Las pólizas contables son documentos fundamentales en la contabilidad de cualquier negocio, ya que sirven para registrar de manera detallada y ordenada las transacciones financieras. Dentro de este esquema, el manejo correcto de las pólizas de diario, ingresos y egresos es vital para mantener la contabilidad al día. En ocasiones, surge la necesidad de realizar ajustes, como eliminar detalles de una póliza o gestionar los movimientos asociados a ellas.
Gestión y eliminación de pólizas
Por seguridad, las pólizas solo pueden borrarse una por una en la opción de Pólizas. Si deseas borrar más pólizas, debes ir al menú/utilerías/pólizas; en esta opción, solo los perfiles autorizados como Gerente o Socio podrán hacerlo. Es importante señalar que, con esta misma herramienta, puedes auditar las pólizas, pero una vez auditadas, jamás podrán ser borradas ni editadas de ninguna manera.
Si te preguntas cómo evitar que otro usuario modifique pólizas por error, la respuesta es la función de "Auditar pólizas". Debes ir al menú > utilerías > pólizas, filtrar el rango de fechas deseado, seleccionar las pólizas en la casilla del lado derecho y dar clic en el botón “Auditar”.
Consideraciones sobre el borrado masivo y folios
Al realizar automáticamente las pólizas, el sistema va tomando los últimos folios y muchas veces no son consecutivos por el borrado de pólizas que vas haciendo. Existe una opción para reordenar los folios en el menú > utilerías > pólizas; recuerda que esta herramienta solo está disponible para perfiles como Gerente o Socio. Si decides borrar pólizas anteriores, recuerda que el sistema no regresa el consecutivo a su número anterior. Si deseas corregirlo, deberás entrar a tipos de pólizas y hacer la corrección, teniendo mucho cuidado en no iniciar con un folio ya existente.
Re-clasificación de movimientos contables
Si necesitas re-clasificar tus movimientos contables a una cuenta diferente, no es necesario editar póliza por póliza. Puedes usar la herramienta de Traspaso de Auxiliares para re-clasificar de forma masiva los movimientos contables:
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- Ingresar a menú > contabilidad > traspasos de auxiliares.
- Seleccionar el rango de fechas que deseas buscar.
- Elegir la cuenta de origen y destino.
- Seleccionar los movimientos a traspasar y dar clic en el botón verde "Mover".
¿Qué es una póliza de diario?
Es el documento donde se registran los movimientos al interior de las empresas que no implican la entrada o salida de dinero, debido a que se trata de operaciones internas. Algunos ejemplos incluyen:
- Movimientos entre cuentas bancarias (traslado de saldos).
- La recepción de materia prima y de la factura que será revisada.
- La entrega de productos a un cliente y el envío de la factura, que será pagada posteriormente.
Para quienes manejan segmentos de negocio, existe la opción de "Exigir segmento de negocio para generar póliza de provisión", la cual evita que se realicen pólizas cuando no se ha asignado un segmento, ayudando a generar correctamente los reportes.
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