Elaborar la nómina en México implica un proceso organizado que requiere atención a diversos aspectos legales y fiscales. En Clara, nos encanta colaborar con nuestros partners, por ello exploramos en detalle cómo realizar este proceso de manera correcta, considerando que uno de los gastos más relevantes para cualquier empresa es la nómina de sus empleados.
Pasos fundamentales para la gestión de la nómina
El proceso comienza estableciendo el sueldo base y prestaciones. Finalmente, la empresa tiene que establecer políticas de pago que incluyen: frecuencia de pago (mensual, quincenal, catorcenal, semanal) y forma de pago (efectivo, transferencia bancaria, tarjeta de nómina).
El siguiente paso es calcular la nómina para tu empresa. Después de calcular la nómina, sería el tiempo de pagar la nómina. Es requisito de la Ley Federal de Trabajo que la empresa emitir y entregar un recibo de nómina a cada empleado para cada periodo de pago. Existen diversos softwares y plataformas de gestión de nómina que pueden facilitar el proceso y garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
La nómina y su deducibilidad de impuestos
¿La Nómina es Deducible de Impuestos? La respuesta corta es sí, la nómina de tu empresa es deducible de impuestos, pero con ciertas condiciones. En particular, la nómina es deducible en el Impuesto Sobre la Renta (ISR). Sin embargo, para que puedas deducir correctamente los salarios y otros beneficios relacionados con la nómina de tus empleados, necesitas cumplir con algunos requisitos específicos establecidos por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR):
- Comprobante Fiscal Digital (CFDI): Es obligatorio emitir un CFDI para cada pago de salarios. Esto significa que debes generar y entregar a cada trabajador un recibo de nómina electrónico, en el cual se refleje correctamente el salario que se paga, las deducciones aplicables y los impuestos retenidos.
- Pago a través de Medios Electrónicos: Si el monto de la nómina supera los $2,000 MXN, el pago debe realizarse mediante transferencia electrónica, cheque nominativo de la cuenta del contribuyente, tarjeta de crédito, débito, servicios o monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Verificación del RFC: Una de las claves para que las deducciones sean válidas es asegurarse de que los Registros Federales de Contribuyentes (RFC) de tus empleados estén correctamente registrados en el sistema del SAT.
Deducción de prestaciones exentas
Es importante destacar que hay un límite cuando se trata de las prestaciones exentas (como aguinaldos, primas vacacionales, etc.). Según el artículo 28 de la LISR, la deducción de pagos por ingresos exentos para los trabajadores es solo el 53% del monto de esos pagos. En caso de que las prestaciones exentas disminuyan con respecto al ejercicio fiscal anterior, la deducción será solo del 47%.
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Declaraciones mensuales y anuales
Desde la reforma fiscal implementada en 2014, todas las empresas, ya sean personas físicas con actividad empresarial o personas morales, están obligadas a realizar sus reportes fiscales en formato electrónico. Las declaraciones mensuales deben cubrir impuestos como el Impuesto sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Los pagos mensuales deben hacerse a más tardar el 17 de cada mes, correspondiente al mes anterior. Por otro lado, la declaración anual de sueldos y salarios es el reporte que entregas al SAT donde informas cuánto ganaste el año anterior, sumando tus ingresos y tus deducciones personales. La declaración se presenta durante todo el mes de abril del año siguiente al que corresponde la info.
Impuesto sobre Nóminas (Ejemplo estatal)
¿Quienes están obligados a pagar este impuesto? Las personas físicas, las morales y las unidades económicas que tengan erogaciones por renumeraciones al trabajo personal subordinado prestado dentro del estado. Es una obligación que tiene que ser cubierta por el patrón o empleador y no se retiene del salario del trabajador.
A continuación, se detallan los plazos y conceptos relacionados con las obligaciones de este impuesto:
| Concepto | Detalle de la obligación |
|---|---|
| Monto a pagar | El 2% del total de las erogaciones gravadas. |
| Periodicidad | El pago de este impuesto es mensual. |
| Fecha límite | A más tardar el día 15 del mes siguiente a aquél en que se efectúe la retención. |
| Inscripción | En la Receptoría de Rentas o vía Internet utilizando el formato autorizado. |
Erogaciones exentas de este impuesto
¿Qué erogaciones están excentas de este Impuesto? El material proporcionado destaca los siguientes conceptos:
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- Las prestaciones de seguridad social, vivienda, pensiones y de ahorro para el retiro.
- Indemnizaciones por riesgos o enfermedades profesionales.
- Indemnizaciones por resición o terminación de la relación laboral.
- Pagos funerarios.
- La participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU).
- Las renumeraciones cubiertas a los trabajadores domésticos y personas con discapacidad.
- Herramientas y uniformes.
Importancia de la actualización fiscal
Para evitar problemas y asegurarte de que tu empresa cumple con todos los requisitos fiscales, es fundamental que tu departamento de recursos humanos esté actualizado en materia fiscal. Esto incluye la renovación de sistemas electrónicos para la gestión de nómina y el cumplimiento de las leyes relacionadas con el cálculo de impuestos y la emisión de comprobantes fiscales.
Si no realizo erogaciones gravadas por este impuesto, ¿tengo la obligación de presentar la declaración mensual? Si, es obligatoria la presentación mensual de la declaración aún cuando no se tenga importe a pagar. Al mantener a tu empresa al día con las normativas fiscales, no solo podrás deducir la nómina correctamente, sino también reducir los riesgos de recibir sanciones por parte del SAT.
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