El cierre contable anual es uno de los procesos más relevantes dentro de la gestión financiera de cualquier empresa. Este proceso tiene como finalidad determinar los resultados reales del ejercicio, es decir, las utilidades o pérdidas generadas por la operación durante el año. CONTPAQi Contabilidad® permite ejecutar el cierre anual con precisión, cumpliendo con normas y disposiciones fiscales, y con herramientas que automatizan gran parte del proceso.
¿Qué es el cierre de ejercicio?
Al término del ejercicio es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o pérdida obtenida. Este proceso CONTPAQi Contabilidad lo realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y, al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable. El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio.
Al ejecutar un cierre de ejercicio, se cierra el año anterior al vigente; el ejercicio vigente queda abierto y a su vez permitirá abrir el nuevo ejercicio por iniciar. Otra ventaja que tiene CONTPAQi Contabilidad es que, si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
Requisitos previos
Antes de iniciar con el proceso del cierre, debes verificar lo siguiente:
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red, sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa.
- Respalda la empresa, ya que siempre es recomendable realizar un respaldo antes de realizar cambios importantes.
- Verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
- No deben existir movimientos en la Cuenta de cuadre ni pólizas sin afectar.
El Periodo de Ajuste (Periodo 14)
CONTPAQi Contabilidad maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio, conocido como Periodo 14 o Periodo de Ajustes. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo.
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Pasos para configurar y acceder al periodo de ajuste
- Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”.
- Si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas: “Permitir modificar periodos anteriores” y “Permitir modificar periodos futuros”.
- Para cambiar el periodo vigente, ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”, o bien, utiliza el menú Cierre, submenú Cambiar periodo.
La Póliza de Cierre
La Póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar. Esta póliza es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo.
Proceso de generación
Para realizar la póliza de cierre, ve al menú Cierre y selecciona submenú Póliza de cierre. Para que la póliza se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees. Es importante mencionar que si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQi Contabilidad no considerará esa póliza como de cierre.
Resumen del proceso de cierre
| Paso | Acción |
|---|---|
| 1. Respaldo | Realizar respaldo de la empresa desde el menú Empresa / Respaldar empresa. |
| 2. Cambio de periodo | Cierre > Cambiar periodo. Capturar el periodo 14. |
| 3. Póliza de cierre | Cierre > Póliza de cierre. Capturar cuenta de capital y procesar. |
| 4. Cierre final | Cierre > Cierre del periodo/ejercicio. Revisar fechas y procesar. |
Una vez que se ha generado la póliza de cierre, se puede imprimir o desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”. Cabe aclarar que, después de realizar el Cierre del ejercicio, esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
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