En México, las facturas electrónicas o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) son elementos esenciales dentro del sistema fiscal y contable. Todas las operaciones de un negocio o un particular en México, idealmente se reportan al SAT (Servicio de Administración Tributaria) a través de su sistema. Los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) son facturas electrónicas utilizadas en México para documentar legalmente las transacciones comerciales y fiscales entre personas físicas y morales. Cada una de estas operaciones comprende un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) en un formato de archivo XML, pero coloquialmente las llamamos simplemente facturas. Un CFDI es un archivo XML que representa a una factura electrónica.
Cada CFDI se elabora en formato XML y en él se incluye información precisa como los datos del emisor y del receptor, la fecha en que se realizó la operación, la descripción de los bienes o servicios, los importes correspondientes, los impuestos aplicables y un folio fiscal único (UUID) que lo valida. Todas las facturas electrónicas que se generan actualmente en México quedan almacenadas y timbradas en la plataforma del SAT.
La Necesidad de la Descarga Masiva de CFDI del SAT
Pero ¿qué pasa si pierdo el archivo, o si nunca me lo envían aunque sí lo hayan generado? Afortunadamente, el SAT es un servicio centralizado, es decir, dado que el CFDI haya sido generado correctamente en su sistema, siempre se podrán consultar y descargar estos archivos si contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo. Para los contadores es de vital importancia procesar las facturas electrónicas rápidamente y de la forma más eficiente. Evita la descarga manual desde el portal del SAT, que suele ser lenta y limitada. Microsoft Excel se ha convertido en una de las herramientas más fundamentales para los profesionales de la contabilidad, lo que hace crucial la exportación de esta información.
Métodos para la Descarga de CFDI del SAT
Ahora vamos a ver el método básico de cómo se pueden descargar las facturas del SAT. Lo primero es acceder a la plataforma del SAT con una conexión estable a Internet. Luego se pone el usuario y contraseña para validar nuestra identidad ante el SAT. Hasta aquí si sólamente queremos obtener un XML podemos dar click en el botón de XML para solo descargar este.
En el ámbito fiscal digital de México, contar con un programa de descarga masiva de XML se ha vuelto una herramienta esencial para empresas, contadores y despachos contables. Ahora vamos a ver la segunda variante para obtener las facturas de forma masiva con ayuda de un programa hecho por otra empresa que se conecta a la página del SAT y procede la descarga de facturas CFDI y las organiza. De forma general existen dos grandes grupos de programas de descarga masiva que permiten ambos descargar y administrar las facturas XML que se almacenan en la página del SAT, pero hay grandes diferencias entre ellos que a continuación vamos a ver:
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- Programas de descarga de XML que se autentican directamente en la página del SAT.
- Programas de descarga de XML que se autentican de forma externa a la página del SAT.
En esta variante son los programas para bajar XML que comienzan solicitando el usuario y contraseña del SAT del usuario y guardan estos datos para después descargar las facturas. Seleccionar el programa correcto para la descarga masiva de XML o CFDI es primordial para tener una buena administración contable y fiscal de tu negocio. Es fundamental indagar en Internet y comentarios de los clientes si el proveedor es conocido con buena reputación, ya que al mismo le estamos pasando nuestras credenciales para acceder al SAT. Además, valora si ofrece atención al cliente, guías o soporte técnico confiable.
Descarga Masiva y Exportación a Excel con CFDI Tools
Pues bien, hoy veremos cómo descargar facturas del SAT de forma masiva hacia nuestro Google Drive y leer su información automáticamente hacia una hoja de cálculo de Google Sheets, que después puede exportarse fácilmente a Excel. Esta función se conoce también como Descarga masiva. Lo mejor de todo, es que la herramienta que usaremos fue creada en casa, es decir, por Tesel, y es parte de nuestra útil suite de manejo de CFDIs llamada CFDI Tools.
Instalación del Complemento CFDI Tools
Para comenzar, vamos a abrir una nueva hoja de cálculo. Luego, vamos al menú de Extensiones - Complementos - Descargar complementos. Aquí vamos a buscar el complemento CFDI Tools en el Google Workspace Marketplace. También puedes instalarlo directamente desde esta dirección: CFDI Tools en Google Workspace Marketplace.
Si estás en un correo de trabajo y cuentas con el permiso, puedes instalarlo para todo el dominio, o solamente para tu usuario, haciendo click en el botón azul de Instalar. Ahora nos pedirá permiso para acceder a Google Drive y escribir en las hojas de cálculo, entonces aceptamos el permiso.
Configuración y Descarga de Facturas
Una vez instalado CFDI Tools, vamos al menú Extensiones - CFDI Tools - Abrir CFDI Tools - Descargar CFDIs del SAT. Esto nos abrirá un panel del lado derecho en nuestra hoja de cálculo, en el cual podremos controlar todo lo relacionado a la descarga masiva de facturas CFDI (XML) del SAT.
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Antes de iniciar la descarga de facturas, debemos elegir una carpeta dentro de nuestra unidad de Google Drive para que los archivos solicitados al SAT sean copiados. Lo siguiente será especificar una fecha inicial y una fecha final para que el SAT sepa entre qué fechas buscar facturas que ya hayan sido generadas. Por ejemplo, podemos elegir descargar las facturas que hayan sido generadas durante el día, el mes actual, o cualquier fecha pasada que nos convenga.
Ahora, tenemos que preparar los datos necesarios para hacer solicitudes al SAT. El primer requerimiento es utilizar nuestra e.firma, también conocida como FIEL o firma electrónica. Esta se compone de dos archivos que tendrás que subir a tu unidad de Google Drive y una contraseña para descifrar los archivos que te debieron proporcionar en el SAT:
- Archivo .cer de nuestra e.firma (FIEL)
- Archivo .key de nuestra e.firma (FIEL)
- Contraseña de la e.firma (FIEL)
Como nota, toma en cuenta que la contraseña de la e.firma se refiere a los archivos específicos que estamos usando, es decir, no es la contraseña general de tu cuenta en el SAT. Es importante aclarar que siempre estás en control de tus datos confidenciales, y la comunicación se realiza directamente el documento y el SAT. Tesel nunca guarda ni puede ver nada de esta información.
Con todo ya configurado correctamente, estamos listos para iniciar la descarga de facturas del SAT. Entonces, damos click en el botón Iniciar descarga. Esto iniciará el proceso de solicitud de descarga masiva de comprobantes en el SAT, y solamente deberemos esperar a que el SAT responda esta solicitud. Hay que ser pacientes, ya que a veces el sistema del SAT se encuentra saturado, en mantenimiento o fuera de servicio y puede tardar en contestar, o incluso hacer que la solicitud falle. No te preocupes, porque si esto pasa solo debes esperar un poco e intentar de nuevo.
Toma en cuenta que el límite de facturas que se pueden consultar por día son 2,000. Esta es una limitación que viene directamente del SAT. Si tu solicitud es rechazada por sobrepasar este límite, intenta elegir un rango de fechas diferente. Cuando CFDI Tools complete la solicitud hacia el SAT, tendremos disponible la información de los archivos descargados en la carpeta que elegimos.
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Escaneo y Procesamiento de Facturas Descargadas
IMPORTANTE ACTUALIZACIÓN SEPTIEMBRE 2024: Google cambió sus políticas de permisos y ya no es posible leer los archivos de Google Drive directamente desde CFDI Tools. Lamentamos el inconveniente que Google está causando a los que dependían de la integración con Google Drive, pero es un cambio que estuvo fuera de nuestras manos y tuvimos que adaptarnos para mantener la herramienta activa. La herramienta sigue teniendo toda la funcionalidad anterior de lectura, validación y descarga de archivos XML CFDIs a Sheets, solamente que ahora la lectura es local directamente hacia la hoja arrastrando los archivos al panel lateral. Los archivos se escriben íntegros en la primera columna de la hoja CFDIs.
Una vez que nuestras facturas CFDI en formato XML fueron descargadas y procesadas localmente, podremos fácilmente escanearlas para agregarlas a nuestra hoja de cálculo, haciendo click en el botón de Escanear ahora. Y veremos cómo gradualmente se va agregando la información de cada factura a las columnas correspondientes. Incluso hay una columna con la dirección a cada archivo CFDI XML. ¡Es así de sencillo! Esta forma de consultar y descargar tus facturas del SAT es sumamente útil para tener todo tu análisis de ingresos y egresos actualizado y centralizado en un solo documento, sin tener que depender de que te envíen los archivos CFDI XML por separado o tenerlos que estar guardando al momento en que te generan una factura.
Beneficios Generales de un Software de Descarga Masiva de CFDI
Los programas de descarga masiva de XML se han convertido en herramientas indispensables para una gestión contable y fiscal eficiente en México. Su principal aporte es la automatización del proceso de obtención de CFDI, permitiendo a empresas y profesionales acceder rápidamente a todos los comprobantes emitidos y recibidos, sin necesidad de hacerlo manualmente desde el portal del SAT. ¡Nuestro software de descarga masiva de XMLs del SAT es la respuesta! Ahorra tiempo y esfuerzo, mejora la eficiencia de tu empresa y mantén el cumplimiento de las regulaciones fiscales del SAT.
Un programa en línea como el descrito permite buscar los CFDI almacenados en el portal del SAT, descargar sus XML y convertirlos en archivos de Excel y PDF para que puedas usar la información en diferentes necesidades de tu negocio, como: reportes de ingresos, declaraciones fiscales, estrategias de mercado, contabilidad, etc.
Entre las características y ventajas que pueden ofrecer estos programas se encuentran:
- Programa totalmente ejecutable en línea.
- Una sola cuenta sirve para descargar al mismo tiempo diferentes XML desde diferentes dispositivos.
- Obtén a diario más del límite establecido por el SAT de 2,000 XML por cada RFC.
- Descarga los XML de cualquier RFC que necesites.
- Convierte instantáneamente los datos de tus CFDI en formato Excel.
- Genera de forma masiva una representación en PDF de los XML que obtengas en tus descargas.
- Recupera más de 5,000 CFDIs por solicitud.
- Conoce el estatus de los CFDI's ante el SAT (vigente/cancelado).
- Ingresa a la página del SAT con tu RFC y SIEC desde el programa.
- Selecciona el tipo de consulta (Facturas emitidas o recibidas), ingresa el rango de fecha y realiza la solicitud de Descarga.
- El SAT tiene hasta 72 hrs para responder tu solicitud (La respuesta puede ser inmediata) y así puedas realizar la descarga.
- Una vez aceptada la solicitud, descarga tus XMLs para administrarlos y controlar la información.
- XML recibidos y emitidos organizados por RFC junto con las carpetas correspondientes a su Año y Mes de descarga, para visualizar su información detallada de cada uno.
- Convierte los XML a PDF uno a uno o todos masivamente.
- Identifica retenciones de DiDi, Uber, Rappi, Airbnb, Cabify, etc.