La gestión de instalaciones deportivas, como las canchas de fútbol, a menudo implica contratos de alquiler, ya sea para su uso o para ofrecerlas a terceros. Proporcionar a toda la comunidad en general el servicio de esparcimiento en el deporte y recreación o alquilar una cancha para una actividad específica requiere una contabilidad precisa. Comprender cómo contabilizar correctamente el alquiler de una cancha de fútbol es fundamental para cualquier empresa o entidad, tanto desde la perspectiva del arrendatario como del arrendador.
Contabilización del Alquiler por el Arrendatario (Quien Alquila la Cancha)
Cuando una empresa o persona física alquila una cancha de fútbol para desarrollar su actividad, como organizar un torneo o entrenamientos, debe registrar este gasto de manera adecuada en su contabilidad.
Registro del Gasto de Alquiler
La cuenta 621 en el Plan General de Contabilidad (PGC) se destina a los arrendamientos y, por lo tanto, es la categoría contable clave para registrar los gastos relacionados con el alquiler de instalaciones deportivas como una cancha de fútbol.
Vamos a desarrollar un supuesto de cómo contabilizar un alquiler, retención muy habitual, como es el que se produce cuando nuestra actividad la desarrollamos en una cancha de fútbol alquilada por otra sociedad o por una persona física. En nuestro ejemplo, tenemos alquilada una instalación deportiva por 2.000 euros al mes, y pagamos el correspondiente IVA y retención:
Asiento de reconocimiento del gasto por alquiler:
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DEBE
- (621) Alquiler de Cancha de Fútbol: 2.000,00 €
- (472) IVA soportado: 420,00 €
HABER
- (4751) H. P. Retenciones Alquiler: 380,00 €
- (410) Acreedor por Alquileres: 2.040,00 €
Así mismo, tenemos que contabilizar el pago del alquiler con retención de la siguiente forma:
Asiento de pago al arrendador:
DEBE
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- (410) Acreedor por Alquileres: 2.040,00 €
HABER
- (572) Bancos: 2.040,00 €
Además, de forma mensual o trimestral, según la cifra de negocios de la entidad pagadora, deberá de ingresarse en la Hacienda, el importe retenido, y que contabilizaremos con el siguiente asiento:
Asiento de ingreso de las retenciones a Hacienda:
DEBE
- (4751) H.P. Retenciones Alquiler: 380,00 €
HABER
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- (572) Bancos: 380,00 €
El Alquiler como Gasto Deducible
El alquiler de una cancha de fútbol puede contabilizarse como un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, al considerarse parte de las operaciones comerciales de tu empresa. Aquí hay algunos puntos importantes a tener en cuenta al contabilizarlo:
- Registro adecuado: Asegúrate de mantener un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con el alquiler de la cancha de fútbol. Esto incluye facturas, recibos y cualquier otro documento que respalde el gasto.
- Categorización precisa: Es importante categorizar este gasto de manera precisa en tu sistema contable.
- Documentación justificativa: Conserva todos los comprobantes de pago y contratos de alquiler asociados con la cancha de fútbol.
- Uso comercial exclusivo: Para que el alquiler sea totalmente deducible, debe estar vinculado a las actividades comerciales de tu empresa.
- Consultoría con un profesional fiscal: Considera la posibilidad de consultar a un asesor fiscal para asegurarte de que estás aprovechando todas las deducciones fiscales disponibles y cumpliendo con las regulaciones fiscales vigentes.
Y recuerda: guarda una documentación exhaustiva que respalde estos pagos, incluyendo facturas detalladas y contratos de alquiler. Esta deducción puede ser clave para optimizar la carga tributaria de tu empresa.
Contabilización del Alquiler por el Arrendador (Quien Arrienda la Cancha)
Si tu empresa o entidad se dedica a ofrecer servicios de alquiler de canchas de fútbol, deberás contabilizar los ingresos generados por esta actividad.
Registro de Ingresos por Alquiler
A continuación, vamos a ver la forma de contabilizar un alquiler de una cancha de fútbol por el arrendador, que es un ejemplo típico de cómo contabilizar una factura expedida con retención.
Deberemos de diferenciar, si el objeto de arrendamiento es el objeto principal de su negocio, o realmente constituye una actividad accesoria. Si se trata de su objeto social, la cuenta a utilizar para recoger los ingresos será la cuenta 705. Ingresos por prestación de servicios, mientras que, si es algo secundario o subsidiario, deberemos de utilizar la cuenta 752. Ingresos por arrendamientos.
Si utilizamos la cuenta 705, su contrapartida será la cuenta de clientes (430), mientras que, si utilizamos la cuenta 752, lo usual es que la contrapartida sea la cuenta 440. Deudores.
Si contabilizamos el mismo ejemplo anterior (2.000 euros de alquiler), el asiento sería:
Asiento de reconocimiento del ingreso por alquiler:
DEBE
- (440) ó (430) Deudores/Clientes: 2.040,00 €
- (473) Retenciones Por Alquileres: 380,00 €
HABER
- (752) ó (705) Ingresos por Arrendamientos/Prestación de servicios: 2.000,00 €
- (477) IVA repercutido: 420,00 €
Para contabilizar el cobro del alquiler de la cancha de fútbol, realizaremos el siguiente asiento:
Asiento de cobro del alquiler:
DEBE
- (572) Bancos: 2.040,00 €
HABER
- (440) Deudores: 2.040,00 €
Aspectos Clave de las Retenciones de IRPF y el IVA en Alquileres
El tratamiento fiscal del alquiler de inmuebles, como las canchas de fútbol, implica consideraciones sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Cuándo se Aplica Retención de IRPF en Alquileres
Sin duda, la mayor parte de los alquileres con retención de IRPF, se producen por el alquiler de locales comerciales. Debemos de destacar aquí, que existen ciertos servicios de alquiler que podrían estar exentos de IVA, como el supuesto de viviendas que alquilamos para directivos, pero eso no quita que usualmente deban de estar sujetos a retención.
Si el inmueble se considera urbano, la retención de alquiler solo hay que realizarla cuando el arrendatario es una empresa o profesional que utiliza el bien inmueble para su actividad. Cuando se trata de particulares que lo alquilan con fines de vivienda, no se aplica retención. Generalmente, el tipo de retención utilizado es el 19%.
Se utiliza la base que es la suma de todas las cantidades que se suma al inquilino. Normalmente, es una cantidad fija que no se desglosa en factura. Y el cálculo de la retención se hace antes de impuestos (como el IVA).
Diferencia entre las Cuentas 475 y 473 para Retenciones
Me gustaría indicaros alguna regla, para que sepáis con total seguridad cuando la retención es la cuenta 475 y cuando es la cuenta 473. Así:
- Todas las retenciones que supongan un pago inmediato a la Hacienda son cuenta 475, y siempre van ligadas con la cuenta 410, porque son retenciones que descontamos de los pagos, y los pagos se los hacemos a los proveedores o acreedores.
- Todas las retenciones que van al Debe suponen un derecho para descontar de pagos futuros a Hacienda.
Por lo tanto, las retenciones de la cuenta 473, son las que nos hacen a nosotros, desde el punto de vista del cliente o deudor, y suponen una detracción del cobro que vamos a tener porque digamos están anticipando el pago de impuestos a Hacienda. En definitiva, el asiento de retenciones por servicios contendrá la cuenta 475 o la cuenta 473, dependiendo del punto de vista de quién esté contabilizando, el que recibe el servicio (475) o el que lo ha ejecutado (473).
Esta cuenta refleja la obligación de pagos de tributos como el IVA y el IRPF. En la subcuenta 4751 (“Hacienda Pública acreedora por retenciones”) se incluyen las retenciones practicadas a sujetos pasivos que tendremos que ingresar en Hacienda. Nosotros somos meros intermediarios, de tal forma que lo que dejamos de pagarle a quien nos ha prestado del servicio (ya sea trabajador, arrendador, profesional, etc.) lo ingresamos en Hacienda.
Consecuencias de Errores y Sanciones
Las consecuencias de no contabilizar correctamente los alquileres con retención de IRPF son importantes. Tendremos una contabilidad que no refleja la imagen fiel de la empresa y que nos hará incurrir en errores en las liquidaciones fiscales correspondientes y por tanto en situaciones sancionables por la Agencia Tributaria. Los errores en las retenciones son calificados según la Ley General Tributaria y pueden ser leves o graves. En general, si no se es reincidente se suele sancionar con el 50% de la cuota dejada de ingresar.
Contabilización de la Fianza de Alquiler
En los contratos de alquiler, la fianza es un elemento común que también tiene implicaciones contables.
Naturaleza de la Fianza
La Ley de Arrendamientos Urbanos establece la obligación de abonar una fianza, al inicio del contrato, en garantía del cumplimiento contractual, por parte del arrendatario. Esta fianza, que suele ser el importe de un mes, aunque nada obsta para que las partes pacten más de un mes, se establece por las Comunidades Autónomas la obligación de depositar en una cuenta abierta a nombre de dicha institución y se reintegra a la finalización del contrato.
Por lo tanto, lo primero que vemos es que no se trata de un ingreso añadido, sino que es para de alguna forma garantizar que el inquilino no va a realizar ninguna trastada, y por otro lado, por parte del inquilino no supone un gasto ya que si se cumple lo pactado deberá devolverse a la finalización del contrato.
Fianza desde la Perspectiva del Arrendatario
La contabilización de una fianza de 1.000 euros, por parte del arrendatario será como sigue:
Asiento de constitución de la fianza:
DEBE
- (260) Fianzas constituidas a largo plazo: 1.000 €
HABER
- (572) Banco c/c: 1.000 €
Representa un activo, que tengo, por el derecho a la devolución del mismo a la finalización del contrato, si todo ha ido bien, siendo el asiento contable, justo el contrario del anterior. Hemos supuesto que el arrendamiento es por periodo superior a un año, en otro caso, hubiéramos utilizado la cuenta 560.
¿Y si resulta que no me lo devuelven por daños que se han producido en la instalación?
Asiento de pérdida de fianza por daños:
DEBE
- (659) Otros Gastos gestión corriente: 1.000 €
HABER
- (260) Fianzas constituidas a Largo Plazo: 1.000 €
Fianza desde la Perspectiva del Arrendador
Si nos encontramos desde el punto de vista del receptor de la fianza, es decir el arrendador, por el importe recibido realizará el siguiente asiento:
Asiento de recepción de la fianza: