La gestión de gastos de viaje representa uno de los desembolsos de dinero más complejos para las empresas, ya que requiere asientos contables dinámicos y detallados, una factura específica y el cumplimiento de diversas legislaciones para su control, registro y declaración.
Para ello, es fundamental contar con herramientas adecuadas que permitan ingresar puntillosamente estos gastos. En la actualidad, muchas administraciones no tienen muy en claro cómo se deben registrar las facturas de los gastos de viaje de forma clara. Muchas empresas tienen como política facturar estos gastos de viajes a sus clientes.
Para poder facturar los gastos en los que se hayan incurrido por un viaje de trabajo, es importante completar una serie de pasos que darán transparencia a lo facturado. Sin la documentación adecuada, podría ser dificultoso que un cliente acepte la facturación por los gastos de viaje.
Gestión y Documentación de Gastos de Viaje
Transparencia y Registro Contable
Uno de los documentos más importantes que presentará la compañía es la factura de ventas. Si bien aquí no hay ningún secreto, la factura debe incluir toda la información relevante para ser clara y detallada.
Para que los gastos de viajes puedan ser llevados de forma precisa y concisa en la contabilidad de la compañía, es importante tener la mayor documentación de cada gasto. Uno de los mejores comienzos es que la empresa tenga como política interna pedirles a sus empleados que guarden cada uno de los comprobantes de gastos que se realicen durante el viaje.
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Cada uno de los comprobantes de gastos que se hayan realizado durante el viaje de negocios deben guardarse en el sistema ERP con el objetivo de poder realizar las presentaciones impositivas. Al contar con una ramificación específica en el plan de cuentas, se pueden asignar cuentas contables para cada uno de los conceptos de imputación.
En esta cuenta se podrían asignar todos los gastos que no se refacturarán al cliente, pero que podrían haber sido propios de un gasto del viaje. Por ejemplo, en la cuenta 6293, siempre se imputarán los gastos por traslado que se hayan efectuado con fines laborales.
Definición y Cobertura de Gastos de Viaje (Dietas Laborales)
Este tipo de gasto comprende los desembolsos de dinero destinados a la manutención, estancia y pago de billetes de transporte de los trabajadores durante jornadas de trabajo fuera de las instalaciones de la empresa. Este tipo de gastos también se conocen con el nombre de dietas laborales, y deben ser costeados con dinero perteneciente a la empresa.
En tal sentido, cuando un trabajador debe gastar en billetes de avión para visitar clientes, hospedaje en hoteles, pagos de taxi, comidas y demás consumos durante actividades laborales fuera de la empresa, estos deben ser cubiertos por la empresa.
Durante las actividades o servicios laborales que exijan un desplazamiento extraordinario por parte del empleado, este puede exigir el pago de sus gastos laborales mediante dos métodos convencionales. El segundo método es mediante la presentación de un informe de consumos respaldado con comprobantes de pago. Mediante esta acción, los desembolsos se cubrirán con dinero propio del trabajador, se deberá presentar toda la información necesaria para validar los consumos y luego serán reconocidos por la empresa mediante un reembolso del importe gastado.
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Modelos de Gestión de Gastos de Viaje
- Modelo fijo: Consiste en la asignación de un importe fijo, según un análisis realizado por la empresa, para cubrir los importes por concepto de consumos durante un recorrido de negocios de un cliente o un trabajador al que le corresponda asignar ese gasto a una empresa, realizando una factura. Es un modelo que facilita la auditoría y control de los fondos asignados, pero también puede ocasionar el consumo inadecuado de los fondos. Si eres autónomo, puedes usar este modelo.
- Modelo por consumo: Es el modelo más tedioso, pero también el más transparente. Los empleados deben justificar cada consumo con un comprobante de pago y este será reconocido de forma justa y equitativa.
- Modelo mixto: Es un modelo que destina fondos fijos para desembolsos de snacks, bebidas, combustible, y fondos que deben ser justificados mediante facturas (hoteles, billetes de avión, comidas). Se adapta perfectamente a las jornadas de trabajo de autónomos.
Deducción del IVA en Gastos de Viaje Empresariales
Siguiendo diversos lineamientos establecidos en el artículo de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, un gran porcentaje de los gastos efectuados durante jornadas laborales fuera de la empresa califican para la deducción del IVA. Facturar gastos de viaje con IVA para su deducción es un proceso que consiste en restar los tributos pagados en facturas al tributo devengado que la empresa debe declarar y pagar.
Para hacer una factura de los gastos de viaje con IVA empresarial se deben presentar los comprobantes de pago originales, comprobar que el consumo está relacionado directamente con la actividad que ejerce el empleado o la empresa, y demostrar que se han efectuado de forma adecuada los asientos contables correspondientes.
Además, existen otros requisitos que deben ser tomados en cuenta para la declaración tributaria:
- Solo se podrán deducir los tributos correspondientes a documentos de pago españoles o tributos correspondientes a comprobantes de pago de países que dispongan de convenios fiscales con España.
- La deducción de impuestos no debe ser solicitada en un plazo mayor a cuatro años.
Este tipo de herramientas financieras son ideales para el control de desembolsos durante un recorrido o visita de negocios. Estas cuentas ofrecen tarjetas virtuales, tarjetas de débito o crédito físicas, informes de consumos, gestión inteligente de gastos y actúan de forma dinámica para facilitar los asientos contables, la realización de facturas y la detección de tu IVA deducible. Estas herramientas son muy útiles y te permitirán aprovechar al máximo la deducción de impuestos y estar al corriente con numerosas normativas fiscales españolas.
La declaración de tu actividad será mucho más sencilla si usas una cuenta para empresas específica que te ayude a contabilizar el IRPF, a estimar cualquier otro tipo de impuesto, a contabilizar gastos, la base imponible del IVA, el IVA de cada factura, el IVA aplicable al cliente, y que te facilite en general el seguimiento y el entendimiento de la política fiscal a la que tu empresa sea susceptible.
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Facturación para Clientes Extranjeros desde México
Si trabajas como freelance online o tienes una empresa en la que prestas servicios a entidades y personas ubicadas fuera de México, necesitas conocer cómo facturar a un cliente extranjero, tanto si se trata de una empresa como si es un particular.
Si ejerces cualquier actividad profesional desde México, necesitas estar registrado como trabajador independiente o como empresa (persona moral) ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto es así tanto si tus clientes se encuentran dentro del país como si están en el extranjero. Además, por cada cobro que vayas a efectuar debes emitir una factura electrónica (denominada CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet).
En el momento de rellenar la factura electrónica, hay un campo en donde tienes que indicar el RFC (Registro Fiscal de Contribuyente) de tu cliente. Elabora la factura en la plataforma de tu elección, reflejando los artículos o servicios comercializados junto a la tasa de IVA correspondiente.
Uno de los detalles que no puedes pasar por alto a la hora de elaborar tu factura es comprobar la tasa de IVA que corresponde al producto o servicio que has vendido. No todos están sujetos a la misma y hay algunas categorías que están exentas cuando se trata de ventas al extranjero. El SAT asigna códigos de identificación únicos a cada producto o servicio que se puede comercializar en México. No cometas errores al hacerlo, porque podría haber discrepancias con la tasa del IVA y el Servicio de Administración Tributaria podría exigirte que lo liquides a una superior.
El bruto es el total que figura en la factura, mientras que el neto es el que recibes en tu cuenta después de descontar las comisiones bancarias. Lo que debes hacer con las tasas del banco es declararlas como un gasto.
Uso de Wise para Transferencias Internacionales
Cada vez que necesites enviar o recibir dinero del extranjero, puedes usar Wise. Enviar dinero con Wise es muy fácil: realiza tu transferencia en pesos mexicanos y tu destinatario lo recibirá en su moneda local. Solo regístrate en la app de Wise, agrega los datos de la cuenta del destinatario, paga con cargo automático a tu cuenta de banco, y listo.
Si necesitas recibir dinero desde el extranjero, la persona que te envía el dinero también puede hacerlo desde la app de Wise o la página web. Wise ofrece el tipo de cambio medio del mercado, lo que hace que las transferencias sean más eficientes y sin sobreprecio.
Sistema de Facturación de Viajes en Uber
En Uber estamos obsesionados con brindar el mejor servicio a nuestros usuarios. Por eso, reinventamos nuestro sistema de facturación, haciéndolo más rápido, sencillo y accesible. A partir de ahora podrás encontrar toda tu información en un mismo portal, incluyendo tu perfil de facturación y las facturas de tus viajes.
Te recordamos que el primer paso para poder facturar tus viajes es asegurarte de que tu Perfil de impuestos esté completo. Recuerda que a partir del 01 de abril de 2023, las facturas deberán incluir el código postal y el régimen fiscal del receptor, por lo que si tu Perfil de impuestos no incluye estos datos, no se podrán generar tus facturas.
Para Usuarios de Uber
Ingresa a tu portal de usuarios a través de riders.uber.com/trips. En el menú de tu cuenta encontrarás el apartado "Perfil de impuestos", en donde podrás realizar la siguiente configuración:
- Registrar, verificar o modificar tu información fiscal.
- Crear varios perfiles, cada uno correspondiendo a un método de pago distinto.
- Activar facturación automática para los perfiles que desees.
Además, generar facturas ahora es más fácil. Simplemente ingresa al detalle del viaje que desees facturar y da clic en el botón de "generar factura". En ese momento, recibirás un correo que contiene los archivos digitales de tu factura (PDF y XML).
Si necesitas facturar alguno de tus viajes, modificar tus datos fiscales, descargar tus facturas anteriores o simplemente quieres echar un vistazo a esta nueva opción, solo sigue estos pasos:
- Ingresa desde tu navegador a riders.uber.com/trips con tu usuario y contraseña que diste de alta en tu app.
- Ve a la opción "mis viajes".
- Selecciona el viaje que deseas facturar y da clic en "ver detalles".
- Da clic en "solicitud de factura".
Así de simple, recibirás en tu correo tu factura (PDF y XML).
Cómo dar de alta o modificar tus datos para facturar (Usuarios)
Ingresa a riders.uber.com/trips (puedes hacerlo desde tu computadora, teléfono o tableta).
- Dirígete a "Perfil de impuestos" del lado izquierdo.
- Selecciona si darás de alta o vas a modificar tu perfil de impuestos personal o empresarial.
- Llena toda la información para realizar tus facturas y selecciona el tipo de facturación que deseas, "automática" o "manual" (solo se facturará cuando lo solicites).
Tip: Si seleccionas la facturación automática, a partir de ese momento, todos tus viajes se facturarán automáticamente sin que tengas que pedir tu factura por cada viaje.
Cómo facturar tus viajes de forma manual (Usuarios)
- Ingresa desde tu navegador a riders.uber.com/trips con el usuario y contraseña que diste de alta en tu app.
- Ve a la opción "Mis Viajes".
- Selecciona el viaje que deseas facturar y da clic en "Ver Detalles".
- Da clic en "Solicitud de Factura".
Recibirás en tu correo tu factura (PDF y XML).
Para Socios de Uber
Cada vez que un usuario solicita una factura por un viaje, se utilizará tu perfil de facturación para emitir dicha factura. Para consultar el historial de facturas que se han generado con tu RFC, puedes ingresar al portal de facturación a través de la página web de Ayuda de Uber. En el menú de tu cuenta encontrarás el apartado "Configuración de facturas", en donde podrás realizar lo siguiente:
- Registrar, verificar o modificar tu información fiscal - puedes elegir el esquema que más te convenga dependiendo de tu situación fiscal y puedes cambiar de esquema en el momento que así lo desees.
Además, podrás consultar y descargar el historial de todas las facturas que han sido generadas por la prestación de tus servicios independientes en el apartado "Facturas". Puedes verificar los datos del perfil que diste de alta y modificar cualquier dato que necesites cambiar.
*Por el momento, esta iniciativa no está disponible para los pedidos de UberEATS y los viajes de Uber for Business (U4B).
Recuerda que este es un sistema nuevo que seguiremos mejorando. Si tienes algún problema, te podemos ayudar en la página web de Ayuda de Uber o por medio de nuestro canal de soporte, directamente en la aplicación.
Preguntas Frecuentes sobre la Facturación en Uber
¿A partir de cuándo puedo utilizar el nuevo sistema?
A partir del 7 de octubre de 2017.
¿Cómo facturo mis viajes?
A partir de ahora, las solicitudes de facturación se realizarán en riders.uber.com/trips o partners.uber.com. Una vez que ingreses a tu cuenta, sigue estos pasos:
- Ingresa desde tu navegador a riders.uber.com/trips con tu usuario y contraseña que diste de alta en tu app.
- Ve a la opción "mis viajes".
- Selecciona la casilla de uno o más viajes.
- Da clic en siguiente.
- Elige tu perfil fiscal.
Recibirás en tu correo tu factura (PDF y XML).
Si ya tenía mi información fiscal registrada en el sistema anterior, ¿tengo que registrarla nuevamente?
Sabemos y entendemos lo importante que es tu tiempo, por lo que hemos migrado toda tu información a nuestro nuevo sistema. No es necesario que registres tu información, aún así te recomendamos ingresar a riders.uber.com con el usuario y contraseña que tienes registrados en tu aplicación. Dirígete a perfil tributario y verifica tu información.
¿Cuánto tiempo después de mi viaje estará disponible mi factura?
Si tienes activa la función de facturación automática, 24 horas después de finalizar tu viaje recibirás un correo de Uber con la factura correspondiente (PDF y XML). Si solo facturas algunos viajes, cada uno estará disponible para facturar después de 24 horas de que lo realizaste. Solo ingresa a rider.uber.com y selecciona el viaje que deseas facturar.
¿Qué proceso debo seguir para dar de alta mis datos para facturar?
- Ingresa a www.rider.uber.com (puedes hacerlo desde tu ordenador, teléfono o tableta).
- Dirígete a Perfil de impuestos.
- En la parte derecha selecciona ADD.
- Llena toda la información para realizar tus facturas, es muy importante que escojas el método de pago con el que deseas facturar.
- Selecciona el tipo de facturación que deseas, "automática" o "solo cuando tú los solicites".
Es importante que tomes en cuenta que, en caso de que tengas más de un método de pago, tendrás que registrar tu información fiscal por cada uno de estos.
Tip: Si seleccionas la facturación automática, a partir de ese momento, todos los viajes pagados con este método de pago se facturarán sin que tengas que pedir tu comprobante fiscal por cada uno.
Ya di de alta mi información para facturar y aún así no me llegan las facturas de mis viajes. ¿Qué hago?
Es importante verificar el estado de tu cuenta en riders.uber.com/tax-profiles, en la opción de Perfil de impuestos. Asegúrate de tener la información para facturar completa. Para poder facturar los viajes es necesario que estos hayan sido liquidados en su totalidad.
Recuerda que los códigos de regalo, invitación, promociones y cupones no podrán ser facturados. Si tu viaje fue liquidado con alguna de las opciones mencionadas anteriormente, no podremos emitir una factura. Si fue liquidado parcialmente con alguno de los anteriores, solo la parte pagada con tu método de pago registrado podrá ser facturada.
También considera que los viajes realizados fuera del territorio nacional no podrán ser facturados con una factura mexicana. Si después de esto aún no puedes obtener tu factura, por favor repórtalo desde tu aplicación por nuestro canal de soporte.
¿Cuánto tiempo tengo para facturar mis viajes?
Todos tus viajes realizados en Uber estarán disponibles para ser facturados durante 60 días. Facturar viajes en el módulo de Viajes es muy sencillo, puedes hacerlo en un minuto siguiendo estos pasos. Puedes escoger los criterios que quieras para sacar tu listado de viajes a facturar, aunque una opción bastante común es sacar un listado de viajes de los cuales no hemos emitido factura, marcando "No" en "Fact. Emit".
Escoge las opciones que te interesen para generar tu listado y haz clic en "Ejecutar". Ahora que ya tenemos nuestro listado de viajes a facturar solo queda ir, en el menú, a Herramientas > Facturación automática de todos los viajes del listado inferior. Nos preguntará la fecha y la serie de la factura y, cuando aceptemos, tendremos nuestras facturas creadas. Tienes también la opción de facturar solo viajes seleccionados. Para ello, haz clic, en el listado inferior, en los viajes que quieras facturar (si quieres facturar más de uno, usa la tecla Ctrl para selección múltiple), verás que quedan resaltados en azul.