Esta que vamos a tratar esta semana, es otra de las herramientas de Word que resultan imprescindibles para multitud de usuarios que se dedican a actividades relacionadas con el mundo de los contenidos formativos, con la literatura, el periodismo, etc. Me refiero a la posibilidad de obtener estadísticas del texto de un documento. Estas serían el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas. Hay que reconocer que puede parecer algo trivial, sin importancia, pero cuando lo necesitamos, si no tenemos una herramienta como la que vamos a conocer, el proceso se puede convertir en algo inviable en cuanto al tiempo necesario para ello.
El contador de palabras y caracteres no solo es útil para redactores o periodistas. También es fundamental para estudiantes que deben entregar trabajos con un número mínimo o máximo de palabras, creadores de contenido que escriben descripciones para productos, community managers que deben respetar los límites de caracteres en redes sociales, o incluso abogados que deben ajustarse a extensiones determinadas en escritos jurídicos. Por ejemplo, si trabajas con correos electrónicos y quieres mantenerlos claros, concisos y dentro de los estándares profesionales, utilizar esta función puede ayudarte a lograr comunicaciones más efectivas. Incluso en la redacción de títulos o metadescripciones para SEO, es vital respetar un límite de caracteres para evitar que se corten en los resultados de búsqueda.
Si eres traductor, es muy posible que hayas tenido que contar los caracteres para preparar un presupuesto y enviárselo al cliente. Es muy posible que el cliente te haya comunicado alguna restricción en el número de caracteres. Es algo muy común en la traducción de software, donde el espacio para el texto suele estar justito, lo que implica unas limitaciones de caracteres que pueden sacar de quicio al traductor más experimentado. Bueno… acabas desquiciado o lo cobras más caro, como se merece un trabajo más complicado. Cuando usamos ese programa cuyo logo encabeza esta entrada, la mejor forma de contar los caracteres es al mismo tiempo la más fácil. Contar los caracteres manualmente en un documento de Word es cosa del pasado. Hecho, no hay más tema.
Conocer las funciones y los pequeños trucos que nos ofrece Microsoft Word nos puede llegar a facilitar en gran medida nuestro trabajo. La capacidad de contar el número de caracteres y palabras utilizadas en un texto escrito es una de las características más básicas de Microsoft Word. Para comenzar, deberás abrir el documento de Word que quieras repasar, después, deberás seguir uno de los siguientes métodos que te proponemos.
Métodos para Contabilizar Caracteres en Word
1. Uso de la Barra de Estado
El método rápido: con un solo clic del ratón, puedes determinar el número de palabras y caracteres. El indicador de recuento de palabras de Word, situado en la barra de estado inferior y utilizado para ajustar el nivel de zoom o el diseño de la página, sirve para el mismo propósito. Después de abrir un documento e insertar un texto, la palabra "Palabras" aparece en la parte inferior izquierda, con el total a continuación. El conteo de palabras siempre se muestra en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla, junto al número de página.
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Para ver el número de caracteres, hay que hacer clic en esa área "Palabras" de la barra de estado. Puedes ver que Word indica el número de caracteres con y sin espacios. La cifra con espacios es más indicada para la limitación de caracteres, mientras que la cifra sin espacios puede ser más interesante para preparar presupuestos. Como vemos, de este modo y en pocos segundos podremos controlar de primera mano la longitud de nuestro texto.
Para conocer rápidamente el número de palabras que forman parte de un párrafo o de una frase, lo primero que debemos hacer es seleccionar el texto que queremos cuantificar y dirigir la mirada a la esquina inferior izquierda de la aplicación, donde se mostrará el número de palabras que hemos seleccionado junto con el total de palabras que forman parte del documento. Esta operación podemos realizarla con cualquier texto que seleccionemos, no es necesario seleccionar solo un párrafo, podemos seleccionar varios párrafos o únicamente frases y, al pulsar sobre la esquina inferior izquierda de Word, se mostrará un desglose pormenorizado que nos permitirá hacernos una idea de si es necesario meter la tijera o no.
Sin duda alguna, esta es una funcionalidad integrada en el propio editor de textos que nos será de enorme ayuda en la mayoría de las situaciones. Sin embargo, puede darse la circunstancia de que no encontremos esa información en la barra inferior de la interfaz principal de Word. La razón es que esta es una característica que tenemos la posibilidad de activar o desactivar. Esto quiere decir que se puede dar la circunstancia de que arranquemos el editor de textos y dicho contador no aparezca. Para activar o desactivar este contador de palabras, no tenemos más que pinchar con el botón derecho del ratón sobre la barra inferior de la interfaz principal. Aquí veremos una enorme cantidad de opciones que podemos visualizar u ocultar, entre ellas la que reza Contar palabras.
2. Desde la Pestaña "Revisar"
En primer lugar, el método probado de utilizar los contadores integrados de Microsoft Word para contar palabras. Utiliza la barra de herramientas de Word para conocer tu número de palabras. En la barra de menús de Word, verás la pestaña Comprobar o Revisar a la derecha. Al hacer clic, deberías encontrar la opción Contar palabras en la barra de selección de la izquierda, debajo del elemento Ortografía. Se abrirá una pequeña ventana con estadísticas. Esta ventana emergente mostrará algunos números.
Word cuenta cuántas páginas se necesitan para leer el texto dado y cuántas palabras, caracteres, párrafos y líneas contiene, con y sin espacios. Word comprobará automáticamente cuántas páginas, palabras, caracteres (con y sin espacios), párrafos y líneas contiene el texto seleccionado. Incluso se pueden incluir notas a pie de página y notas finales si lo deseas; sólo tienes que cambiar la configuración de visualización. Si no hemos seleccionado nada, y hemos abierto este cuadro, podremos ver el resumen general del programa. Pero si hemos seleccionado una parte del texto, entonces podremos ver tan solo el recuento de esa parte. Útil para medir la longitud de frases concretas, o de párrafos.
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3. Mediante Atajo de Teclado
Para agilizar la visualización de este importante dato en el editor de textos de Microsoft, en lugar de hacerlo a través del menú, podemos utilizar una combinación de teclas. En tercer lugar, la comodidad de utilizar una combinación de teclas para contar los caracteres y las palabras. Microsoft por supuesto ofrece un atajo de teclado para contar caracteres y palabras en Word. Basta con pulsar Ctrl + Shift + I al mismo tiempo para que se abra la pequeña ventana. Una vez la memoricemos, podremos acceder a la misma siempre y cuando lo necesitemos en cuestión de segundos. La última versión de Word (Office2019) es compatible, así como varias versiones anteriores, lo que incluye Word 2010.
Recuerde que de existir texto seleccionado, el resultado del conteo es de dicha selección y no de todo el documento.
Caracteres con y sin Espacios
Es importante diferenciar entre caracteres con y sin espacios. Puedes ver que Word indica el número de caracteres con y sin espacios. La cifra con espacios es más indicada para la limitación de caracteres, mientras que la cifra sin espacios puede ser más interesante para preparar presupuestos. Ten en cuenta que la especificación con espacios suele darse cuando una plataforma especifica un determinado número de caracteres.
Al escribir, se entiende como carácter cualquier carácter escrito en el teclado y también incluye caracteres especiales como el guión, la arroba o diferentes símbolos. Los caracteres también incluyen los espacios entre una palabra y otra. Al medir un texto basado en la tipificación, es importante prestar atención también a los espacios presentes.
Otros Conceptos Relacionados con el Conteo
Si eres periodista, escritor, estudiante o profesor universitario, seguramente habrás escuchado términos como mecanografía y carpeta. Veamos en detalle qué son, para qué sirven y, sobre todo, cómo cuentan.
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Mecanografía (Tipificación)
Escribir es un término que a menudo se usa en un entorno literario y periodístico para medir y luego monetizar un texto editorial.
Carpeta
La carpeta es el conjunto de líneas y dígitos. Para ser precisos, 30 líneas y 60 dígitos forman una carpeta editorial, igual a 1800 caracteres. Sin embargo, el número de digitaciones en una carpeta puede variar: una carpeta comercial tiene 1500 dígitos, mientras que la carpeta de una universidad tiene 3000. La medición de un texto no es estándar, por lo que puede ocurrir que para una competencia literaria, un texto periodístico o un trabajo universitario se refiera a una unidad de medida para dígitos o por carpeta y este último, como hemos visto, puede variar de acuerdo con el número de digitaciones presentes. La medición de un texto por carpeta nació en el momento de las máquinas de escribir en las que se podía establecer un número preciso de líneas y dígitos para obtener una carpeta.
Alternativas y Herramientas Externas
En este artículo veremos cómo hacer el recuento de caracteres en varias aplicaciones. En Excel, puedes contar los caracteres de una celda. LibreOffice también cuenta con su propio contador de palabras y caracteres, por lo que podremos usarlo para este fin.
contarcaracteres.es es una herramienta simple e inmediata que te permite obtener el número de letras y palabras en un texto. Lo haces online de forma gratuita y no necesitas instalar ningún software en tu ordenador para usarlo. Además, hay muchas otras páginas web que nos permiten también contar el número de palabras que llevamos escritas. De esta forma, simplemente tenemos que buscar una de estas webs (desde Google, por ejemplo) y pegar en ellas el texto que queremos contar.
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