Si un cliente desea devolver u obtener un reembolso de algún producto o servicio que usted ha vendido y que le han pagado, debe crear y registrar una nota de crédito de venta que especifique el cambio requerido. La emisión de una nota de crédito es esencial para ajustar las facturas cuando se presentan devoluciones, descuentos o cancelaciones. Este proceso es especialmente importante cuando un cliente devuelve productos, solicita descuentos o se corrige una facturación anterior.
Elaborar una nota de crédito por devolución de mercancías permite registrar correctamente la devolución de productos previamente facturados. Al aplicar este proceso, ajusta los importes de la venta original y mantiene actualizada la información contable de su empresa.
Entendiendo la Devolución y la Nota de Crédito
Una devolución o reembolso se puede relacionar con solo algunos de los productos o servicios de la factura de venta original. En ese caso, debe editar la información de las líneas de la nota de crédito de venta o del pedido de devolución de ventas. Cuando se registra la nota de crédito de venta o el pedido de devolución de ventas, se revierten los documentos de venta que se ven afectados por el cambio y se puede crear un pago de devolución para el cliente. Los documentos de venta registrados a los que ha aplicado la nota de crédito están invertidos y se puede crear un pago de reembolso para el cliente.
Si una factura de venta registrada aún no se ha pagado, puede usar las funciones Corregir o Cancelar en la factura de venta registrada para revertir las transacciones. Estas funciones solo funcionan para las facturas sin pagar y no admiten devoluciones o cancelaciones parciales.
Órdenes de Devolución de Ventas para un Control Avanzado
Si necesita más control del proceso de devolución de ventas, como documentos de almacén para el manejo de artículos o una mejor descripción al recibir productos de varios documentos de ventas con una sola devolución de ventas, puede crear órdenes de devolución de ventas. Una orden de devolución de ventas emite automáticamente la nota de crédito de ventas relacionada y otros documentos relacionados con la devolución, como una orden de venta de reemplazo, si es necesario.
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Cuando reciba los productos en el almacén, registre los pedidos de devolución de ventas correspondientes como recibidos. La función Revertir líneas documentos registrados en la página Pedido dev. copia una o varias líneas de documentos registrados para revertirlas en el pedido de devolución de ventas. La función Copiar documento en las páginas Nota de crédito venta y Pedido dev. copia la cabecera y las líneas de un documento registrado que se revertirá.
Agrupación de Recepciones de Devolución
Cuando vaya a facturar al cliente en cuestión, en lugar de facturar cada pedido de devolución de venta por separado, cree una nota de crédito de venta y copie automáticamente las líneas de recepción de devolución registradas en el documento.
Para agrupar recibos de devolución deberá activar la casilla de verificación Fact. autom. recep. dev.... Seleccione la casilla de verificación Registrar abonos. Elija la acción Tomar líns. recep.. Si se ha seleccionado una línea de remisión incorrecta o desea volver a empezar, sólo tiene que eliminar las líneas de la nota de crédito y volver a ejecutar la función Tomar líns. recep.. Elija el icono , escriba Combinar recep. devol..
Cuando las recepciones de devolución se agrupan en una nota de crédito y se registran, se crea una nota de crédito de venta registrada para las líneas acreditadas.
Aspectos Clave de la Valoración de Inventarios en Devoluciones
Para conservar la correcta valuación de inventarios, normalmente desea devolver los artículos devueltos al inventario al costo unitario en el que fueron vendidos, no al costo unitario actual. Esto requiere que se active la casilla de verificación Costo exacto devol. Para asignar manualmente la reversión del costo exacto, debe elegir el campo Liq. movimiento prod. en cualquier tipo de línea de documento, y seleccionar el número del movimiento de venta original.
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La Nota de Crédito y el CFDI de Egreso en el Contexto del SAT
El Comprobante de Egreso es un documento fiscal obligatorio para las empresas, sin importar su tamaño. Aunque la entrada en vigor del CFDI 4.0 inició desde el 1 de enero de 2022, todavía es común que existan confusiones acerca del uso del CFDI según cada caso. Empecemos recordando que existen distintos tipos de CFDI clasificados en el catálogo del SAT c_TipoDeComprobante.
En el caso del Comprobante de Egreso, ya existía incluso desde la versión previa a la previa (la 3.2), aunque usualmente se le conocía como Nota de Crédito. Asimismo, el CFDI de Egreso puede emplearse para corregir o restar un Comprobante de Ingresos en cuanto a los montos que documenta. Por eso se le conoce también como «Nota de Crédito».
¿Cuándo emplear el CFDI de Egresos?
Un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de tipo E (Egreso) se utiliza para dejar constancia de los movimientos efectuados en una transacción comercial. En su Anexo 20 de la Guía de llenado del CFDI versión 4.0, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) señala que deben cumplirse todas sus especificaciones para que un comprobante fiscal tenga validez. La Guía de llenado de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), emitida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), detalla cómo deben llenarse estos comprobantes. Para emitir correctamente una nota de crédito por devolución de ventas, es importante seguir los lineamientos establecidos.
La Clave de Producto o Servicio 84111506 es la correspondiente a los casos mencionados. En otras palabras, un descuento o devolución irá registrado con dicha clave como movimiento fiscal.
Para el CFDI de Egreso o Nota de Crédito que se aplique a aquellas facturas que aún no han sido pagadas, en la Forma de Pago debe indicarse «15» (Condonación) y en Método de Pago indicar «PUE» (Pago en una Sola Exhibición).
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En ocasiones, se puede optar por emitir el CFDI de Egresos sin relacionar, colocando Método de Pago “PUE” y Forma de Pago 23 (“Novación”).
Cuando un CFDI es cancelado, se elimina del registro fiscal del SAT y ya no tiene validez. Una nota de crédito es un CFDI de egresos que se emite cuando ya se había recibido el pago y es necesario registrar una devolución o ajuste en la transacción.
¿Cómo aplicar una devolución en el sistema de Ventas sin afectar Cuentas por Cobrar?
Esto se aplica en los siguientes escenarios:
- A una factura de contado pagada desde el sistema de Ventas y no se va a cancelar.
- Cuando el cliente ya no tiene facturas pendientes de pagar.
El procedimiento es el siguiente:
- Se realiza la devolución con la opción: sobre una factura y se indica el folio de la factura a devolver.
- Se indican los artículos a devolver.
- En la ventana de captura de la devolución, en la parte inferior viene la opción: acreditar a cuentas por cobrar, la cual se debe desactivar.
- Al desactivarla, no validará si la factura tiene un saldo pendiente en el sistema de Cuentas por cobrar y únicamente aplicará la devolución en el sistema de Ventas y devolverá los artículos en el sistema de Inventarios en caso de tener integración con este sistema.
Gran ventaja de estos conceptos es que en su configuración contable puede establecerse directo a las cuentas de mermas/devoluciones en el catalogo contable.
Proceso Detallado para Registrar una Nota de Crédito
Para registrar una nota de crédito por devolución de mercancías, usa alguna de las siguientes rutas:
- Desde la pantalla principal, haz clic en el botón + Crear - Clientes - Nota Crédito.
- Desde la factura de venta, selecciona el botón Más - Aplicar nota crédito.
Al ingresar por cualquiera de las rutas, se mostrará la ventana para registrar la nota de crédito.
Importante: para que la nota de crédito sea válida, debe estar relacionada con la factura original. La devolución de mercancías solo puede aplicarse si existe una factura previa. Al relacionarlas, el sistema ajusta el ingreso y registra correctamente la devolución ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Campos a Completar en la Nota de Crédito
Debes completar los siguientes campos:
- Documento a enlazar: busca y selecciona la factura a la que aplicarás la nota de crédito. El sistema llenará automáticamente los datos del cliente, contacto y moneda.
- Serie y folio: selecciona la serie configurada para las notas de crédito. Si no tienes numeración automática, ingresa el número manualmente.
- Fecha de elaboración: selecciona la fecha en la que registrarás el documento.
- Vendedor: selecciona el usuario encargado de registrar la nota de crédito. Este campo es modificable.
- Tipo de relación: elige 03 - Devolución de mercancía. Esto habilitará los productos de la factura para seleccionar cuáles se devolverán.
- Uso CFDI: el sistema mostrará automáticamente el uso de CFDI definido en la factura relacionada.
- + Relacionar CFDI / + Ver CFDI relacionados: permite relacionar la factura de venta con la nota de crédito que estás creando. Si ya existe una relación, podrás visualizar los comprobantes vinculados o agregar otros adicionales.
Selección de Productos y Detalles Adicionales
Se mostrará la lista de productos o servicios registrados en la factura:
- Seleccionar los productos que se devolverán.
- Indicar la cantidad correspondiente.
El sistema ajustará automáticamente el subtotal, impuestos y total según los productos seleccionados.
De forma automática, el sistema asigna la opción Condonación. Esta opción indica que el valor de la nota de crédito se aplica como condonación de la deuda del cliente, por lo que ese importe ya no deberá pagarse. Recuerda que esto solo afecta el valor relacionado con la nota de crédito y no modifica el resto de la factura.
La cabecera de la nota de crédito de venta contiene información de la factura de venta registrada. En la página Liquidar movimientos cliente, seleccione la línea con el documento de ventas registrado al que desee liquidar la nota de crédito de ventas y, a continuación, seleccione la acción Liq. El identificador del abono de ventas se muestra en el campo Liq. En la parte inferior de la página Liq. movs. Elija el botón Aceptar.
El cuadro de diálogo de Registrar y enviar confirmación se abre para mostrar el método de envío preferido para el cliente. Puede cambiar el método de envío seleccionando el botón de búsqueda en el campo Enviar documento a. Elija el botón Aceptar.
Registre este precio reducido como un cargo de producto en una nota de crédito o una devolución y asígnelo al envío registrado. Asigne la deducción de venta como un cargo de producto a los productos de la remisión registrada. Para obtener más información, consulte Usar los cargos de producto para costos comerciales adicionales. Cuando registre el pedido de devolución de ventas, la deducción de ventas se añadirá al importe del movimiento de ventas correspondiente.
Puedes escribir comentarios adicionales que se visualizarán en la impresión del documento en el campo Observaciones. También puedes adjuntar documentos o soportes relacionados con la nota de crédito.
Este escenario ocurre cuando un cliente devuelve el 100% de los productos adquiridos. El cliente decide devolver la mercancía completa debido a que no cumple con las especificaciones requeridas. Registrar el importe total: El monto a registrar debe ser la suma de los comprobantes de tipo «I» (Ingreso).
Guardar y Timbrar la Nota de Crédito
Al terminar de elaborar la nota de crédito, puedes elegir una de las siguientes opciones:
- Cancelar: detiene el proceso y no guarda cambios.
- Guardar: guarda la nota de crédito en el sistema. Aparecerá un aviso indicando que el comprobante aún debe timbrarse para tener validez fiscal.
Importante: después de guardar la nota de crédito, puedes timbrarla dentro de un plazo de 3 días antes y 1 día después de la fecha de elaboración. Para hacerlo, haz clic en el botón Timbrar y el sistema emitirá el comprobante ante el SAT. Si deseas que la nota se genere y se envíe al cliente de inmediato, selecciona la opción Guardar y timbrar.
Acciones Posteriores al Registro
Desde la opción Enviar por correo, es posible:
- Editar un contacto existente si necesitas cambiar el correo o los datos del destinatario.
- Crear un nuevo contacto directamente desde esta pantalla.
Una vez registrada la nota de crédito, puedes realizar las siguientes acciones:
- Devolver dinero al cliente, si corresponde.
- Enviar el documento por correo electrónico.
- Imprimir: te permite ver el documento en pantalla y enviarlo a la impresora que elijas. También tienes la opción de guardarlo en formato PDF.
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