La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un procedimiento indispensable dentro de la contabilidad electrónica en México. Con el avance de las disposiciones fiscales, el SAT ha reforzado los requisitos y controles para la cancelación de facturas electrónicas, exigiendo un manejo más riguroso para evitar errores y sanciones. Cancelar un CFDI, en términos simples, significa desactivarlo de la base de datos del SAT, anulando su validez fiscal y legal. Este proceso es fundamental para evitar errores en tus declaraciones fiscales y garantizar el cumplimiento de las normativas.
Un CFDI es un comprobante fiscal que ampara las operaciones comerciales y actos fiscales como ingresos, egresos, pagos, nóminas y traslados. El Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI o factura electrónica, es un documento con validez legal para amparar las operaciones comerciales entre un cliente y sus proveedores. Además, es el medio de comprobación de ingresos y egresos aprobado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), por lo que se utiliza para la declaración de impuestos, obtener saldo a favor y devoluciones. Desde la versión 4.0, el SAT exige especificar un motivo de cancelación al anular un CFDI. Las peticiones de cancelación, consulta de estado de la factura, la aceptación o rechazo de la cancelación y la consulta de documentos relacionados, se podrá realizar desde el portal del SAT o mediante los servicios de un proveedor de certificación.
¿Cuándo se puede cancelar una factura?
Después de haber emitido o recibido una factura, hay algunas situaciones por las que es necesaria su cancelación. El esquema de cancelación de facturas establece los lineamientos para realizar ese proceso. Cuando un contribuyente detecta errores en la emisión de un CFDI, la operación puede dejar de ser válida o es necesario corregir datos relacionados. Es aquí donde entra en juego el proceso de cancelación de facturas. Ahora bien, si te encuentras dentro de alguno de estos casos, lo más lógico es pasar a la acción para cancelar tu factura. La cancelación de facturas puede llevarse a cabo en los siguientes casos:
- Cuando la factura generada contiene un error en la información y se debe realizar su reexpedición para sustituir a la factura cancelada.
- Cuando la factura generada contiene un error en la información y no se quiera realizar con otro CFDI generado. Por ejemplo, en caso de que se haya emitido una factura a un RFC o razón social incorrecto y se deba generar una al cliente correcto.
- En caso de que no se haya recibido el bien o servicio que ampara la factura.
- Cuando se incluye una venta en una factura global de operaciones y el cliente requiere su factura nominativa. En este caso se cancela la factura global y se reexpide al mismo tiempo para generar la nominativa.
Tipos de Cancelación de CFDI
De acuerdo con el informe “Servicio de Cancelación de Facturas” realizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, los CFDI pueden tener el estado de cancelado o vigente. En los CFDI cancelados hay categorías que son:
CFDI No Cancelable
Un CFDI no cancelable es un comprobante que tiene al menos un documento relacionado vigente, por ejemplo, en el caso de facturas por parcialidades. En este caso, la excepción es en aquellas facturas en las que el motivo de cancelación sea un comprobante emitido con errores de relación.
Lea también: IVA 21% Excel
CFDI Cancelable
Un CFDI Cancelable es un comprobante que puede ser anulado o cancelado, y aquí encontramos dos opciones más:
CFDI Cancelable Sin Aceptación
El CFDI Cancelable Sin Aceptación es un comprobante en el que no se requiere notificar al receptor y la cancelación se hace automáticamente. Esto es de particular importancia para el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF). Por ejemplo, no se requiere aceptación en los siguientes casos:
- Cancelación de CFDI realizada dentro del día hábil posterior a la fecha que fue emitido.
- Factura por una cantidad de hasta mil pesos.
- Que el CFDI sea de traslado, egreso o nómina.
- En CFDI de ingresos emitido a contribuyentes que formen parte del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
- CFDI emitidos a través del portal “Mis Cuentas” del SAT.
- CFDI emitidos por operaciones para público en general.
- CFDI emitidos a receptores del extranjero.
- CFDI emitidos por integrantes del sistema financiero.
- Facturas que amparen retenciones e información de pagos efectuados a través de un adquiriente de bienes del sector primario.
De acuerdo con la regla 2.7.1.35 del SAT, la cancelación se puede realizar sin la aceptación del receptor en caso de que el CFDI sea por concepto de nómina, egresos, traslado, se amparen retenciones o información de pagos, operaciones al público en general, cuando se realice la cancelación dentro de las 72 horas siguientes a la emisión de la factura y en facturas que amparen un monto total de hasta $1,000.
CFDI Cancelable Con Aceptación
Un CFDI Cancelable con Aceptación es una factura en la que se debe notificar al receptor a través de su Buzón Tributario para que acepte la cancelación desde su portal del SAT en un plazo de hasta 72 horas a partir de la recepción de la solicitud. En caso de que el receptor no manifieste su aceptación o negación, el SAT dará por hecho que el receptor acepta que la factura se cancelará. La mayoría de las cancelaciones requiere que el receptor del CFDI otorgue su consentimiento. Los CFDI que amparan operaciones de más de $5,000, en los que pasan más de 72 horas después de haber emitido el comprobante, pasan por un proceso de cancelación mediante el Buzón Tributario.
Después de que el receptor de la factura recibe la solicitud de cancelación, el comprobante puede encontrarse en los siguientes estatus:
Lea también: Guía IVA reducido
- En proceso
- Cancelado con autorización.
- Solicitud rechazada.
- Cancelado por plazo vencido.
- Cancelado sin aceptación.
Si la solicitud de cancelación de CFDI es rechazada, tendrás que esperar 24 horas antes de enviar una nueva solicitud. Además, solo están permitidos tres intentos de cancelación. En muchas cancelaciones, la participación del receptor es obligatoria para validar el proceso.
¿Cómo Cancelar un CFDI en el Portal del SAT?
La cancelación de facturas electrónicas es una práctica que requiere cuidado, conocimiento y cumplimiento de las disposiciones legales. Para cancelar una factura sigue estos pasos:
- Ingresa al portal oficial del SAT con tu e.firma y contraseña.
- Ingresa a la sección “Consultar facturas emitidas”.
- Busca la factura que quieras cancelar usando el folio fiscal o el RFC del cliente.
- Selecciona la factura y haz clic en la opción “Cancelar seleccionados”. Después de esto saldrá una ventana emergente donde se pedirá un motivo para la cancelación y ahí debes indicar la razón por la que debes hacer el trámite. Haz clic en la opción para continuar.
Las opciones de cancelación que te dará la página del SAT son:
- “01” Comprobantes emitidos con errores con relación.
- “02” Comprobantes emitidos con errores sin relación.
- “03” No se llevó a cabo la operación.
- “04” Operación nominativa relacionada en una factura global.
En caso de que debas sustituir la factura, elige la clave “01” Comprobantes emitidos con errores con relación. En este punto, ya debes tener el CFDI que reemplazará a la factura a cancelar, de modo que puedas colocar el folio para relacionar la factura y reemplazarla. El cumplimiento fiscal es obligatorio: Es obligatorio emitir un CFDI de reemplazo relacionado si la operación sigue vigente.
Si se requiere la aceptación del receptor para la cancelación de la factura, este contribuyente recibirá una notificación a través de su Buzón Tributario donde se le informa que existe una solicitud de cancelación. El receptor debe aceptar o rechazar la cancelación en un plazo de tres días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud. En caso de no emitir una respuesta, se considera que el contribuyente aceptó y procede la cancelación. Si no se requiere que el receptor del CFDI acepte la cancelación, esta procede de forma inmediata. Una vez cancelada, puedes descargar en CFDI el Acuse de Cancelación de CFDI.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?
Plazo y Fundamento Legal para la Cancelación de Facturas
De acuerdo con el informe “Servicio de Cancelación de Facturas”, la cancelación de un CFDI se puede realizar a más tardar el 31 de enero del año siguiente a la fecha de su expedición. Sin embargo, esto no aplica a los CFDI globales que fueron emitidos por personas físicas del Régimen Simplificado de Confianza. El plazo para la cancelación es importante: Los CFDI pueden ser cancelados únicamente dentro del ejercicio fiscal en el que fueron emitidos. El SAT establece que los CFDI deben cancelarse dentro del ejercicio fiscal en el que fueron emitidos (es decir, a más tardar el 31 de diciembre del mismo año de emisión), salvo excepciones muy justificadas.
La normativa del 1 de noviembre de 2018 indicaba que las facturas solo podían cancelarse en caso de que el contribuyente a quien se emitía el CFDI aceptaba su cancelación. Sin embargo, la normativa actual para el CFDI 4.0 indica que la aprobación del cliente ya no es indispensable, pero se le debe notificar. El artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, sexto párrafo y las Reglas 2.7.1.38 y 2.7.1.39 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente contiene la normativa actual sobre la cancelación de CFDI.
Consideraciones y Posibles Respuestas a la Solicitud de Cancelación
La cancelación de una factura tiene varias implicaciones legales, fiscales y administrativas que debes considerar. Existen multas y sanciones que pueden aplicarse si realizas una cancelación de un CFDI fuera de los plazos establecidos o si el proceso no se realiza correctamente. El SAT está en constante vigilancia del uso de las cancelaciones de CFDI para evitar irregularidades fiscales. Implementa un control interno para evitar generar CFDI innecesarios que luego deban cancelarse.
Las disposiciones fiscales del SAT regulan estrictamente las cancelaciones y garantizan que estas no sean utilizadas indebidamente. Es obligatorio registrar un motivo de cancelación al realizar el proceso. Toda cancelación debe estar respaldada por documentación que demuestre su validez. Una multa que oscila entre $400 y $600 MXN puede aplicarse por cada CFDI que se intente cancelar fuera del plazo permitido, según lo estipulado en el Art.
Posibles respuestas a solicitud de cancelación de facturas incluyen:
- En espera de aceptación: Plazo de 3 días o 72 horas para que el receptor responda la solicitud.
- Cambio de estatus: Que el receptor cambie su estatus de “Cancelado sin autorización” a “Cancelado con autorización”.
- Rechazado: Que el receptor rechace la cancelación.
- Cancelado plazo vencido: Cuando expiran las 72 horas de espera y el receptor no responde la solicitud el comprobante aparecerá como “Cancelado plazo vencido”.
¿Cómo Consultar tus Facturas Canceladas?
En el portal del SAT puedes ingresar con tu e.firma y contraseña. Dirígete a la sección para consultar facturas emitidas. Solo podrás consultar las facturas canceladas que hayas emitido y para esto necesitas el certificado de sello digital con el que se sella la cancelación y que encontrarás en el Acuse de Cancelación de CFDI.