Contabilizar una factura consiste en registrar correctamente una factura de compra o de venta en la contabilidad de la empresa mediante su correspondiente asiento contable. Para hacerlo bien, es necesario identificar la base imponible, el IVA y, si procede, la retención, y asignar cada importe a la cuenta que corresponda según el Plan General Contable. Entender cómo se contabiliza una factura es clave para llevar una contabilidad ordenada, evitar errores y cumplir con las obligaciones fiscales.
Es fundamental aclarar una diferencia elemental entre registrar una factura en los libros correspondientes y crear el asiento de la misma. Contabilizar una factura es realizar un apunte en los libros contables de la empresa para anotar un gasto o un ingreso, mientras que el registro es su anotación en los libros de facturas emitidas o recibidas. Estos libros de facturación son un simple recuento de todas las operaciones comerciales. La introducción contable de una factura es más compleja y requiere cierto conocimiento en el área fiscal. Independientemente de si es un gasto o un ingreso, la contabilización es registrar el asiento correspondiente para la posterior desgravación o tributación de impuestos.
La estructura de los asientos contables se realiza con el sistema de contabilidad de partida doble que fija la Agencia Tributaria. Es decir, cada asiento se basa en dos apuntes o anotaciones: el debe y el haber. Depende de si se registra una factura de compras o de ventas, el número de partidas y la estructura del asiento, puede variar.
Consideraciones Previas a la Contabilización de una Factura
Antes de registrar una factura a nivel contable, conviene revisar bien una serie de datos básicos. Lo primero es comprobar la fecha de la factura, ya que determina en qué periodo contable y fiscal debe incluirse. A continuación, debes identificar la base imponible, es decir, el importe sobre el que se calculan los impuestos. Otro aspecto importante es comprobar si la factura incluye retención, como ocurre en algunos servicios profesionales o en determinados alquileres. Por último, conviene revisar si el gasto o ingreso es deducible y qué cuenta contable le corresponde según su naturaleza. No es lo mismo contabilizar una compra de mercaderías, un suministro, un arrendamiento o un servicio exterior.
Tipos de Facturas y su Contabilización
La forma en que se contabiliza una factura difiere según su tipo (compras, ventas, intracomunitaria, con retenciones, etc.).
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Facturas de Compras
La contabilización de una factura de compras es la anotación del asiento contable de un gasto de la empresa. Por ejemplo, una factura de teléfono, de agua y de Internet; o una factura de proveedor por compra de mercancía o contratación de servicios.
- Grupo 400 (Proveedores): el total de la factura ha de ir en el HABER.
- Grupo 600 (Compra de Mercaderías): la base imponible de la factura ha de ir en el DEBE.
- Grupo 472 (IVA Soportado): el importe de IVA correspondiente a la factura ha de ir en el DEBE.
Facturas de Ventas
La configuración del asiento de una factura emitida es similar al de una de compras. En una operación comercial, la empresa emite la factura por un valor total de 1.210 €.
- Grupo 430 (Clientes): el total de la factura ha de ir en el DEBE.
- Grupo 700 (Ventas): la base imponible ha de ir en el HABER.
- Grupo 477 (IVA Repercutido): el importe de IVA se refleja en el HABER.
Facturas Rectificativas
Las facturas rectificativas son aquellas facturas que por error o por devolución de mercancía se generan en negativo. La contabilización de una factura rectificativa es muy sencilla.
Facturas con Retención
Algunas facturas, por ejemplo las de nóminas de trabajadores, llevan incluida una retención de IRPF. Dicha retención se basa en un porcentaje sobre la base imponible de la factura -nunca sobre el total-. El importe de la retención, además, ha de llevarse a una cuenta 473 de Pagos y Retenciones a Cuenta. Aquí la diferencia radica en las partidas del DEBE del grupo 473.
Casos Especiales de IVA
Ya hemos visto en los ejemplos anteriores cómo contabilizar facturas con IVA. Sin embargo, existen operaciones exentas de IVA, facturas con IVA extranjero, facturas con recargo de equivalencia y las de Inversión del Sujeto Pasivo. Hay determinadas operaciones que por su naturaleza no deben llevar IVA. La Inversión del Sujeto Pasivo se da en ciertas operaciones comerciales en las que el comprador es el que tiene la obligación de declarar el IVA. El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA al que están sometidos aquellas empresas que venden directamente al cliente final. Depende del porcentaje de IVA que se aplique, el porcentaje del recargo de equivalencia varía. Por ejemplo, si a un producto se le aplica el tipo de IVA general del 21 %, el recargo de equivalencia será el 5,2 %.
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Pagos sin Factura o Facturas Pendientes
En ocasiones, quizá tengas que adelantar un pago a un proveedor de una factura que aún no has recibido. Para poder contabilizar facturas que están pendientes de recibir, es decir, ya se han realizado esas adquisiciones pero todavía no se ha emitido la factura de compras. Sí, un pago sin factura se puede contabilizar. Pero, ¿qué sucede con el IVA? ¿Puedo declararlo para desgravarlo? El IVA sólo puede deducirse una vez se haya recibido la factura.
Cómo Contabilizar Gastos de Ejercicios Anteriores
Una de las preguntas más recurrentes es la relativa a cómo contabilizar gastos de ejercicios anteriores, que la empresa se olvida de contabilizar en su momento, y al año siguiente, al hacer revisiones periódicas comprueba que le falta, ya sea una factura no contabilizada o un gasto no contabilizado como un recibo de un préstamo, o las amortizaciones. La contabilidad y la fiscalidad siempre están interconectadas, por lo tanto, a la hora de contabilizar gastos de ejercicios anteriores debemos de mirar de reojo qué es lo que nos indica la normativa fiscal.
Imputación Temporal de Ingresos y Gastos en el Impuesto de Sociedades (Art. 11 LIS)
La normativa fiscal establece que los ingresos y gastos deben imputarse en el ejercicio de devengo. No obstante, si los ingresos se contabilizan en un ejercicio anterior al de devengo o los gastos en un ejercicio posterior, también pueden imputarse fiscalmente en el ejercicio de contabilización, siempre que de ello no se derive una tributación inferior a la que hubiese resultado de haberse aplicado el criterio correcto. Ejemplos de lo que no podemos hacer incluyen una empresa que, ante un futuro aumento de tipos, “traslada” gastos a un ejercicio posterior para así reducir el beneficio obtenido cuando la tributación es más alta. Tampoco debemos de tener ingresos no declarados, porque siempre afectarán de forma directa o indirecta a partidas de activo y/o pasivo que deberemos de regularizar.
Gastos no Contabilizados antes del Cierre Contable
Si nos encontramos antes del 30 de abril y al preparar las cuentas para el cierre contable de una empresa detectamos que nos falta algún gasto del ejercicio, deberemos de solicitar la factura o justificante del gasto al proveedor y contabilizarlo con la fecha que corresponda, o el 31 de diciembre, dado que todavía no se habrán presentado a legalizar los libros contables, y técnicamente no hemos cerrado el ejercicio. Todo ello entendiendo que el Administrador formulará las cuentas con fecha 31 de marzo actualizadas.
Gastos de Ejercicios Anteriores no Contabilizados después del Cierre
Ahora bien, si ya hemos cerrado la contabilidad, y por ejemplo ya la hemos presentado a Legalizar en el Registro Mercantil, debemos de considerar la posibilidad de contabilizar este gasto en el ejercicio del descubrimiento del mismo, sin perjuicio de la posibilidad de rectificación de los libros del ejercicio en el que se omitió, que no trataremos en este artículo debido a su mayor complejidad. Si descubrimos que en años anteriores no se contabilizó algún gasto, debe de proceder como indicamos a continuación:
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- En general, de acuerdo con el PGC normal y de pymes, los gastos de ejercicios anteriores, a diferencia del plan del año 90, donde podíamos encontrar una cuenta específica para contabilizar esos gastos, nos indica la norma de valoración nº 22 la forma de proceder, que será realizar el correspondiente asiento con cargo a una cuenta de reservas.
- Este cargo a reservas, en principio será deducible, dado que la LIS en su art. 11.3.1 nos permite la deducción de los gastos cuando de acuerdo a una normativa, su contabilización no debe de realizarse con cargo a PyG.
Ahora bien, para poder deducir ese gasto del ejercicio anterior, es necesario que no se produzca una tributación inferior que de haberlo hecho en el ejercicio en el que correspondía. Esto sucede, por ejemplo, si lo que queremos es deducir un gasto de un ejercicio prescrito, actualmente no serían deducibles los gastos correspondientes al ejercicio 2016 y anteriores, y esto es así, porque el plazo de prescripción del Impuesto de Sociedades del ejercicio 2016 hay que tomarlo desde el 20 de Julio del ejercicio 2017, habiendo finalizado los 4 años el 20 de Julio del ejercicio 2021. También sucede, si como consecuencia de “diferir” u “olvidar” la contabilización de dicho gasto, nos beneficiamos del derecho a la deducción de alguna deducción cuyo plazo ya hubiera finalizado.
Ejemplos y Consideraciones sobre Gastos no Contabilizados
Para comprobar si efectivamente se produce una menor tributación, también debemos de controlar el tipo impositivo que existía en el ejercicio del devengo (Art. 11.3.1 LIS). Si se subieran los tipos impositivos, al deducir dicho gasto la empresa obtendría un mayor ahorro, y en ese caso Hacienda se opondría a dicha deducción. Si bien Hacienda podría oponerse, existen opciones:
- Primera opción: Rectificación. Rectificar la declaración del ejercicio del devengo, solicitando la devolución que corresponda. Para ello debemos de estar completamente seguros de tener derecho a la deducción de dicho gasto, porque obviamente conforme a los principios generales del derecho, al estar rectificando una declaración propia debemos de aportar las pruebas del error o olvido, y claro siempre correremos el riesgo que Hacienda decida revisar “otros” aspectos que en principio no pensaba, “aprovechando la ocasión”, y todo ello teniendo en cuenta que cuando realizamos una solicitud de rectificación, estamos interrumpiendo la prescripción y por lo tanto, el plazo de los 4 años, se reinicia desde la fecha de solicitud de rectificación. En este caso, contabilizamos igualmente contra reservas en este ejercicio, pero sin practicar ningún ajuste extracontable en el IS. Realizamos el escrito instando la rectificación del Impuesto sobre Sociedades del ejercicio en el que debería haberlo contabilizado, computando un ajuste extracontable negativo y solicitando la devolución que corresponda. Hacienda puede no admitir la rectificación alegando que el gasto no estaba contabilizado, pero esto no puede ser una causa de indefensión, la ley no especifica en qué ejercicio debe efectuarse la contabilización, y podemos acreditar que en el momento de solicitar la rectificación ésta ya se ha realizado. Denegar la devolución supondría, además, un enriquecimiento injusto a favor de Hacienda, al no estar prescrito el ejercicio en cuestión.
- Segunda opción: Ajuste en el ejercicio actual. Y en nuestra opinión la más recomendable, computar el ajuste ahora, pero por un importe que suponga un ahorro igual al que se hubiese obtenido de deducir el gasto en el ejercicio del devengo. Es decir, que, si nosotros advertimos que hay diferencias de tributación, la ajustamos en el ejercicio de contabilización, para que Hacienda no nos diga que hemos obtenido un beneficio por haber “diferido” la contabilización en un ejercicio distinto al del devengo. Al hilo de esto, huelga decir que cualquier gasto que se contabilice en un ejercicio anterior al del devengo, es gasto no deducible, y está mal contabilizado. Estamos hablando siempre de gastos cuya contabilización es posterior al devengo.
Asiento Contable para Gastos no Contabilizados
Un ejemplo muy ilustrativo sería el siguiente: supongamos que tenemos un gasto que se devengó en el ejercicio 2019, correspondiente a unas compras, cuando la empresa tributó al 15% porque era de “nueva creación”.
El asiento sería el siguiente:
| DEBE | HABER |
|---|---|
| (113) Reservas Voluntarias 10.000 | |
| (472) IVA soportado 2.100 | (400) Proveedores 12.100 |
Para simplificar entendemos que el plazo de prescripción del IVA soportado no está vencido y por lo tanto lo podemos deducir, en la medida que tenemos la factura completa y figurará en los registros de facturas recibidas.
El ajuste a computar en el ejercicio 2023 sería de 6.000 euros: (10.000 x 0,25) / 0,15. Así el ahorro sería de sólo 1.500 euros, como en 2019 (6.000 x 0,25). Sin embargo, el ajuste que incluiremos en la declaración del IS, será de la misma cantidad que el equivalente al ahorro que hubiéramos obtenido de dicha factura en el ejercicio 2019, así: Ahorro fiscal en el ejercicio 2019 … 10.000 X 0.15 = 1.500 euros.
Para obtener el mismo ahorro en el ejercicio 2023, la base imponible la deberemos de reducir en 1.500 /0.25 (tipo actual) = 6.000 euros. Por lo tanto, este será el ajuste. Esta diferencia la incluiremos en la casilla 00362 (disminuciones), … 6.000 euros, que corresponde con el ajuste denominado: Otras diferencias de imputación temporal de ingresos y gastos (art. 11 LIS).
Amortizaciones no Contabilizadas
Uno de los gastos más frecuentes, que el empresario puede “olvidarse” son las Amortizaciones. Las amortizaciones deben contabilizarse en el ejercicio en el que se devengan; si se contabilizan en un ejercicio posterior, también podrán deducirse en ese momento siempre que ello no provoque una menor tributación, por aplicación del mismo art. 11 de la LIS. Sin embargo, aquí debemos de ir con cuidado con los límites que han sido matizados por diversas consultas de la DGT. Estos límites son los siguientes:
- Sólo será deducible la amortización mínima que debería haberse computado en el ejercicio que se omitió, y siempre que no esté prescrito, claro está.
- Si en dicho ejercicio la empresa ya aplicó la amortización mínima según tablas, no podrá computar ahora la amortización máxima y deducir la diferencia.
- Sólo se podrán contabilizar y deducir amortizaciones “olvidadas” si la amortización correspondiente al ejercicio en el que se contabilizan es la máxima permitida.
Es decir, si en el ejercicio de contabilización, no aplicamos la amortización máxima (la que se derive de tablas oficiales), por ejemplo, porque no queremos incurrir en más pérdidas, entonces no podemos deducir amortizaciones de ejercicios anteriores. Si lo hacemos, podremos deducir adicionalmente la amortización mínima del ejercicio en el que no hicimos las amortizaciones.
Ejemplo de Amortizaciones no Contabilizadas
El 1 de enero del año 2019 una empresa adquirió una furgoneta por 20.000 euros. Según tablas, el coeficiente máximo de amortización es del 16% anual, y el mínimo del 7,14%. Si en los años 2020 y 2021 no contabilizó amortización alguna, en el cierre de 2022:
- Podrá contabilizar la amortización de 2022 por un importe de 3.200 euros.
- Podrá contabilizar también la amortización de 2020 y 2021, pero en este caso por el coeficiente mínimo anual [1.428 euros cada año (20.000 x 7,14%); 2.856 euros en total].
La suma de todas estas partidas (6.056 euros) será deducible en su declaración del Impuesto sobre Sociedades. El asiento contable sería el siguiente:
| DEBE | HABER |
|---|---|
| (113) Reservas Voluntarias 2.856 | |
| (2818) Amortización Acumulada Elem. De Transporte 2.856 |
Adicionalmente, si la empresa es de reducida dimensión y el activo adquirido puede acogerse al incentivo de la amortización doble por ajuste extracontable (Art. 103 de la LIS), este incentivo sólo será aplicable a la amortización del ejercicio 2020, ya que Hacienda, considera que la aplicación de los incentivos fiscales es una opción (Art. 119.3 de la LGT) que debe ejercerse en el ejercicio correspondiente, según resolución del TEAC 14-02-2019, por lo que la amortización doble no aplicada en 2018 y 2019 no podrá recuperarse en 2020. Este criterio ya está fuertemente cuestionado por los tribunales de justicia y en concreto el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, en Sentencia del 19 de junio del 2020, relativo a la compensación de bases imponibles negativas, Rec. 1379/2019, ha indicado que el 119.3 lo que prohíbe es la opción de rectificar cuando ya has ejercido dicho derecho, pero no cuando, por ejemplo, no has presentado la declaración, porque la AEAT no puede “suponer” lo que tú efectivamente no has realizado. En concreto dice “El hecho de que no presentase declaración no implica que se presuma que optó por no aplicar la compensación de bases imponibles negativas. No es una opción tributaria, sino el ejercicio de un derecho.
Ingresos no Declarados
A veces, los olvidos o los errores no son tales, sino que en realidad están sirviendo para ocultar ingresos. Por ejemplo: una empresa realiza una venta sin IVA (con el objetivo de no declararla), pero utiliza el dinero para pagar una factura oficial y se ve obligada a contabilizar la entrada de fondos, por lo que, en lugar de dar la contrapartida como ingreso, contabiliza un pasivo ficticio (inexistente), que luego mantiene en el balance durante años, sin cancelarla, y lo mismo ya la tiene cancelada. Una de las partidas que más analiza la inspección en el Impuesto de Sociedades, son las deudas o pasivo, comprobando el tiempo que permanecen en el balance, y presumiendo cuando es excesivo que esa deuda es ficticia o inexistente. El efecto fiscal es el mismo.
Pero lo que señala el NPGC con respecto a la cuenta 113 es diferente. Dice textualmente: "Cambio de criterio contable o la subsanación de un error". Es decir, debe realizarse a través de la referida cuenta. Ahora falta definir si una factura del año anterior debe considerarse como error, si nos llega en los primeros días, incluso meses, del ejercicio en curso. No lo veo como error. Por eso, yo al menos, así lo entiendo cuando el ejercicio pasado ya está cerrado y presentado. Ya que es muy normal que aún en los primeros días/meses de cada año, lleguen facturas aún con fecha del anterior. En estos casos, las facturas atrasadas por lo que sea, antes del cierre/presentación del ejercicio en curso, se registran con fecha de 1 enero, eso sí, después del asiento de apertura. Y por supuesto haciendo constar en el concepto la fecha real de la factura. Esto en cuanto a la contabilidad. Fiscalmente, en su caso, ya sería otra cosa.
Errores Frecuentes al Contabilizar Facturas
A la hora de contabilizar una factura, hay fallos que se repiten con bastante frecuencia y que pueden afectar tanto a la contabilidad de la empresa como a la correcta presentación de impuestos. Uno de los errores más habituales es confundir la base imponible con el total de la factura. También es muy común aplicar un tipo de IVA incorrecto o no revisar si la operación está exenta, sujeta a recargo de equivalencia, inversión del sujeto pasivo o algún tratamiento especial, como los vistos anteriormente. Otro error frecuente es olvidar si la factura lleva retención, algo que ocurre en determinados servicios profesionales, alquileres u otras operaciones concretas. Además, muchas incidencias vienen de utilizar una cuenta contable que no corresponde con la naturaleza real del gasto o del ingreso. No es lo mismo registrar una compra de mercaderías que un arrendamiento, un suministro o un servicio profesional. Elegir mal la cuenta puede distorsionar la imagen contable del negocio. Por último, otro fallo bastante habitual es deducir gastos o IVA sin revisar si realmente son deducibles. Revisar bien estos puntos antes de generar el asiento te ayudará a llevar una contabilidad más ordenada, precisa y alineada con tus obligaciones fiscales.
Automatización de la Contabilización con Documentos Digitales
Cuando el volumen de facturas de una empresa empieza a crecer, llevar la contabilización de forma manual se vuelve cada vez más lenta y propensa a errores. Revisar importes, identificar impuestos, elegir cuentas contables y generar asientos uno a uno exige tiempo y atención constante. Aunque, sin ninguna duda, contar con un software de Contabilidad online ayuda a registrar los asientos de manera automática de cualquier tipo de factura. Automatizar la contabilización de facturas con un ERP permite que los datos de facturación se trasladen a Contabilidad de forma mucho más ágil. Además, un sistema ERP ayuda a mantener conectadas distintas áreas de la empresa, como facturación, compras, ventas o tesorería. Otra ventaja importante es el ahorro de tiempo en tareas repetitivas. En definitiva, automatizar este proceso no significa perder control sobre la contabilidad, sino todo lo contrario: supone trabajar con más rapidez, reducir fallos y disponer de una información más ordenada y fiable. Desde el software de Contabilidad tienes disponible el inventario -amortizaciones-, balances, modelos fiscales y de IVA, libros contables o reportes analíticos y financieros.
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