En el entorno fiscal de 2025, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT. Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa. Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten.
¿Listo para asegurar el cumplimiento fiscal y dejar de preocuparte por las pólizas electrónicas?
Entendiendo las Pólizas Contables en CONTPAQi®
Piensa que tienes una libreta donde anotas todo lo que entra y sale de tu negocio: lo que cobras, pagas, compras y vendes. Eso, llevado al mundo contable, es una póliza: un documento donde registras los movimientos de dinero o valores de tu negocio.
En CONTPAQi® Contabilidad, las pólizas son la base de todos los reportes, impuestos y estados financieros. Si no están bien capturadas, todo lo demás puede salir mal.
Optimización con la Hoja Electrónica de CONTPAQi®
El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología. CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México. El primer programa que utilicé en esta profesión fue CONTPAQ, en su versión CONTPAQw, que solo difiere en la interfaz y en el manejo de la base de datos con respecto a la versión actual, CONTPAQi. Lo usé diariamente, y noté que el programa es eficiente para la captura de datos.
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Para este caso, es importante aprovechar la hoja electrónica que ofrece CONTPAQi, ya que su uso puede ahorrarte varios minutos en cada operación. Antes que nada, debemos recordar que la hoja electrónica de CONTPAQi funciona como una plantilla de póliza en Excel, que sirve como interfaz para enviar información al programa. Por lo tanto, los datos que queramos importar deben estar organizados de manera similar a como se capturan directamente en CONTPAQi.
Ejecución de Pólizas Preparadas mediante la Hoja Electrónica
A continuación, detallamos el proceso para ejecutar pólizas preparadas, comúnmente conocidas como "prepolizas", a través de la hoja electrónica:
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Paso 1: Preparación de la información y envío a CONTPAQi.
Recomiendo manejar la información a enviar como si fuera cualquier otra póliza dentro del programa. En este ejemplo, vamos a importar una póliza de ingreso con varios depósitos realizados el mismo día, aplicando el IVA trasladado y afectando el IVA por trasladar.
Elegimos módulo fiscal nuevo. Una vez abierto el archivo, nos iremos a la pestaña parámetros, y nos cercioraremos de que la empresa que queremos esté activa. Una vez capturados los datos, hacemos clic en el botón enviar a CONTPAQi.
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Importación Final de Pólizas.
Una vez que hayas verificado las pólizas contables y descargado los archivos necesarios, estarás listo para llevar a cabo la importación de las pólizas contables a CONTPAQi Contabilidad. Si es necesario validar las pólizas, puedes descargar un documento de Excel detallado con las pólizas filtradas.
Configuración Inicial y Sincronización
⚠️ NOTA: Tanto el proceso de Asociación de cuentas como la sincronización de tipos de pólizas contables se realizarán una sola vez. Después de vincular las cuentas, se sincronizarán los tipos de póliza contable de CONTPAQi Contabilidad.
Captura Manual de Pólizas en CONTPAQi® Contabilidad
Conoce como capturar tus pólizas en CONTPAQi® Contabilidad.
Primeros Pasos para una Captura Sin Errores
Para capturar pólizas sin errores, necesitas:
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- Tener el periodo contable correcto abierto (el mes del que vas a capturar los movimientos)
- Tener identificadas y creadas tus cuentas contables (como «Bancos», «Ventas», «Gastos», etc.).
- Tener los documentos que respalden cada movimiento (facturas, notas, tickets, recibos…).
Cómo Capturar una Póliza
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Abre la pantalla de pólizas
Desde el menú principal, ve a: Contabilidad > Pólizas > Captura de pólizas
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Elige el tipo de póliza
- Ingreso: cuando recibes dinero (ej. ventas, cobros).
- Egreso: cuando sale dinero (ej. pagos, compras).
- Diario: para otros movimientos (ajustes, traspasos, provisiones).
Ejemplo: si estás registrando la venta de un producto y te pagaron en efectivo, sería una póliza de ingreso.
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Ponle fecha y folio
Asegúrate de que coincida con la fecha real de la operación. El número se genera automáticamente, pero puedes cambiarlo si lo necesitas.
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Captura los movimientos (cargos y abonos)
Aquí es donde se registra la operación. Ejemplo: Vendiste $1,000.00 de un producto y te pagaron en efectivo:
- CARGO a Bancos: $1,000
- ABONO a Ventas: $1,000
Cargas Bancos porque el dinero está entrando. Abonas Ventas porque estás registrando el ingreso.
Tip: Siempre debe cuadrar, o sea, que los cargos sean iguales a los abonos.
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Agrega concepto y referencia
Escribe una pequeña descripción que explique qué estás registrando. Ejemplo: «Venta de productos del mes - pago en efectivo»
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Guarda la póliza
Cuando termines, da clic en Guardar (o presiona F5). Si la póliza no cuadra, el sistema te mostrará un mensaje de error.