El sistema EasySmart ofrece herramientas específicas para la gestión de documentos fiscales, incluyendo la emisión de notas de crédito. Es fundamental comprender cómo funciona este módulo para asegurar una correcta aplicación de los saldos y el cumplimiento de las normativas vigentes.
Funcionamiento del módulo de notas de crédito
El módulo de notas de crédito está diseñado principalmente para el modo avanzado. Si su factura se generó por medio del formulario del modo básico, el sistema solo ofrece la oportunidad de generar una nota de crédito por el concepto de descuento. Adicionalmente, el sistema presentará un producto adicional conocido como descuento, si este se ha configurado en el catálogo de productos.
Al realizar el proceso, el usuario debe seleccionar el documento a relacionar (factura a la que va a aplicar la nota de crédito). Es importante considerar la lógica de aplicación de saldos:
- Si aplica una nota de crédito a varias facturas, el sistema va aplicando a cada factura el importe remanente de la nota de crédito, no la distribuye en cantidades iguales a cada factura.
- El sistema va a intentar descargar la mayor cantidad del saldo a la primera factura de la lista; posteriormente, si hay saldo remanente, lo aplicará a la siguiente factura, y así sucesivamente.
- El sistema le presenta de forma predefinida los importes originales que facturó, por si desea hacer una factura por el total de los montos facturados.
Consideraciones técnicas y fiscales
Para asegurar que los documentos emitidos cumplan con los requisitos del SAT, se deben tener en cuenta las siguientes especificaciones técnicas:
Gestión de impuestos y retenciones
Si su régimen causa retenciones, podrán aparecer opciones adicionales de retención por producto. El sistema genera retenciones si el RFC del cliente es de persona moral; de lo contrario, no genera retenciones. Si su empresa causa retenciones y activó la opción de "Opción extendida de retenciones", podrá seleccionar el tipo de retenciones que quiera aplicar al cliente.
Lea también: IVA 21% Excel
La siguiente tabla resume la relación de objetos de impuesto frente a los tipos de impuestos reportables:
| Objeto Impuesto | Tipo de Impuesto |
|---|---|
| IVA | Traslado |
| Retenciones | Retención |
Validaciones y configuración
Cuando un nodo o atributo es opcional, en el layout debemos enviar ese dato como vacío (cero y espacios no se consideran como vacío) para que el sistema lo quite. Por ejemplo, en el nodo Receptor, la Residencia Fiscal es opcional. Asimismo, si no hay retenciones acumuladas por reportar, el atributo total de retenciones no se debe reportar tampoco.
Recuerde que el documento final podrá tener diferencias en las horas de expedición, debido a que estos datos se calculan al momento de timbrar un documento. A partir de octubre de 2019, el SAT implementó la regla de que la hora debe estar calculada en base a la hora local del lugar de expedición del emisor.
Administración de documentos y saldos
En el formulario de consulta de documentos emitidos, usted verá un conjunto de iconos de acciones. El primer icono sirve para ajustar la fecha y referencia de pago o el saldo actual de la venta en caso de ser incorrecta. De igual manera, en el formulario de consulta de CxC, encontrará iconos similares para gestionar los saldos de manera precisa.
Si requiere generar una versión impresa de la factura y el XML en una segunda hoja, puede agregar la línea PREFACTURA:1 al layout. Tenga en cuenta que el sistema no salva ningún dato en este modo, por lo tanto, no se puede convertir una "prefactura" en factura real.
Lea también: Guía IVA reducido
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?