Una póliza contable es uno de los documentos más comunes usados al interior de las empresas, ya que sirven para realizar los registros de ingresos, egresos y movimientos internos de la contabilidad del negocio. Antes que nada, detengámonos a explicar detalladamente lo que es una póliza contable: un concepto utilizado para nombrar cada documento, que puede ser físico o digital, donde se registran, de forma puntual, todas las operaciones realizadas en la empresa y al mismo tiempo, contiene todos los detalles de cada póliza en sí y de la transacción realizada, como:
- Tipo de póliza: de diario, ingreso o egreso
- Fecha del registro
- Número de póliza
- Concepto de la transacción
- Número de cuenta o subcuenta afectada y auxiliares contables.
- Tipo de moneda utilizada, de acuerdo con el catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Información de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) relacionados.
Tipos de Pólizas Contables
Existen diferentes tipos de pólizas contables, cada una diseñada para registrar movimientos específicos dentro de la contabilidad de una empresa.
Póliza de Diario
La póliza de diario es el documento donde se registran los movimientos al interior de las empresas, que no implican la entrada o salida de dinero, debido a que se trata de operaciones internas, pero que sí deben estar registrados para fines de un correcto seguimiento de información para el sistema contable. Algunos ejemplos de recopilación de información que se integran en una póliza de diario son:
- Movimientos entre cuentas bancarias (traslado de saldos), sin que esto suponga un ingreso o egreso.
- La recepción de materia prima y de la factura que será revisada.
- La entrega de productos a un cliente y el envío de la factura, que será pagada posteriormente.
- Todo tipo de información valiosa generada por la empresa, que no implique entradas ni salidas de dinero.
Póliza de Ingresos
La póliza de ingresos se refiere a todos los movimientos relacionados con el ingreso de dinero o recursos a la empresa, como es el caso de:
- Cobros de facturas ya enviadas.
- Ingresos obtenidos a través de financiamiento para la empresa.
- Pago de deudores de la empresa, entre otros.
Registran operaciones de entradas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos recibidos por clientes, deudores entre otros.
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Póliza de Egresos
Como su nombre lo indica, las pólizas de egresos sirven para registrar toda aquella información que implica salidas de dinero de la empresa. Operaciones de las que existe un comprobante fiscal y de pago asociados. Algunos ejemplos de estos movimientos que deben registrarse son:
- Pago de nómina a los trabajadores.
- Pago a proveedores con los que se tenía facturas pendientes.
- La adquisición de algún bien o servicio: herramientas, maquinaria, etcétera.
- Pago de créditos o préstamos.
- Adquisición de seguros de cualquier tipo.
- El pago de impuestos por las operaciones del negocio.
En conclusión, todo lo relacionado con los egresos de dinero del negocio. Son aquellas que registran las operaciones de salidas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos de agua, a los proveedores, etc.
Pólizas y la Contabilidad Electrónica
Con la implementación de la contabilidad electrónica en México, que sustituyeron a los asientos contables tradicionales, las pólizas de contabilidad en papel, pasaron a ser formatos, en algún programa informático, de hojas de cálculo como Excel o algún otro software especializado. Este tipo de programas cuenta con plantillas para elegir el tipo: póliza de diario, ingreso o egreso. Además, brindan menús con los movimientos u opciones más comunes o frecuentes, mismas que contienen una serie de cuentas y etiquetas predeterminadas para seleccionarlas fácilmente.
La ventaja de los softwares de contabilidad es que la mayoría de ellos permite importar pólizas generadas anteriormente a través de Excel, incluso de forma masiva, para que los usuarios puedan integrar fácilmente sus archivos contables en una sola plataforma. La importancia de utilizar pólizas contables, además de que son una herramienta para llevar la contabilidad de forma correcta, se trata de uno de los elementos que integran la contabilidad electrónica, junto con el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, como parte de las obligaciones fiscales de las personas morales y físicas con actividad empresarial.
Por otro lado, existen algunos casos en los que el SAT solicita la entrega de las pólizas contables con fines de comprobación, tanto a los contribuyentes, como a terceros relacionados, por ejemplo en el caso de solicitar alguna devolución o compensación, de acuerdo con lo establecido en los artículos 22, décimo párrafo y 42, fracciones II, III, IV o IX del Código Fiscal de la Federación. La información generada por las pólizas se deben entregar cada mes y debe de incluir información detallada como la transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuenta.
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Cómo Contabilizar Pólizas Usando Excel e Integración con Software
Es posible contabilizar pólizas utilizando Excel, ya sea de forma manual para registros directos o mediante la importación masiva a sistemas contables. A continuación, se detallan ambos enfoques.
Creación Manual de Pólizas en Excel
Para crear una póliza manualmente en Excel, se puede seguir un formato estructurado para asegurar la correcta captura de la información contable.
Formato Básico para Pólizas de Ingreso, Egreso o Diario en Excel
Una vez que te encuentres en una pestaña en Excel, debes de seleccionar desde la celda A1 a D1 para combinar y centrar poniendo de título “Póliza de ingresos” (o el tipo de póliza correspondiente). En la celda A2 debes nombrarla como Cuenta, la A3 como Subcuenta, B3 Nombre, B4 Parcial, B5 Debe y B6 Haber.
Formato para Póliza de Cheque en Excel
Debes formar un rectángulo grande en donde lo nombraras “Póliza de cheque”, puedes seleccionar celdas como desde A1:F14. Debajo del recuadro deberás de agregar 2 columnas, del lado izquierdo deberá decir “Concepto de pago” y del derecho “Firma cheque recibido”.
Importación de Pólizas en Excel a Sistemas Contables
La importación de pólizas a través de archivos Excel es una funcionalidad clave en muchos softwares contables modernos, lo que permite ahorrar tiempo y mantener la información organizada.
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Importación de Pólizas de Ajuste Contables en Alegra
Las pólizas de ajuste contables permiten mover saldos entre cuentas, asociar cuentas a contactos y registrar saldos iniciales del balance. En Alegra puedes importarlas mediante un Excel para ahorrar tiempo y mantener tu información organizada. La importación es para asientos manuales de ajuste que no provienen de documentos CFDI.
Para importar tus pólizas de ajustes contables desde un archivo Excel en Alegra, sigue estos pasos:
- Descarga la plantilla desde Descargar plantilla y complétala con la información de tus pólizas.
- Haz clic en Carga el archivo con tus pólizas de ajuste contable, selecciona el archivo y ábrelo.
- Verifica la información y haz clic en Siguiente póliza (si aplica) > Guardar > Aceptar.
El archivo descargado contiene dos hojas: Recomendaciones (guía para diligenciar) y Plantilla (donde debes ingresar la información). Puedes importar una o varias pólizas usando el mismo número para identificar cada asiento.
- Tamaño y límites: Máximo 450 KB por archivo y hasta 2.000 filas por póliza.
- Datos no existentes: Puedes crear contactos, cuentas, numeraciones, tipos de póliza y centros de costos al importar.
- Débito y crédito: Deben estar balanceados; si no, el sistema mostrará una diferencia.
- Cuentas automáticas: No se recomienda usarlas en pólizas de ajuste, ya que pueden no reflejarse correctamente en algunos reportes.
- Validación: No podrás guardar hasta corregir todos los errores.
- Consulta: Puedes ver las pólizas importadas desde Pólizas de ajuste contable.
El ejemplo del anterior video se realizó a través de Excel. Sin embargo, también puedes editar el archivo desde Google Sheets o en Microsoft OneDrive.
Uso de la Hoja Electrónica de CONTPAQi para Pólizas
El programa CONTPAQi ofrece una hoja electrónica que funciona como una plantilla de póliza en Excel, sirviendo como interfaz para enviar información al programa. Los datos que queramos importar deben estar organizados de manera similar a como se capturan directamente en CONTPAQi. Para este caso, es importante aprovechar la hoja electrónica que ofrece CONTPAQi, ya que su uso puede ahorrarte varios minutos en cada operación.
Como ejemplo, vamos a importar una póliza de ingreso con varios depósitos realizados el mismo día, aplicando el IVA trasladado y afectando el IVA por trasladar. Recomiendo manejar la información a enviar como si fuera cualquier otra póliza dentro del programa.
- Elegimos módulo fiscal nuevo.
- Una vez abierto el archivo, nos iremos a la pestaña parámetros, y nos cercioraremos de que la empresa que queremos esté activa.
- Una vez capturados los datos, hacemos clic en el botón enviar a CONTPAQi.
Plantillas de Pólizas en Excel para Otros Sistemas
Existen otras funcionalidades para subir pólizas de diario capturadas en una plantilla Excel, aunque se debe tomar en cuenta que debido a que algunas cuentas requieren control operativo (Folio, RFC, Directorio, DIOT, impuestos) no se pueden utilizar al subir la plantilla.
Ejemplo de cuentas que no debe utilizar son: 105 Clientes, 201 Proveedores, 205 Acreedores, 120 Anticipo a proveedores dólares, 151-167 Activo Fijo, 108 Iva Acreditable pagado, 208 Iva por trasladado cobrado, ya que no guardará los datos operativos.
Los pasos a seguir generalmente son:
- Vaya al módulo Contabilidad, menú Pólizas. De clic en el botón: "Plantilla" (es importante seleccionar el periodo contable donde trabajará). Se descargará un archivo en Excel, siga las instrucciones de llenado.
- Abra la Plantilla, primero revise la hoja de instrucciones.
- Comience a llenar la plantilla como se muestra en el ejemplo. Es importante que la fecha que utilice en el formato coincida con el periodo contable seleccionado.
- Una vez que haya terminado de llenar la información que contendrá su póliza guarde el archivo y de clic en botón 5.
Estructura General de una Plantilla de Pólizas en Excel
En una plantilla tipo Excel para pólizas, se esperan los siguientes campos:
| Nombre | Obligatorio | Valores y Opciones |
|---|---|---|
| Fecha póliza | SI | Capturar fecha de la póliza en formato "dd/MM/yyyy"; el valor de fecha del primer renglón será el definitivo |
| Concepto póliza | SI | Descripción o concepto de la póliza; el valor puede ser alfanumérico; el valor de concepto del primer renglón será el definitivo |
| Número cuenta contable | SI | Capturar el número completo de cuenta contable del movimiento de la póliza, Ejemplo "501 001"; la cuenta debe existir y estar activa en el catálogo; la cuenta debe ser de último nivel |
| Concepto de movimiento de póliza | SI | Descripción o concepto del movimiento; el valor puede ser alfanumérico |
| Cargo | SI | Cargo del movimiento; el valor es monetario y debe ser mayor a 0; si captura Cargo no debe capturar "Abono" |
| Abono | SI | Abono del movimiento; el valor es monetario y debe ser mayor a 0; si captura Abono no debe capturar "Cargo" |
| Sucursal | SI | Capturar el código de la sucursal. |
| Departamento | SI | Capturar el código del departamento. |
No se debe de modificar las columnas, los títulos, ni el nombre de las hojas.
Importación Masiva de Pólizas en Contadigital
Puedes usar nuestro Layout de Excel "Póliza modelo" para importar movimientos desde Excel de forma masiva. En caso de querer importar muchas pólizas contamos con la "Póliza modelo de muchas pólizas" en utilerías pólizas.
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