Ciertamente, la realización de los diferentes asientos es algo rutinario en la contabilidad de una empresa. Sin embargo, nunca hay que perder de vista la importancia que puede tener esto en la contabilidad de una organización. El correcto registro se convierte en una herramienta fundamental para poder contrastar los resultados generales de la contabilidad en caso de que fuera necesario. Además, claro está, de ofrecer una visión diaria y específica del estado económico de la empresa. Así pues, no es difícil comprender la importancia que tiene conocer y saber cómo ejecutar los asientos en cuanto a la compra de mercancías.
Contabilizar las facturas supone registrar en la contabilidad de la empresa todas las operaciones que una empresa realiza por su actividad, tanto de compras como de ventas. Es el documento que acredita el acuerdo comercial e, incluso, tiene vinculación legal. A la hora de su registro contable, es importante tener en cuenta que las facturas de venta se contabilizan por separado de las facturas de compras. A continuación, exploraremos en detalle cómo hacer esta contabilización y qué debemos considerar.
El Principio del Devengo en Adquisiciones a Crédito
Como norma general podemos afirmar que, tanto desde el punto de vista contable como fiscal, a la hora de imputar los gastos y los ingresos al ejercicio debemos seguir el principio del devengo. En definitiva, si nuestra sociedad tiene en un ejercicio un gasto, deberá regístralo en el momento en que ocurra y no en el momento en que se pague siendo además deducible en el impuesto de sociedades (aun no habiéndose pagado).
La factura se emitió al tiempo de traernos el material. Mi duda es cómo contabilizar esto y en qué cuentas hacerlo. ¿Debo contabilizar el pago en el momento de recibir la factura aunque realmente se pague despues?
Aspectos Previos a Tener en Cuenta al Contabilizar una Factura de Compra
Todas las facturas, tanto de compra como de venta, deben estar registradas de manera correcta en la contabilidad de la empresa. En cada uno de los asientos deben constar los siguientes elementos:
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- Base imponible de la factura: que se contabilizará en una cuenta de gastos, si es una factura de compras.
- IVA total: soportado en caso de compras.
- Total de la factura: que irá a cuenta de bancos en pagos al contado o a cuentas a pagar o a cobrar en caso de pagos aplazados. En el contexto de compras a plazos, este total se asigna a cuentas a pagar.
La fecha del asiento será la misma que la fecha de la emisión de la factura. Además, los descuentos por pronto pago concedidos por los proveedores, estén o no incluidos en factura, se contabilizan minorando la partida de aprovisionamientos.
Contabilización de Compras de Mercancías a Plazos
En las compras a créditos, el dinero no se desembolsa en el momento en el que se adquiere el producto sino que tendrá que pagarse en unos treinta días. Por este motivo, habrá que registrar esta cuenta en el Diario General para controlar esa deuda con el proveedor, y habrá que hacerlo en el apartado de “cuentas por pagar”.
Pues bien, tendrá que hacerse o por el sistema periódico o por el perpetuo.
- Según el sistema periódico: al apartado Compras de Mercancías se le da un débito y al de Cuentas por Pagar a Proveedores se le da un crédito.
- En el caso del método perpetuo: habrá que darle un débito al inventario (que representaría los productos comprados) y un crédito a las Cuentas por Pagar a Proveedores.
Cuentas Contables Clave para Facturas de Compras
Las cuentas contables relacionadas con las facturas de compras son las siguientes:
- 472 - Hacienda Pública. IVA Soportado: esta cuenta registra el IVA que la empresa ha pagado o soportado en la adquisición de bienes y servicios necesarios para la realización de sus actividades económicas. El saldo de esta cuenta representa el IVA que la empresa puede deducir en la liquidación periódica del impuesto frente a la Hacienda Pública.
- 400 - Proveedores: esta cuenta recoge las deudas a corto plazo de la empresa con sus proveedores por la compra de mercancías, materias primas u otros bienes y servicios necesarios para su actividad empresarial. Refleja las obligaciones de pago que la empresa tiene con terceros debido a operaciones comerciales. A la hora de contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas contables dentro del subgrupo 40 (Acreedores y proveedores) para reflejar diferentes tipos de proveedores y acreedores según la naturaleza de las operaciones.
- 600 - Compras: esta cuenta se utiliza para registrar el valor de las adquisiciones de mercancías, materias primas y otros bienes destinados a la venta o a ser transformados en el proceso productivo de la empresa. El saldo de esta cuenta refleja el total de las compras realizadas durante el ejercicio. Al contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas dentro del subgrupo 60 (Compras) para especificar el tipo de bienes adquiridos, como 601 (Compras de materias primas) o 602 (Compras de otros aprovisionamientos).
- 606 - Descuentos sobre compras por pronto pago: en esta cuenta se contabilizarán aquellos descuentos que el proveedor ofrezca a sus clientes por pronto pago, y que quedará formalizado en las condiciones comerciales del contrato. Aunque es una cuenta perteneciente al subgrupo de gastos, se registrará en el haber, con importe contrario.
Asientos Contables Relacionados con Facturas de Compras a Plazos
Para las facturas de compras, existe diferencia en los asientos a contabilizar en función de si se paga al contado o a plazo. Si se aplaza el pago, se contabiliza el siguiente asiento:
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Asiento de Compra a Plazos
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600. Compra de mercaderías | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 400. Proveedores | XXX + YYY |
Si el proveedor ofrece un descuento por pronto pago que no conste en la factura, se contabilizará el siguiente asiento al realizar el pago:
Asiento de Descuento por Pronto Pago (no incluido en factura) y Regularización de Deuda
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | XXX + YYY | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 606. Descuentos sobre compras por pronto pago | XXX |
Y finalmente, por el abono de la factura:
Asiento de Pago Final de la Compra a Plazos
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| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | XXX | |
| 572. Bancos | XXX |
Ejemplo Práctico: Contabilización de una Factura de Compra a Plazos con Descuento
Supongamos una empresa que se dedica a la venta de electrodomésticos. Al hacer el pedido al proveedor, contabiliza la factura de compra, y el proveedor se la financia a 60 días. El coste es de 504,17 € (IVA incluido). Además, el proveedor le ofrece un descuento por pronto pago con posterioridad a la fecha de emisión de la factura del 10%, si la abona antes de 10 días.
1. Asiento de compra al proveedor a 60 días:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 602. Compras de aprovisionamientos | 416,67 € | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | 87,50 € | |
| 400. Proveedores | 504,17 € |
2. Asiento por aplicación del descuento del 10% (si se decide pagar en los 5 días posteriores a su recepción):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | 50,42 € | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | 8,75 € | |
| 606. Descuentos sobre compras por pronto pago | 41,67 € |
Nota: El asiento del descuento impacta en la cuenta 400 (Proveedores) reduciendo la deuda en 50,42€ (10% de 504,17€). El IVA soportado se ajusta en 8,75€ (10% de 87,50€) y el descuento se registra en la 606.
3. Asiento de abono final de la factura (después de aplicar el descuento):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | 453,75 € | |
| 572. Bancos | 453,75 € |
Nota: El importe final a pagar es 504,17€ - 50,42€ = 453,75€.