¿Tienes que hacer un libro de registro de compras y gastos para tu negocio? Se trata de un elemento fundamental de cualquier contabilidad empresarial. Por lo tanto, es importante que sepas bien en qué consiste y cómo puedes llevarlo a cabo. Tener este registro bien organizado no es solo un trámite legal: es la clave para conocer la salud real de tu negocio, optimizar la rentabilidad y ganar tranquilidad.
Se trata de un libro cuyo objetivo principal es registrar todos los elementos que forman parte de la contabilidad negativa. Es decir, los gastos y las compras realizadas relacionados con la actividad profesional. Este libro se convierte en una representación fiel de las partidas negativas de tu actividad económica, registrando meticulosamente cada transacción relacionada con tus gastos empresariales. El libro de ingresos representa la contabilidad positiva (entradas de dinero), mientras que el de gastos refleja la contabilidad negativa (salidas).
¿Quién debe presentar el libro de registro de compras y gastos?
Todas las pymes y los trabajadores autónomos que ejerzan su actividad profesional tributando en el régimen de estimación directa, ya sea normal o simplificada, están obligados a llevar este libro como parte de su contabilidad general. El libro registro de compras y gastos forma parte del conjunto de obligaciones contables que debes mantener como autónomo. La obligación de mantener un libro registro de compras y gastos no aplica por igual a todos los trabajadores autónomos.
Autónomos en estimación directa
- Autónomos en estimación directa normal: este régimen afecta principalmente a quienes generan ingresos superiores a 600.000€ anuales. En este caso, debes llevar una contabilidad completa ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
- Autónomos en estimación directa simplificada: si facturas menos de 600.000€ anuales, probablemente estés en este régimen, el más común entre autónomos.
Los autónomos que tributan por módulos (estimación objetiva) no están obligados a llevar libros contables formales. Sin embargo, resulta altamente recomendable conservar todas las facturas de ingresos y gastos. Esto te permitirá justificar tus operaciones económicas si Hacienda lo requiere y mantener un control adecuado de tu actividad.
¿Qué datos obligatorios debe incluir el libro de registro?
Los datos obligatorios que hay que reflejar en este libro de registro de compras y gastos son:
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- Las facturas de adquisiciones intracomunitarias.
- El justificante contable de entrega de bienes o prestación de servicios.
- Las cuotas tributarias de operaciones anteriores a las documentadas tendrán que calcularse y consignarse en su anotación relativa.
- Las facturas rectificativas, debidamente separadas.
Los documentos de facturación se registrarán uno por uno, aunque puede hacerse un asiento resumen global de todos los enviados en una misma fecha por un único proveedor. En este caso, deberán constar el número inicial y final de las facturas, la suma global de la base imponible de cada tipo impositivo y la cuota impositiva global. Todo ello, siempre que el total de las operaciones no sume más de 6.000 euros, y cada operación no exceda los 500 euros. Todo ello, excluyendo el IVA. Para facturas completas, registra todos los datos fiscales en "Facturas Recibidas". Para tickets o facturas simplificadas, anótalos en "Gastos".
Formato y registro del libro de compras y gastos
El libro de registro de compras y gastos debe estar organizado y mostrar de forma clara las transacciones correspondientes para que Hacienda pueda realizar un seguimiento de forma sencilla en caso de inspección. Es obligatorio que se presente este libro de contabilidad en formato digital. Para ello, se puede elegir hacerlo en los siguientes formatos:
- CSV: documento que separa todos los datos con un punto y coma.
- XLSX: se trata del formato Excel, tan conocido e utilizado en el mundo.
- Suministro Inmediato de Información del IVA: para poder utilizar el SII hay que cumplir una serie de requisitos que no suelen cumplirse para la mayoría de negocios.
El libro de registro de compras y gastos puede hacerse manualmente en Excel, anotando cada día todos los movimientos relacionados, detallando el número de anotación, los datos del expedidor, el concepto, el importe (separando el IVA) y la fecha en la que se ha producido. Cualquier error en la introducción de datos puede invalidar la totalidad del documento, por esta razón, la mejor forma para llevar el registro de compras y gastos es utilizar un software que lo elabore automáticamente y tener toda tu documentación en regla cumpliendo con la normativa legal. La normativa contable española exige que los registros se mantengan al día, actualizándose como mínimo de forma mensual, especialmente si estás sujeto al IVA. Esta frecuencia te permitirá detectar errores a tiempo, corregir desviaciones y cumplir con los plazos de presentación de impuestos.
¿Durante cuánto tiempo debe guardarse el libro de registro?
Según el artículo 30 del Código de Comercio, los diversos libros de contabilidad y sus documentos justificantes deben guardarse durante un mínimo de 6 años desde la fecha de realización de su último asiento. Esta recomendación hace referencia tanto a los archivos físicos como a los digitales. A efectos tributarios, los impuestos prescriben a los 4 años, pero el Código de Comercio establece que la documentación mercantil debe conservarse durante al menos 6 años. De todos modos, los expertos recomiendan que estos libros oficiales se mantengan de manera indefinida para asegurar su presentación en cualquier momento que lo solicite Hacienda. Puedes almacenar tus facturas tanto en formato físico como digital. Recuerda actualizar tus registros con frecuencia, preferentemente de forma mensual, y conservar todos los justificantes durante al menos seis años. Esta práctica sistemática te ahorrará contratiempos futuros y te permitirá centrarte en hacer crecer tu negocio.
Gastos deducibles e inversiones
Aunque ambos conceptos representan salidas de dinero, tienen tratamientos contables y fiscales muy distintos. Un gasto se consume dentro del mismo ejercicio fiscal y se deduce íntegramente ese año. Las inversiones forman parte del activo de tu negocio y se amortizan durante varios ejercicios fiscales.
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Para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir tres criterios fundamentales:
- estar vinculado directamente a la actividad económica que realizas,
- encontrarse debidamente justificado mediante facturas completas y
- estar registrado en tu contabilidad.
En el libro de gastos solo puedes incluir conceptos sin los cuales realizar tu actividad no sería viable o que contribuyen directamente a ella. Por tanto, si un recurso tiene uso mixto (profesional y personal), únicamente puedes deducir la parte proporcional destinada a tu negocio. Por ejemplo, si tu servidor aloja tanto tu web profesional como una personal, podrías deducir solo el 50% como gasto.
La facturación y las declaraciones en México (SAT)
Presentar la declaración mensual del SAT es una de las obligaciones fiscales más importantes para empresas, emprendedores y demás contribuyentes en México. La declaración mensual del SAT es el mecanismo mediante el cual la autoridad verifica que los contribuyentes estén pagando correctamente sus impuestos. Cuando la información declarada no coincide con los registros del SAT, pueden generarse cartas invitación, revisiones electrónicas o auditorías. El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios. El IEPS es un impuesto que aplica a ciertos productos como alcohol, gasolina, tabaco, alimentos con alta densidad calórica, entre otros.
¿Quiénes están obligados y cuándo se presentan las declaraciones mensuales?
La mayoría de los contribuyentes con actividad económica deben cumplir con la obligación de presentar, al menos, una declaración mensual ante el SAT. Las declaraciones mensuales del SAT se presentan, a más tardar, el día 17 del mes siguiente al periodo declarado.
Proceso para realizar la declaración mensual
- Accede al portal del SAT y haz clic en “Trámites y servicios”.
- Selecciona entre “Declaraciones para personas” o “Declaraciones para empresas” dependiendo de tu régimen.
- Haz clic en “Provisionales y definitivas” para desplegar las opciones de declaraciones mensuales.
- Llena tu aplicativo y envíalo.
- No olvides descargar y guardar tu acuse de recibo.
Recomendaciones para la declaración mensual
- Concilia tus facturas con el SAT: revisa que los CFDI registrados en el SAT coincidan con tus registros contables para evitar inconsistencias que se puedan convertir en requerimientos y retrabajo.
- Valida deducciones autorizadas: verifica que cada gasto que registres como deducción cuente con un CFDI válido y cumpla con los requisitos fiscales.
- Revisa el cálculo de IVA: confirma el cálculo del IVA acreditable o trasladado, recuerda que el SAT no incluye automáticamente todos los CFDI considerado para el IVA.
Adquisición de mercancías y el CFDI en México
En la gestión contable y fiscal de cualquier empresa, la correcta adquisición de mercancías no solo representa un proceso operativo esencial, también una oportunidad clave para optimizar cargas fiscales, mantener finanzas ordenadas y cumplir con las exigencias del SAT. Se conoce como adquisición de mercancías al proceso mediante el cual una empresa compra bienes para su reventa o para su transformación en productos terminados. La factura electrónica (CFDI) en México es el instrumento que documenta legal y fiscalmente cada adquisición de mercancías. Dentro del catálogo de SAT, el campo «Uso del CFDI» debe reflejar el propósito del gasto.
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Para ilustrar el uso correcto del CFDI con clave G01 - Adquisición de mercancías, es necesario entender que la clave está reservada para operaciones en las que se compran bienes destinados a la venta o transformación. A continuación te mostramos algunos ejemplos para que entiendas que un uso adecuado del CFDI no es solo una formalidad: representa la diferencia entre una deducción válida y un rechazo por parte del SAT.
- Un distribuidor electrónico compra 100 teléfonos y presenta un CFDI con clave G01.
- Una empresa comercializadora que adquiere un lote de productos de moda para reventa. El proveedor emite un CFDI con la clave G01 y detalla en el concepto los modelos, cantidades y precios de los artículos. Este comprobante se utiliza para registrar la entrada de mercancía al inventario, así como el pasivo correspondiente (cuentas por pagar).
- Otro caso común se presenta en una empresa manufacturera que compra materias primas para su proceso productivo. Aunque no se trata de productos terminados, el uso de la clave G01 sigue siendo válido, ya que se trata de insumos que formarán parte del producto final.
El tratamiento contable de la adquisición de mercancías sigue un flujo técnico y normativo que comienza desde la recepción de la factura electrónica y culmina en el reconocimiento del costo de ventas. Este flujo contable no solo cumple una función técnica en los estados financieros, sino que también garantiza el correcto cumplimiento de obligaciones fiscales ante el SAT. A veces, se documenta una adquisición de mercancías con una clave equivocada, como G03.
Requisitos para la deducibilidad de adquisición de mercancías (ISR e IVA)
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) establece varios requisitos que deben cumplirse para que la adquisición de mercancías sea deducible para fines del Impuesto sobre la Renta (ISR). Además del CFDI, el artículo 27 de la Ley del ISR señala que el gasto debe ser estrictamente indispensable para la actividad del contribuyente, lo que en este contexto significa que las mercancías adquiridas deben estar directamente relacionadas con la operación comercial o industrial del negocio. Otro requisito importante es que el pago debe realizarse por medios bancarios si el monto supera los $2,000 pesos. Esta exigencia, regulada en el artículo 27 fracción III, busca asegurar la trazabilidad del gasto y forma parte del combate a operaciones simuladas. Asimismo, es obligación del contribuyente conservar durante un periodo de cinco años los XML originales y sus representaciones impresas (PDF), junto con los registros contables. Finalmente, para efectos de acreditamiento del IVA, el artículo 5 de la Ley del IVA establece que solo podrá acreditarse el impuesto trasladado si se cuenta con el CFDI correspondiente y el bien ha sido efectivamente pagado en el mes de la declaración.
Inventarios obsoletos y caducidad
Hay que recordar que financieramente hablando existe una pérdida del inventario cuando, el inventario y su valor de mercado es menor que el costo del inventario. En el caso de bienes sujetos a una fecha de caducidad, los contribuyentes deberán presentar el aviso “39/ISR Aviso múltiple para: Destrucción de mercancías que han perdido su valor. Donación de mercancías que han perdido su valor. Bienes de activo fijo e inversiones que dejaron de ser útiles. Donación de productos perecederos sujetos a fecha de caducidad. Convenios con donatarias para recibir donativos del ISR”, a más tardar cinco días antes de la fecha de caducidad. La fecha de caducidad es el plazo adicional a partir de dicha fecha, en el que el bien de que se trate pueda ser consumido o usado sin que sea perjudicial para la salud.
Deducción de impuestos en la declaración anual (SAT)
Cuando se trata de ciertas compras, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) destaca los gastos que una persona física puede deducir al facturar. Es crucial tener las facturas correspondientes para respaldar estos gastos y así poder deducirlos en la declaración anual. No facturar estos gastos conlleva a pagar impuestos sobre la renta sin disfrutar de ningún beneficio financiero. Además, la facturación adecuada te permite llevar un registro de tus transacciones, lo cual es esencial para organizar tus finanzas personales. Otro beneficio importante es la transparencia en tus operaciones financieras.
Una vez que presentaste tu declaración anual en línea, al final del trámite, el SAT te indicará si tienes o no saldo a favor. Ya conoces qué cosas son deducibles de impuestos y cuál es el proceso para descontarlas. Como persona física al presentar tu declaración anual puedes deducir impuestos. Estos por mencionar los gastos deducibles de impuestos más importantes y generales. Las compras a empresas extranjeras o pagos fuera de México, también podrían aplicar como deducción de impuestos, si existen tasas especiales que apliquen por convenios internacionales. Existen diferentes tipos de impuestos, cada uno esta regido bajo diferentes circunstancias.
Generación de facturas con Facturama
Facturama, facilita la operación contable de tu negocio, puedes generar las facturas que necesites sin complicaciones. Primero, debes iniciar sesión en tu cuenta de Facturama. Puedes agregar productos o servicios fácilmente con descripciones claras y precios. Facturama también te permite adjuntar archivos, como complementos de pago. Revisa cuidadosamente la información antes de generar la factura. Una vez lista, simplemente haz clic en “Generar Factura” y podrás descargarla en formato PDF.
Pago de impuestos con BBVA México
En BBVA México te contamos cómo deducir impuestos al hacer tu declaración anual. En BBVA puedes realizar el pago de tus impuestos de forma rápida y sencilla.