas a partir de que haya recibido la solicitud de cancelación de un CFDI, para manifestar su aceptación o negación de la cancelación.
Es importante dar una respuesta en cuanto sea recibido el mensaje ya que el SAT dará por hecho que el receptor acepta la cancelación del CFDI si transcurren los 3 días. Para llevar a cabo el proceso bajo “con aceptación” , se hará mediante el portal del SAT para que sea directo. Lo primero que se debe realizar es que el emisor consulte el Estado del CFDI en la página verificando que el estatus sea “Factura con Autorización de Cancelación” y ese aparece eso, deberá de solicitar la cancelación y es cuando el receptor recibirá un mensaje mediante el Buzón Tributario indicando que hay una solicitud que deberá de atender lo antes posible antes de que el SAT se anticipe.
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Sea el caso que sea, el SAT deberá de emitir un acuse de aceptación, rechazo o cancelación al emisor.
¿Qué Hace el SAT ante las Cancelaciones de Facturas?
Gracias a las herramientas tecnológicas para la fiscalización , el SAT puede detectar de forma automática discrepancias entre lo declarado y los CFDI registrados en sus bases de datos. Cuando esto ocurre, es común que se envíen cartas invitación al buzón tributario o al correo electrónico del contribuyente, solicitando aclaraciones o información adicional. Una causa frecuente de estas inconsistencias es el manejo incorrecto de las cancelaciones de facturas, ya sea de CFDI emitidos o recibidos. Un registro inadecuado puede derivar en observaciones, multas o sanciones.
Cancelaciones de Facturas Emitidas
Cuando se emite un CFDI y posteriormente se requiere su cancelación, el primer paso es cancelarla en el sistema de facturación y reflejarla correctamente en la contabilidad. Esto permite llevar un control adecuado de los ingresos y mantener un cumplimiento fiscal ordenado. Sin embargo, el proceso no termina ahí. Para que una factura quede oficialmente cancelada, es necesario utilizar el “Web Service del SAT”, que inicia la solicitud y queda en espera de la aceptación o rechazo por parte del receptor del comprobante. Además, al cancelar un CFDI es obligatorio indicar el motivo de la cancelación, conforme a los códigos establecidos por el SAT.
Finalmente, es necesario esperar a que tu cliente acepte la solicitud de cancelación a través del portal del SAT. En caso de que no responda, la cancelación se procesará de forma automática después de 72 horas, siempre que el CFDI no tenga pagos registrados ni comprobantes relacionados.
Cancelaciones de Facturas Recibidas
Si es tu proveedor quien solicita la cancelación de un CFDI, tú eres quien debe aceptarla o rechazarla. Para ello, es indispensable revisar con frecuencia el buzón tributario, ya que cuentas con un plazo de 72 horas para responder. Si no lo haces en ese tiempo, la factura se cancelará automáticamente, siempre que no tenga pagos registrados ni CFDI relacionados.
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Permitir cancelaciones sin revisar puede afectar tu contabilidad, ya que podrías perder la posibilidad de deducir impuestos asociados a ese comprobante. Una gestión contable efectiva requiere atención constante a las notificaciones del SAT y una respuesta oportuna a sus solicitudes.
Casos que Permiten Cancelar una Factura sin Aceptación
Como se mencionó anteriormente, cuando una solicitud de cancelación no recibe respuesta, es importante dar seguimiento a los comprobantes cancelados por “Plazo Vencido”. No obstante, existen ciertos casos en los que no es necesario esperar la aceptación del receptor. En estas situaciones, la cancelación puede realizarse de forma inmediata, siempre que se cumplan los siguientes criterios:
- CFDI emitidos que amparen ingresos por hasta $1,000.00 incluyendo impuestos y retenciones.
- Comprobantes emitidos por concepto de nómina u honorarios.
- CFDI emitidos por egresos.
- CFDI emitidos por traslado.
- CFDI emitidos por concepto de ingresos, expedidos a contribuyentes del RIF.
- CFDI que amparen retenciones.
- CFDI emitidos por integrantes del sistema financiero.
- Cuando se solicite el día siguiente de que se expidió la factura.
Esta lista no es exhaustiva. El Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación incluye otras razones que validan las cancelaciones de facturas, aunque no sean aceptadas.
Motivos Válidos para Cancelar Facturas
Si bien en algunos casos la cancelación de facturas puede usarse de forma indebida para evadir impuestos, también existen situaciones legítimas en las que la ley permite hacerlo. Estas son las principales:
- Cuando nos equivocamos de RFC, es decir, cuando facturamos a un contribuyente por error.
- Cuando el comprobante contiene errores de otros datos de la compra/venta.
- Cuando una venta se incluyó en una factura global pero el cliente luego solicita una nominativa. Posteriormente, se debe emitir la factura solicitada.
- Cuando no se lleva a cabo la operación comercial pero sí se emitió el CFDI.
Es importante tener en cuenta que una solicitud de cancelación puede ser rechazada. Si decides hacerlo, el emisor recibirá una notificación para aceptar la cancelación del rechazo. Mientras tanto, el CFDI permanecerá vigente.