Para ayudarte con esta tarea, vamos a explicarte los aspectos a tener en cuenta para contabilizar tus gastos de gasolina, la cuenta contable que tienes que usar, y cómo debes hacerlo a través de un caso práctico. El combustible es uno de los gastos más recurrentes en empresas con flotillas, vendedores o personal operativo. Y es que el problema no es pagarlo, sino registrarlo mal. Una mala clasificación puede afectar deducciones, generar diferencias contables y complicar auditorías. Los errores en la contabilidad de suministros figuran entre las causas más frecuentes de ajustes en inspecciones fiscales y de desorden en los registros contables de pequeñas y medianas empresas. La correcta imputación de estos gastos recurrentes no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que permite un control real de los costes operativos y facilita la toma de decisiones informadas.
Identificación de las Cuentas Contables para Combustible
Una pregunta recurrente es: ¿A qué cuenta puedo llevar las facturas de gasolina que me traen los trabajadores, dichas facturas están facturadas a nombre de la empresa?
La clave para la correcta clasificación es el almacenamiento.
Combustibles Almacenables (Gasolina, Diésel)
La 628 sólo puede recoger aquellos abastecimientos que no sean almacenables, como la electricidad por ejemplo, y la gasolina si es almacenable. Por lo tanto, el combustible comprado en garrafas o depósitos, materiales que se guardan para consumo posterior, debe registrarse en la Cuenta 602. Como se menciona: "En nuestro caso es un deposito pequeño de 1000 l, se llena dos, tres veces año, por lo que no se hasta que punto inventariarlo será viable, pero independientemente ambos teneis razón, pero aunque no lo inventaries, si tiene el caracter de almacenable quizás puedas contabilizarlo en la 602 igualmente no?". Esto implica que la 602 es adecuada para combustible almacenable, incluso en pequeñas cantidades.
Combustibles No Almacenables (Gas Canalizado)
Si el combustible llega por red y se consume directamente (gas natural canalizado), va en la Cuenta 628. Esta cuenta se utiliza para la electricidad que llega por red, agua corriente, y gas canalizado.
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Errores Comunes en la Asignación de Cuentas
Es común la pregunta: "Hola, yo llevo la contabilidad de mi marido autonomo, y siempre llevo las facturas dde gasolina a la cuenta 624 trasnsportes, no sé si es correcto, por lo que leo me parece ke no...". La Cuenta 624 recoge los gastos por transportes a cargo de la Empresa, es decir la factura que te pasa por ejemplo un transportista que te lleva un paquete, o la que pagas por un paquete a portes debidos.
Asimismo, se debe evitar el Error 5: Utilizar la 628 como cajón de sastre, registrando en Suministros cualquier gasto que no se sabe dónde ubicar. Por ejemplo, la telefonía (fija o móvil) e internet se registran en la cuenta 629 Otros servicios, no en la 628 Suministros. Aunque sean servicios recurrentes y necesarios, la normativa contable los excluye expresamente de la cuenta de suministros.
Deducción Fiscal del Gasto de Combustible
Un aspecto crítico al entender cómo se contabilizan los vales de gasolina, es su impacto en la deducción fiscal. Para que el suministro sea deducible, debe existir una vinculación con la actividad: el suministro debe estar directamente relacionado con la actividad económica y contar con justificación documental: factura completa con todos los requisitos legales.
Uso Exclusivo vs. Uso Mixto del Vehículo
- Que uses de forma única y exclusiva el vehículo para llevar a cabo la actividad de tu empresa. En este caso, la deducibilidad puede ser del 100%.
- Que, además de usar el vehículo para prestar servicios, lo uses de forma habitual para tu propio interés. En este caso, al darle al vehículo un uso no relacionado directamente con la actividad de tu empresa, soportará el 50% del IVA.
- En los suministros mixtos (actividad + particular): Si el suministro se utiliza parcialmente para fines particulares del empresario o socio, solo es deducible la parte proporcional afecta a la actividad.
- Si eres autónomo y trabajas desde tu vivienda habitual, puedes deducir proporcionalmente los suministros según el porcentaje del inmueble destinado exclusivamente a la actividad. Generalmente se aplica un 30% si una parte está claramente diferenciada para uso profesional.
Gestión y Contabilización de Medios de Pago Específicos
Vales de Gasolina
Comprender ¿Cómo se contabilizan los vales de gasolina? es fundamental. Cuando la empresa adquiere los vales, el registro inicial suele hacerse como un anticipo o saldo en una cuenta de activo circulante. Más allá del simple cumplimiento, la forma en que se contabilizan los vales de gasolina también impacta directamente en el control interno.
Monederos Electrónicos y Tarjetas de Servicio
Los monederos electrónicos son tarjetas recargables que permiten a los usuarios comprar combustible, sin tener que llevar dinero en efectivo. Cada vez que el usuario utiliza el monedero electrónico para comprar combustible, se registra una transacción.
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Si abonas 6000 pesos a un monedero electrónico aprobado por el SAT podrás deducir sólo la parte que vayas devengando.
En otro esquema normalmente las gasolineras te emiten tu factura directamente con el concepto de gasolina lo cual nos lleva a que la empresa emisora de la tarjeta tendria que enviarte un estado de cuenta en el que se desglose cada carga, asi que, si dicho estado de cuenta cumple con los requisitos fiscales que para tales efectos emite el SAT podras deducir tu gasolina de un solo golpe.
Tengo un cliente Persona Fisica, que en el mes de de junio empezo a utlizar una tarjeta de servicios. le hace un factura por esa cantidad.
Complemento del Estado de Cuenta de Combustibles (ECC)
A partir de esta versión de CONTPAQi® Contabilidad, podrás cargar, asociar, consultar y contabilizar los datos del complemento del Estado de cuenta de combustibles (ECC), desde la póliza.
El complemento ECC es un documento que lleva un registro detallado de las transacciones de compra de combustible, realizadas con un monedero electrónico en una estación de servicio y asegura que el saldo de tu monedero electrónico sea correcto.
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El complemento es emitido por la empresa que proporciona el monedero electrónico como forma de pago y muestra información detallada sobre cada transacción de combustible realizada.
Contabilización de Bonificaciones y Descuentos Temporales
Aunque esta medida esta prevista solo hasta el 30 de junio, es posible que deba ser prorrogada pues la situación no tiene visos de mejorar. Lo que está claro es que ha generado mucha confusión a la hora de aplicarla por parte de las estaciones de servicio.
La bonificación consiste en un descuento sobre el precio de venta al público, impuestos incluidos, por lo que no debería afectar a la base imponible ni a la cuota del IVA, como también ha recordado la Agencia Tributaria en una nota informativa. Sin embargo, la ley nos dice que el descuento se debe hacer sobre el precio de venta impuestos incluidos.
Para el ICAC, y respecto al beneficiario o consumidor final, cabe indicar que desde el punto de vista contable la bonificación que se hace efectiva a través de una reducción del precio del producto tiene naturaleza de subvención.
«Por tanto, el distribuidor registrará un crédito frente a la Hacienda Pública por la bonificación al consumidor final, no teniendo impacto el descuento en su cifra de negocios. Las gasolineras van a contabilizar el descuento cómo un crédito frente a Hacienda en la cuenta (470).
Registrando por tanto un ingreso por ventas por el importe cobrado al cliente más el crédito frente a la Hacienda Pública. Vemos en el asiento anterior cómo hemos contabilizado en descuento en la cuenta (740). Vemos que la bonificación, en lugar de aparecer en la (740) como subvención, minora el precio del suministro.
Supongamos que tenemos un repostaje de 30 litros de gasolina para una furgoneta afecta al 100% a la actividad económica de la empresa.
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