Guía para Entender y Gestionar los Impuestos en Estados Unidos

Manejar los impuestos en Estados Unidos puede ser complejo, especialmente si estás acostumbrado a que estén incluidos en el precio mostrado. A continuación, te ofrecemos una guía detallada para entender y gestionar tus impuestos en Estados Unidos.

Fundamentos de la Declaración de Impuestos de las LLC

La declaración flexible de impuestos puede ser una gran ventaja para los propietarios de LLC. Esto es lo que debes saber sobre la declaración de estos impuestos.

Clasificaciones Fiscales Predeterminadas

• LLC Unipersonales: Se tratan como entidades excluidas, tributando de la misma manera que las empresas unipersonales. El propietario informa los ingresos y gastos de la empresa en su declaración de impuestos personal utilizando el Anexo C, que forma parte del Formulario 1040.
• LLC de Varios Miembros: Se tratan como sociedades de forma predeterminada. Deben presentar declaraciones informativas en el Formulario 1065. Luego, cada miembro recibe un Anexo K-1 que muestra su parte de los ingresos, deducciones y créditos de la LLC, que informan en sus declaraciones de impuestos personales.

Opción del Estado de la Sociedad

Las LLC tienen la opción de tributar como una corporación mediante la declaración del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) Formulario 8832. A continuación, pueden elegir ser tratados como una sociedad de tipo S o una sociedad de tipo C.

• Estado de Sociedad de Tipo C: Si la LLC elige ser tratada como una sociedad de tipo C, presenta su propia declaración de impuestos corporativos utilizando el Formulario 1120 y paga impuestos a la tasa corporativa. Esta estructura puede ayudar a los propietarios a reducir su obligación fiscal general, pero también conlleva una doble tributación de los dividendos.
• Estado de Sociedad de Tipo S: Elegir el estado de sociedad de tipo S (usando el Formulario 2553) puede ayudar a los propietarios de la LLC a ahorrar en impuestos sobre el trabajo autónomo. Las ganancias y algunas pérdidas se transfieren a las declaraciones de impuestos personales de los propietarios y tributan a tasas individuales, pero solo los salarios extraídos de la empresa están sujetos al impuesto sobre el trabajo autónomo.

Impuestos sobre la Nómina

Si la LLC tiene empleados, debe pagar impuestos sobre la nómina. Esto implica retener el monto adecuado de impuestos federales, estatales y, en algunos casos, locales de los cheques de pago de los empleados, además de pagar la parte de los impuestos que corresponde al empleador.

Impuestos Estatales

Es posible que las LLC también deban pagar impuestos específicos del estado, como el impuesto estatal sobre la renta y los impuestos de franquicias.

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¿Qué registros y documentación comercial necesitan las LLC?

Las LLC deben mantener una variedad de registros y documentos comerciales para el cumplimiento legal, la transparencia financiera y las operaciones generales. Aquí se muestra lo que las LLC deben mantener registrado:

• Instrumento Constitutivo: Este es el documento presentado ante el estado para constituir legalmente la LLC. Incluye información básica como el nombre de la LLC, la dirección y los nombres de sus miembros.
• Convenio de Operación: Si bien no es obligatorio en todos los estados, se recomienda un convenio de operación. Esto detalla la estructura de propiedad, los roles de los miembros, la distribución de las ganancias y los procedimientos para manejar cambios y la disolución de la LLC. Sirve como manual interno para el funcionamiento de la LLC.
• Acta de la Reunión: Si una LLC celebra reuniones, especialmente aquellas con varios miembros, es importante mantener actas de estas reuniones.

Impuestos Anuales para las LLC

Las obligaciones de impuestos anuales de las LLC varían en función de su clasificación y de los requisitos estatales. Algunas industrias, como la venta de alcohol o tabaco, tienen requisitos fiscales adicionales. Esto es lo que la mayoría de las LLC pueden esperar pagar.

Impuestos Federales

• LLC Unipersonal (entidad excluida): Las LLC unipersonales declaran ingresos y gastos en el Anexo C (Formulario 1040) junto con los ingresos personales. El propietario pagará impuestos sobre el trabajo autónomo (Seguro Social y Medicare) sobre los ingresos de la LLC y es posible que deba realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año.
• LLC de Varios Miembros (sociedad): Las LLC de varios miembros deben presentar el Formulario 1065 (declaración informativa) para informar ingresos y deducciones. La LLC debe emitir el Anexo K-1 a cada miembro y los miembros deben informar sus acciones en sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos personales. Es posible que los miembros deban hacer pagos de impuestos estimados.
• LLC que Tributan como Sociedades de Tipo S o de Tipo C: Las LLC unipersonales que opten por tributar como sociedades de tipo S o de tipo C deben presentar el Formulario 1120-S o 1120, respectivamente. La LLC paga el impuesto sobre la renta corporativa y distribuye las ganancias al propietario como dividendos imponibles.

Impuestos Estatales

• Impuesto Estatal sobre la Renta: La mayoría de los estados requieren que las LLC paguen impuestos sobre la renta sobre sus ganancias.

Comisiones Comunes de las LLC y Pago Insuficiente

Si pagas menos de las comisiones por operar una LLC, podrías estar sujeto a posibles sanciones o problemas de cumplimiento. Aquí se muestran las comisiones comunes para las LLC:

• Comisiones de Constitución: Estas son comisiones únicas que se pagan al estado cuando constituyes tu LLC. Incluyen el costo de declaración del instrumento constitutivo. El monto varía según el estado, pero generalmente oscila entre USD 50 y USD 500.
• Comisiones Anuales para Presentación de Informes: La mayoría de los estados requieren que las LLC presenten un informe anual o bienal, que actualiza al estado sobre las actividades de la LLC y la información de contacto actual. Las comisiones de estos informes varían según el estado, pero generalmente oscilan entre USD 20 y USD 300.
• Impuestos de Franquicia: Algunos estados imponen un impuesto de franquicia a las LLC. Por ejemplo, California tiene un impuesto anual de franquicia de USD 800.
• Comisiones del Agente Registrado: Las LLC deben tener un agente registrado en el estado donde están registradas. Si contratas el servicio de un agente registrado profesional, esto puede costar entre USD 100 y USD 300 al año.
• Comisiones de Licencias y Permisos: Dependiendo del tipo de negocio y su ubicación, es posible que se requieran varias licencias y permisos locales. Estos pueden variar ampliamente en costo.

Las LLC que no paguen estas comisiones a tiempo o que no cumplan con los requisitos pueden incurrir en las siguientes sanciones financieras:

• Cargos e Intereses por Pagos Atrasados: Si una LLC no paga los impuestos o comisiones requeridas a tiempo, el estado y el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) pueden imponer cargos e intereses por pagos atrasados. Estos pueden acumularse hasta que se liquiden las obligaciones pendientes.
• Sanciones por Incumplimiento: Se pueden imponer sanciones más severas por no presentar los informes o declaraciones de impuestos requeridos. Estas podrían incluir sanciones por no mantener un agente registrado o no presentar un informe anual.
• Pérdida de Buena Reputación: La falta de pago de comisiones e impuestos puede resultar en la pérdida de buena reputación con el estado. Esto puede afectar la capacidad de la LLC para celebrar contratos, obtener financiamiento y expandir sus actividades comerciales.
• Disolución Administrativa: El incumplimiento continuo puede llevar a la disolución administrativa de la LLC.

Cómo Cancelar tu LLC

Así es como suele ser el proceso de cancelación de tu LLC, también conocido como disolución.

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1. Vota a favor de la disolución: Los miembros de la LLC deben votar para disolver la empresa. El convenio de operación debe describir este proceso y la mayoría requerida para que se apruebe esta decisión. Si no hay un convenio de operación, la ley estatal establece el procedimiento de disolución.
2. Liquidar obligaciones pendientes: Pagar todas las deudas, responsabilidades y obligaciones contractuales. Esto incluye pagar a los empleados sus salarios finales, liquidar las cuentas de los proveedores y resolver cualquier arrendamiento o contrato pendiente. Presenta las declaraciones de impuestos finales y paga cualquier obligación tributaria restante, que puede incluir impuestos federales, estatales y locales. Algunos estados requieren una liquidación de impuestos antes de disolver formalmente la LLC.
3. Presenta el instrumento de disolución: Una vez que se liquiden todas las deudas e impuestos, presenta el instrumento de disolución (a veces llamado acta de disolución) en el estado donde se constituyó la LLC. Esto inicia formalmente el proceso de disolución legal de la LLC. Puede haber una comisión asociada con esta presentación, dependiendo del estado.
4. Notifica a las partes interesadas: Informa a todos los acreedores y proveedores sobre tu intención de disolver la sociedad. Esto podría ser requerido antes de que presentes la disolución para permitir que los acreedores tengan la oportunidad de presentar reclamos. Informa a los clientes del cierre de tu empresa para mantener la buena voluntad y gestionar los últimos pedidos o servicios.
5. Cierra todas las cuentas: Cierra todas las cuentas bancarias comerciales y otras cuentas financieras de la LLC.

Impuestos de Venta

El monto de impuestos de venta de los artículos o servicios varía de estado a estado. Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón no tienen cargos por impuestos de venta, lo que los convierte en estados populares para ir de compras. Algunos estados, como Nueva Jersey, Minnesota y Pensilvania no cobran impuestos por la ropa. Algunos estados tienen un límite de precio en prendas exentas y a menudo excluyen los accesorios, artículos deportivos y prendas decorativas.

Los impuestos de venta estatales varían de casi un 3 a un 7,5 por ciento a nivel nacional. Sin embargo, los condados y ciudades pueden cobrar impuestos de venta adicionales. Por lo tanto, si harás una compra cara, pregunta antes sobre los impuestos de venta. (También estará impreso en el recibo de la venta).

Cuando obtengas un servicio probablemente también recibirás cargos. Los servicios como habitaciones de hotel y alquiler de automóviles normalmente tienen mayores impuestos que varían en cada estado y en cada ciudad.

Devolución de Impuestos

El Gobierno de Estados Unidos no hace devolución de impuestos para visitantes internacionales. El impuesto de venta en Estados Unidos se paga al estado individual, no al gobierno federal. Si estás a punto de hacer una gran compra, como un auto, y tienes planes de exportarlo, es conveniente que te comuniques con la autoridad tributaria del estado en el que harás la compra. La autoridad tributaria estatal podrá informarte de sus criterios para devolver los impuestos de venta pagados.

¿Cómo evitar la doble tributación si resides fuera de Estados Unidos?

Si estás generando ingresos en Estados Unidos, pero vives en México o en algún otro país, podrías estar pagando doble impuesto. Si tienes ingresos en EEUU por dividendo (los intereses que te pagan las acciones o etfs), intereses de deuda gubernamental, regalías por algún libro o patente publicada en el país, o ese tipo de ingresos, el SAT gringo (Internal Revenue Service) te retiene el 30% de ingresos sobre la renta.

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Afortunadamente, hay una forma bastante sencilla para evitar la doble tributación. Por ejemplo, en el caso de México las retenciones por Intereses quedan en solamente un 15% en lugar de 30%, mientras que las de Dividendos quedan en 10%.

Sabiendo que existe este beneficio, lo que debemos hacer es comunicarle al IRS (SAT gringo) que somos mexicanos y por lo tanto queremos esas mejores tasas de retenciones. Para comunicar esto, debemos llenar un formato llamado W-8BEN. Este es para personas físicas que no residen en EUU, aunque hay varios formatos W- para diferentes tipos de personas.

El formato es muy fácil de llenar; te pedirá tu nombre, ciudadania, residencia permanente en México, entre otros datos. Y muy importante, en el renglón #6 poner tu RFC. NO LO VAYAS A PONER EN EL RENGLÓN #5, ese solo es en caso de que tengas numero de identificación fiscal en Estados Unidos. En la parte II solo habría que agregar el país de que eres, en este caso México, y aceptar algunas casillas sobre que tú eres quien esta firmando, etc.

En caso de que queramos una tasa especial, hay que agregarla en “Special rates and conditions”. Todo esto con la tabla que te compartí al inicio. En el caso de México no tendrás que hacer esto, ya que todo es el 10%. Incluso si no se llena el renglón, la retención será la misma.

Normalmente lo harías a través de tu casa de bolsa. Tú se lo mandas a la casa de bolsa, la casa de bolsa lo envía al Indeval (donde se resguardan todos los instrumentos que se compran y venden en el mercado mexicano, incluyendo los del Sistema Internacional de Cotizaciones, que es donde se listan acciones o ETFs de Estados Unidos). Incluso podrían pedirte que te registres en esta página.

Toma en cuenta que el formulario se llena para la casa de bolsa de la cual, desde un principio, asociaste el número de intermediario financiero. A continuación agrega el numero de intermediario financiero de la casa de bolsa que quieras agregar, y listo. Podrás hacer lo mismo para cada casa de bolsa en la cual tengas inversiones y de las cuales quieres que te respeten esta mejor tasa de retenciones.

Preguntas Frecuentes sobre Impuestos en EE. UU. para Anfitriones de Alojamiento

Aquí recopilamos algunas preguntas frecuentes sobre los impuestos en EE. UU. Te invitamos a leer estas preguntas frecuentes con atención. Te recomendamos que consultes con un asesor fiscal si tienes dudas sobre tu situación. Airbnb no puede ofrecerte asesoría fiscal.

1. ¿Por qué necesita Airbnb mis datos fiscales? La legislación tributaria en Estados Unidos exige que Airbnb obtenga los datos fiscales de todas las personas que reciban cobros por ofrecer alojamientos o experiencias y que sean ciudadanos estadounidenses o residentes fiscales en este país. Al finalizar el año, Airbnb te enviará un formulario 1099 del IRS (formulario 1042-S para personas no estadounidenses) en el que se indicarán los importes retenidos.
2. ¿Qué pasa si no proporciono mis datos fiscales? Por lo general, los anfitriones no estadounidenses que tienen anuncios en Estados Unidos deben presentar declaraciones fiscales en este país sobre los ingresos que hayan obtenido a través de dichos anuncios ante el IRS, pero no están sujetos a retenciones de impuestos si le presentan a Airbnb un formulario W-8ECI válido. Los anfitriones no estadounidenses con anuncios en Estados Unidos que no puedan proporcionarnos un formulario W-8ECI válido (por ejemplo, porque no hacen declaraciones de impuestos en este país) deben facilitarnos un formulario W-8BEN (o un formulario W-8BEN-E si se trata de personas jurídicas) para confirmar que no están sujetos a ninguna retención de impuestos. Normalmente, los cobros que se emitan a los anfitriones no estadounidenses con anuncios en Estados Unidos que no presenten el formulario W-8ECI estarán sujetos a una retención del 30% que se liquidará ante el IRS.
3. No soy ciudadano o residente de Estados Unidos. ¿Debo agregar mi información fiscal? Sí. Debes agregarla para confirmar que no tienes que recibir al final del año formularios para declarar tus impuestos en Estados Unidos. Si no eres anfitrión en Estados Unidos y no recibes cobros de alojamientos en este país, agregar tus datos fiscales te identifica activamente como una persona no estadounidense y te excluye de la declaración de impuestos de Estados Unidos.

La Planificación Fiscal

Aunque parezca un poco sorprendente para los empresarios, suelen existir varias formas de aplicar las leyes fiscales a las circunstancias económicas de cada empresa y, en función de cómo se apliquen, las cantidades de impuestos por pagar podrían variar. Los contadores ayudan a las empresas a tener una situación fiscal que cumpla con la ley y, al mismo tiempo, sea lo más eficiente posible respecto al importe de impuestos por pagar.

La planificación de la situación fiscal suele comenzar mucho antes de que haya que pagar impuestos o incluso de que se realicen las transacciones.

Franchise Tax en Delaware

Delaware, al igual que muchos estados, cobra su Franchise Tax a todas las empresas constituidas en su territorio. Aunque una traducción literal podría hacer pensar que solo aplica a franquicias, este impuesto afecta a diversos tipos de empresas. En cierto sentido, puede considerarse como una cuota anual para renovar el registro de la empresa (de hecho, en algunos estados, a este impuesto no se le denomina «tax», sino «fee»).

Si bien casi todos los impuestos se calculan en función de los ingresos o los beneficios. Franchise Tax es diferente.

Impuesto sobre las Ventas (Sales Tax)

En Estados Unidos, las empresas pueden estar obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas tanto de su jurisdicción local (ciudad, condado, etc.) como del estado. Esto aplica en todas las jurisdicciones donde se cumplen dos condiciones: a) se realiza una transacción y b) la empresa tiene un «nexo» o una conexión con la jurisdicción en cuestión.

Impuestos Corporativos (Corporate Income Tax)

Los beneficios de las corporaciones tipo C tributan a nivel federal y estatal. El formulario principal para la declaración federal es el 1120.

Impuestos Federales sobre la Renta a una LLC (LLC Federal Income Tax)

Por lo general, los beneficios de una LLC se transfieren a los propietarios y se gravan en sus declaraciones de impuestos federales de dichos propietarios. La agencia tributaria estadounidense (ISR) trata a las LLC con un solo propietario como "entidades excluidas" (la IRS les llama disregarded entities) y a las LLC con varios propietarios como "sociedades" (partnerships).

Números de Identificación Fiscal

Todas las declaraciones de impuestos están asociadas a números de identificación fiscal llamados "Taxpayer ID numbers". Existen diversos tipos, pero los más frecuentes son los siguientes:

• Número del seguro social de EE. UU. (SSN): Los ciudadanos estadounidenses y las personas autorizadas a trabajar en los Estados Unidos reciben un número de la Administración del Seguro Social.
• Número de identificación personal del contribuyente (ITIN): Cualquier persona física (es decir, cualquier ser humano) que necesite declarar impuestos, pero no pueda recibir un SSN puede solicitar al IRS un ITIN.
• Número de identificación del empleador (EIN): Los EIN identifican a personas jurídicas (es decir, empresas), no a personas físicas (seres humanos). Para recibir un EIN, debes presentar un formulario SS-4 ante la IRS.

Declaraciones Informativas

Las empresas, incluida la tuya, tienen la obligación de declarar ciertas transacciones al Gobierno mediante «declaraciones informativas». El Gobierno coteja las declaraciones informativas con las presentaciones de impuestos de particulares y empresas para asegurarse de que los contribuyentes no se olviden de pagar impuestos por los beneficios que recibieron.

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