En ocasiones pueden existir cuentas contables que se definen inicialmente y, con el paso del tiempo, no se utilizan, por lo cual esas cuentas quedan vacías o sin información. Si decides realizar la depuración de cuentas que nunca tuvieron movimientos, es necesario seguir un protocolo riguroso para asegurar la integridad de tu contabilidad.
Consideraciones previas importantes
Antes de proceder con cualquier cambio, es fundamental tener en cuenta las siguientes recomendaciones de seguridad y cumplimiento legal:
- Validación contable: Deberás validar con el área contable y fiscal los efectos de depurar el catálogo de cuentas y notificar al SAT a fin de cumplir las disposiciones de la contabilidad electrónica vigente.
- Respaldo: Se recomienda correr esta rutina previamente en una base de respaldo y validar los resultados.
- Restricciones: Actualmente las rutinas de la sección VARIOS tienen restricción, por lo que es necesario solicitar una clave para poder ejecutar cualquier rutina. Consulta el artículo sobre la restricción y solicitud de clave para rutinas de la sección Varios.
Gestión de pólizas y cuentas
Es importante destacar que no es posible eliminar la póliza de cierre en el sistema CONTPAQi Contabiliza®. Sin embargo, se puede modificar la póliza con los movimientos de ese año ejecutando la utilería "Reconstrucción de saldos de cuentas contables" para el mes de Enero y el año vigente, en la cual se muestra un check para reconstruir la póliza de cierre.
Para la administración de catálogos y carga de información, puedes apoyarte en la siguiente tabla de utilidades disponibles:
| Categoría | Funcionalidad |
|---|---|
| Utilería Importar | Permite cargar catálogos de Bancos, Cuentas bancarias, Segmentos de negocio, Tipos de póliza, Clientes, Proveedores y Cuentas contables. |
| Bitácora | Permite consultar el detalle del proceso de cualquier cambio, dando clic en el menú Utilerías / Bitácora. |
Gestión de sesiones de usuarios
Además de la depuración de cuentas, es posible que necesites administrar los accesos al sistema. En CONTPAQi Comercial, puedes gestionar los usuarios activos e inactivos de la siguiente manera:
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Se abrirá la ventana CONTPAQi Comercial Administrador de Usuarios, donde podrás seleccionar al usuario y presionar el botón SUPR de tu teclado o hacer clic derecho con el mouse. Al eliminar usuarios dentro del sistema, todas las conexiones en el servidor se eliminarán (CONTPAQiComercial.exe), por lo cual las terminales ya no podrán interactuar con el sistema.
Opciones de limpieza de usuarios
- Eliminar usuarios inactivos: Permitirá eliminar las sesiones de los usuarios a los cuales el sistema ha detectado como inactivos tras dos horas de falta de respuesta.
- Eliminar todos los usuarios: Con esta opción, tendrás la posibilidad de eliminar las sesiones de todos los usuarios conectados.
Toma en cuenta que, cada cierto tiempo, las terminales envían mensajes al servidor para indicar que los usuarios están activos. Si la terminal se deja de utilizar, el servidor deja de recibir mensajes, por lo cual detectará que esa terminal ha dejado de responder y la mostrará como "inactiva".
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