Hacer facturas no solo implica asegurarte ingresos, también supone obligaciones con el fisco. La razón es muy sencilla: tu actividad puede estar sujeta a IVA y, aun si no lo está, tienes que cumplir igualmente ciertas obligaciones formales con la autoridad fiscal. Si por tu actividad estás obligado a emitir facturas, todos tus ingresos deben estar justificados con su correspondiente factura, por lo que debes declarar la factura.
Reglas fundamentales para la declaración de facturas
Las facturas se deben declarar dentro del trimestre en que se emiten, con independencia de que las hayas cobrado. La excepción es el criterio de caja, pero esto es un caso muy particular. Las facturas que emites tienes que declararlas siempre dentro de su trimestre correspondiente; es decir, cuando la emites, no cuando la cobras.
Consideraciones importantes según el tipo de factura:
- Facturas emitidas: Estás obligado a declarar el IVA.
- Facturas recibidas (gastos): Tienes hasta cuatro años, desde la fecha de emisión del gasto, para declararla y deducirte el IVA soportado.
- Operaciones intracomunitarias: Aunque en ellas no se aplique el IVA, se deben declarar de todas formas; el modelo 303 tiene una casilla destinada exclusivamente para esta clase de operaciones.
- Facturas en otros idiomas: La normativa permite emitir y recibir facturas en otros idiomas, aunque la Agencia Tributaria podrá exigir una traducción al castellano.
¿Qué hacer ante errores o falta de información en el sistema?
En algunos casos, puede suceder que las facturas por deducciones personales, gastos o acreditación de ingresos no estén cargadas en el sistema. Edgardo Beltrán, integrante del Colegio de Contadores Públicos de México (CCPM), explicó que este problema puede deberse a que el CFDI fue emitido de manera incorrecta, por ejemplo, cuando se asienta con «pago en efectivo». Beltrán explica que lo que se debe hacer es solicitar una corrección al emisor del CFDI.
Al momento de realizar la declaración anual, el contribuyente puede encontrarse con una limitación para que el aplicativo la reconozca automáticamente. En caso de respuesta negativa por parte de la autoridad fiscal, el SAT podría solicitar documentos de trabajo para integrarlos en la corrección. Sería mejor asesorarse con un profesional, como un contador público, ya que en estos escenarios la respuesta del SAT podría demorarse hasta 2 meses y medio.
Gestión y consulta de facturas electrónicas (CFDI)
Es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. De acuerdo con las disposiciones vigentes, los contribuyentes deberán almacenar los CFDI en su formato electrónico XML para ponerlos a disposición del SAT en caso de revisión.
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Pasos para consultar tus CFDI en el portal del SAT:
- Accede a la página oficial del SAT.
- Da clic en la pestaña de “Factura electrónica” y selecciona “Cancela y recupera tus facturas”.
- Ingresa con tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, mediante la e.firma.
- Elige entre “Consultar Facturas Emitidas”, “Consultar Facturas Recibidas” o “Recuperar descargas de CFDI”.
- Puedes realizar la búsqueda mediante el Número de Folio Fiscal (UUID) o por un rango de fechas.
Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas en tu equipo de cómputo o un dispositivo externo. El Código Fiscal de la Federación estipula que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos durante un plazo de cinco años.
| Tipo de dato | Requisito legal |
|---|---|
| Formato de archivo | XML (obligatorio para declaraciones) |
| Plazo de conservación | 5 años a partir de la declaración |
| Periodicidad de declaración | Trimestral (según fecha de emisión) |
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica. Herramientas como QuickBooks o programas de facturación permiten organizar la información de tus gastos y proveedores en un solo espacio para que puedas consultarlo rápidamente y generar reportes personalizados.
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