La correcta gestión de nóminas es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el pago adecuado a los empleados, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la optimización de los procesos administrativos. CONTPAQi Nóminas es una de las soluciones más robustas del mercado, diseñada para automatizar y simplificar este proceso.
En esta guía, te mostraremos cómo configurar el sistema de forma rápida y eficiente, desde la creación de tu empresa hasta la generación de nóminas, la conexión con plataformas del gobierno y la contabilización automática. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu empresa aproveche al máximo las funcionalidades de CONTPAQi Nóminas y lleve un control adecuado de los pagos a su personal.
El CFDI de nómina es el comprobante fiscal digital que respalda el pago de sueldos a los trabajadores. En México, el recibo de nómina es el documento oficial que respalda el pago de salarios a los trabajadores. Desde 2017, este comprobante debe emitirse en formato digital (CFDI) validado por el SAT y cumplir con requisitos legales establecidos en la Ley Federal del Trabajo. Es un comprobante fiscal validado por el SAT que acredita el pago de salarios a los trabajadores. Emitir correctamente un recibo de nómina con CFDI no es solo un requisito legal, sino una garantía de seguridad fiscal tanto para el empleador como para el trabajador.
Pasos Fundamentales para Configurar CONTPAQi Nóminas
1. Crear una Nueva Empresa
Una vez que hayas iniciado CONTPAQi Nóminas, es necesario crear la empresa en la que administrarás las nóminas. Sigue estos pasos:
Abrir el catálogo de empresas de CONTPAQi Nóminas y dar clic en el botón "Nuevo"
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- Nombre de la empresa: Nombre con el que tu empresa será mostrada en el listado.
- Nombre de la empresa que se emitirá en el CFDI: Razón social de tu empresa tal cómo aparece en tu constancia de situación fiscal.
- Mascarilla del código del empleado: Una "X" por cada dígito que quieres en tu código del trabajador; ejemplo: XXX te da un límite de máximo 999 códigos.
- Base de datos de la empresa: Verifica que no tengas ninguna otra empresa con el mismo nombre de la base de datos, ya que esto podría ocasionar que se sustituya la información.
- Registro patronal del IMSS: Este dato lo registraremos posteriormente una vez creada la empresa.
- Base de datos de la empresa en CONTPAQi Contabilidad: Selecciona tu empresa de CONTPAQi Contabilidad para poder realizar la configuración de interfaz entre estos dos sistemas.
- Emitir recibos electrónicamente: Marca el check para poder timbrar tus recibos de nómina, al marcar este check, se generará un ADD (Base de datos en donde se almacenan tus XML) y también quedará bloqueado el campo de RFC de tu empresa. El resto de la configuración la haremos más adelante.
2. Configuración de Parámetros de Nómina
Para que el cálculo de las nóminas sea preciso, es importante configurar los parámetros clave de nómina:
Periodo de Pago: Al abrir por primera vez el sistema, te sugerirá crear hasta 3 tipos de periodo distintos (1 Semanal, 1 Quincenal y/o 1 Mensual), esta es una manera fácil de crear tus periodos, simplemente deberás marcar el check del tipo de periodo que deseas crear y la fecha deberá ser el primer día de el primer periodo de tu ejercicio actual; Ejemplo: Semanal: 01/01/2024
Si dentro de tu empresa necesitas generar otros tipos de periodo diferentes o bien, adicionales, podremos hacerlo dentro del menú Catálogos/Tipos de periodo
Para generar un nuevo tipo de periodo, da clic en el botón "Nuevo" y comienza a capturar la información sobre tu periodo. Deberás ser muy cuidadoso en este punto, ya que al crear tu tipo de periodo se generarán en automático todos los periodos subsecuentes, así que si un dato está mal configurado, todos tus periodos tendrán error.
- Fecha de inicio del ejercicio: Primer día del primer periodo de tu ejercicio activo.
- Días del periodo: Días que serán considerados para las fechas de tus periodos.
- Días de pago: Días que serán considerados para el cálculo del concepto de Sueldo en tu nómina. Considera que a este dato aún se le sumarán el o los séptimos días.
- Periodo de trabajo: Periodo en el que te posicionarás para comenzar a trabajar (Ejemplo: El periodo 5 de una nómina Quincenal será del 1 de Marzo al 15 de Marzo)
- Ajustar al mes calendario: Para casos en los que queramos que la nómina siempre comience el 1 y 16 de cada mes, aún sin importar si no son 15 días exactos en la quincena, podremos marcar esta opción.
- Posición de los septimos días: Selecciona en el calendario que día o días serán considerados como días de descanso en tu nómina
3. Configurar Catálogo de Empleados para CFDI Correctos
NOTA: Te sugerimos que previo a la carga de empleados, hagas el llenado de catálogos auxiliares: Puestos, Departamentos, Turnos y Registros patronales
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Dirígete a "Catálogos" > "Empleados" para comenzar a agregar los datos de tus trabajadores.
- Información obligatoria para el timbrado: Nombre, RFC, Régimen fiscal y Código Postal
- Kardex de vacaciones: Al registrar un trabajador en CONTPAQi Nóminas, el sistema calculará cuantos días de vacaciones le corresponden a partir de su fecha de alta, aquí podrás registrar cuantos días de vacaciones o prima vacacional ya le han sido entregadas, de esta manera el sistema te entregará información real sobre días pendientes
- Avisos pendientes ante el IMSS: Cada que realizas una modificacion al empleado que sea de tipo Alta, Baja o Modificación de salario, el sistema emitirá una alerta para informarte que está pendiente de realizar este aviso al IMSS. Puedes controlar manualmente que avisos son los que efectivamente están pendientes
- Conceptos automáticos: Aquí podrás ver enlistados todos los conceptos que se le calculan en automático a tu trabajador, y podrás eliminar o agregar libremente para el caso en el que sea un cálculo automático solo para el empleado en cuestión; por ejemplo: Pensión alimenticia.
- Pagos bancarios de nóminas: Aquí podrás registrar información bancaria de tu empleado para generar los archivos de dispersión bancaria.
Preparación y Validación del CFDI de Nómina
4. Conexión con SUA, IDSE e Infonavit y Configuración para Timbrado
Una de las ventajas de CONTPAQi Nóminas es su integración con plataformas clave del gobierno, como el SUA, IDSE e Infonavit.
Configuración para el timbrado:
- Valida la información fiscal de los empleados, especialmente sus RFC y otros datos para el timbrado correcto de los recibos de nómina.
- Utiliza la opción de lectura de QR para agilizar la captura de los datos de los empleados mediante su Constancia de Situación Fiscal.
- Configura los parámetros de timbrado de CFDI en el menú Catálogos/Registros patronales
- En la pestaña Certificado Sello Digital carga tus archivos .cer y .key del CSD y da clic en guardar. El sistema te avisará de manera automática cuando tus certificados estén a punto de vencer
- Por último, ingresa a www.cfdi.com.mx/manifiesto y firma el manifiesto para timbrado autorizando al PAC de CONTPAQi para poder timbrar tus documentos, únicamente necesitarás tu e.Firma o Fiel y correo electrónico
5. Cálculo y Verificación de la Nómina
Con toda la configuración anterior realizada, es momento de calcular tu nómina
- Selecciona el periodo que deseas cálcular (Semanal, Quincenal, etc.)
- Da clic en el botón Prenómina
- En la pestaña días y horas (Ubicada en la parte posterior de la ventana, podrás capturar las incidencias del periodo, cómo Faltas, Horas extras, Descanso trabajado, etc.
- Una vez capturadas tus incidencias, presiona el botón "Calcular"
Te recomendamos que ya que calculaste tu nómina, verifiques los reportes de lista de raya e Impresión de sobre recibo (Ubicados en menú Reportes/Cálculo de nómina para validar que toda tu información sea correcta.
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Si ya revistaste tus cálculos y todo está correcto, lo siguiente es "Autorizar tu Nómina" dentro del menú Procesos "Autorización de Nómina", este proceso actualizará tus acumulados y te posicionará en el siguiente periodo, dejando bloqueada toda la información anterior para que por seguridad no sea modificada.
Tu sistema CONTPAQi Nóminas te solicitará en automático que sea generado un respaldo de tu información. En esta ventana solamente debes dar clic en Ejecutar.
Cuando el proceso de respaldo y autorización terminan, notarás que ahora tu periodo de trabajo es el siguiente del que habías autorizado y podrás continuar trabajando en tu sistema.
Timbrado, Envío y Gestión de Errores en CFDI de Nómina
6. Timbrado y Envío de Recibos
¡Felicidades! Hemos completado los pasos necesarios para finalizar tu nómina. El siguiente paso es realizar el timbrado de los recibos y proceder con su envío a los trabajadores.
Es importante recordar que para llevar a cabo el timbrado de tu nómina se requieren dos condiciones indispensables: tener la nómina autorizada para timbrar y estar posicionado en el periodo vigente.
Verifica que estés en el periodo de nómina correcto. Para ello, accede al listado de periodos y asegúrate de que el periodo correspondiente esté marcado con un check verde (NO rojo y NO amarillo).
En este ejemplo, mi periodo vigente es el 51, esto quiere decir que puedo timbrar mis nóminas de la 50 hacia atrás.
- Dirígete al menú Procesos/Emisión de recibos electrónicos
- En esta sección seleccionarás el periodo que deseas timbrar, junto con la fecha de pago correspondiente.
- Introduce tu contraseña y haz clic en "Aceptar".
- El sistema te mostrará una bitácora donde podrás identificar si hubo algún trabajador cuyo recibo no se pudo timbrar, así como la razón específica del error.
Una vez que la nómina haya sido timbrada, podrás proceder al envío de los recibos electrónicos desde el menú Procesos/Envío masivo de recibos electrónicos.
¡Estás listo para trabajar con tu nuevo sistema CONTPAQi Nóminas!
Identificación y Corrección de Errores en CFDI de Nómina
El sistema te mostrará una bitácora donde podrás identificar si hubo algún trabajador cuyo recibo no se pudo timbrar, así como la razón específica del error. Esta funcionalidad es clave para corregir cualquier inconsistencia antes de la emisión final.
Los elementos del CFDI son los componentes obligatorios que deben incluirse para que el comprobante tenga validez fiscal.
Envía al trabajador el recibo en formato PDF y XML.
¿Quieres cancelar un CFDI?
- Sí.
- Sí, pero solo si el trabajador no ha hecho uso de él.
- Sí.
La posibilidad de cancelar un CFDI es el principal método de "corrección" para un comprobante ya emitido y timbrado que contenga errores. Es crucial considerar si el trabajador ha hecho uso de este antes de proceder con la cancelación.
Gestionar la nómina de tu empresa y cumplir con el SAT puede ser fácil si usas la herramienta adecuada.
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Te recordamos que, ante cualquier consulta, requerimiento de soporte técnico, interés en adquirir el sistema por primera vez, o si te encuentras en la búsqueda de un proveedor que te ofrezca una atención de calidad con respaldo garantizado, Sistemas 360 es la elección ideal. Además, podemos asistirte con la renovación de tu sistema anual para que siempre cuentes con las últimas actualizaciones y beneficios. Estamos a tu disposición para brindarte la excelencia que mereces.